Exact Handel & Productie inrichten voor exporteurs

Er zijn bedrijven die vaak iets verzenden naar het buitenland en er zijn exporteurs. De eerste categorie maakt gebruik van pakket- of palletvervoerders die lading consolideren van meerdere verkopers, en die over het algemeen veel van de organisatorische en administratieve taken vervullen voor de verkoper. Bij exporteurs worden gestandaardiseerde afspraken gemaakt tussen de koper en de verkoper over het transport, de verzekeringen, vergunningen en douaneformaliteiten, de zogenaamde INCOTERMS. De betalingsverplichting van koper aan de verkoper bestaat vaak niet uit een volledige vooruitbetaling of een leverancierskrediet maar uit een complexer instrument zoals de “letter of credit”. Met zo’n letter of credit garandeert de bank van de koper om de bank van de verkoper te betalen als de verkoper vooraf overeengekomen documenten aan zijn bank aanbiedt zoals de (door de vervoerder afgegeven) Bill of lading. Het werken met INCOTERMS en het deugdelijk vastleggen van de documenten die een betaling garanderen zijn dus behoeften van exporteurs. Ook leveren exporteurs soms volledig geladen intermodale containers of unit load devices aan waarbij ze gedetailleerde informatie moeten verstrekken aan de vervoerder over de aard van de lading, het aantal pakketten, de massa en het volume. In dit blog wordt een voorbeeld gegeven hoe we met Exact voor Handel of Exact voor Productie moeten inrichten voor exporteurs.

Handelsafspraken tussen exporteurs en importeurs

Internationale afspraken maken het makkelijker om goederen te verkopen zonder telkens met afwijkende of nieuwe condities geconfronteerd te worden. De navolgende prijsopgave is verstrekt door een Nederlandse fabrikant van tuinkabouters: 

Wat we hier zien zijn verkoopprijzen voor verschillende tuinkabouters die met de INCOTERM “CIF” worden aangeboden. Dat betekent dat de verkoper zal zorgdragen dat de goederen naar de bestemming die achter het woord CIF is genoemd worden verscheept. Dat is een haven, en na het ontschepen moet de koper zorgdragen dat de goederen worden ingeklaard, belastingen op de bestemming worden betaald, en dat de goederen worden vervoerd naar het adres van de koper. De INCOTERMS leggen precies vast wie wanneer voor welke verplichting moet zorgdragen onder welke INCOTERM. Ook zien we dat het uitmaakt of we een 20-voet zeecontainer kopen of een 40-voet zeecontainer. De prijs per stuk is natuurlijk lager als we een grotere container kopen omdat het bijvoorbeeld niet twee keer zo duur is om een 40-voet container over land te vervoeren dan een 20-voet container. De verkoopprijs is dus inclusief de verplichtingen van de verkoper, ofwel: er wordt later aan de factuur geen regel toegevoegd voor vracht- of leverkosten. Vandaar dat een CIF Jeddah ook duurder is dan een CIF Hull, omdat de afstand groter is. De term “FCL” verwijst naar een Full container load, wat over het algemeen betekent dat de exporteur zelf de container vult. Bij een “LCL”, Less than container load, neemt een consolidator de vracht over van de exporteur en vult samen met de vracht(en) van andere exporteurs een container op. Deze vorm van vervoer is natuurlijk duurder per stuk dan FCL omdat de consolidator voor zijn diensten wordt betaald.

Eenheden inrichten voor INCOTERMS

Het gebruik van INCOTERMS is nauw verbonden aan de prijsafspraak zoals uit het bovenstaande al duidelijk is geworden. Er is geen specifiek veld in de offerte/verkooporder beschikbaar genaamd INCOTERMS omdat daarmee de verbinding met de prijsafspraak nog niet tot stand komt. Eerst leggen we de INCOTERMS vast als eenheden. Omdat de prijzen per ladingsgrootte (bijvoorbeeld 40-voet of 20-voet container) verschillend zijn leggen we daarvoor afzonderlijke eenheden aan:

Prijsafspraken inrichten voor INCOTERMS

We zien hier de verkoopprijzen van tuinkabouter Abdullah (In Nederland verkopen we dezelfde tuinkabouter met de sticker Teun). Heel belangrijk is dat we de voorraadeenheid vastleggen als “doos”, omdat we in staat moeten zijn om te rapporteren op het aantal pakketten. Als we de voorraadeenheid vastleggen als “stuk” lopen we later vast! Voor lokaal gebruik hebben we dus de eenheden “doos” en “pallet” (van 30 dozen), maar voor de export gebruiken we de prijsafspraken:

Als we naar de details van de prijsafspraken kijken zien we hoe een 20-voet container 300 dozen bevat, en een 40-voet container 600 dozen:

Aan de negatieve korting zien we ook dat het opnemen van verplichtingen (vervoer over land, opslag, kosten zeevracht, verzekering) in de verkoopprijs prijsverhogend werkt.

Het gebruik van artikelvelden voor export

Behalve het belang van de al genoemde voorraadeenheid zijn ook de volgende velden van belang. Een aantal velden ondersteunen specifiek de rapportageverplichtingen en documenten voor handel binnen de EU, de zogenaamde Intrastat. Het inrichten voor Intrastat wordt uitputtend beschreven in de online help van Exact Online. Bij Transport data kunnen we een netto massa en bruto massa (op de schermen helaas “gewicht” genoemd) per voorraadeenheid vastleggen welke op documenten kan worden getotaliseerd. Ook kunnen we een Land van herkomst vastleggen. Al deze gegevens zijn van belang voor de documenten die we aan de vervoerder aanbieden.

Met extra artikelvelden kunnen we de verpakkingsgrootte (vaak is kubieke meter, cbm) vastleggen. Helaas kunnen we die niet totaliseren op de documenten. Ook kan het handig zijn om de extra artikelvelden te gebruiken voor het beter beschrijven van de inhoud, zoals 10 stuks per verpakking tuinkabouters.

Het proces voor een export order

Bij het opstellen van een offerte zien we hoe de keuze van een eenheid leidt tot de toepassing van de juiste prijsopgave. Het (lay-out) veld Eenheid: Factor wordt getoond als het aantal verpakkingen per lading (container). Als we nog in het offerte/order stadium zitten kunnen we als Leveringswijze heel algemeen Ocean freight kiezen. Later, als we leveren, kunnen we specifiek aan de klant laten weten welke vervoerder het betreft. Onder Betalingswijze wordt het soort Letter of credit benoemd. (Uiteindelijk komt de betaling binnen als een mutatie op de rekening courant en kan ze afgeletterd worden met de factuur).

Vervolgens gaan we leveren. We weten natuurlijk welke container we stouwen en we gaan daaraan refereren in de goederenlevering onder Trackingnummer. Onder Leveringswijze vermelden we de vervoerder.

In elk stadium na het stouwen van de container (de levering) kunnen we documenten toevoegen, zoals het bewijs dat we de lading verzekerd hebben, en de Sea Waybill of andere vervoerdersdocumenten.

Aan de vervoerder bieden we een pakbon aan (Shipment advice) waarop alle gegevens staan die hij nodig heeft om de Bill-of-lading op te stellen.

Het volgen van het transport

Afhankelijk van de betalingswijze kunnen we onze bank adviseren dat de lading vertrokken is, gearriveerd of afgeleverd op het adres van de klant. De tracking site van de vervoerder is daarbij heel handig:

We zien dat onze container Rotterdam verlaten heeft, in Jeddah gearriveerd is en afgeleverd is bij de klant.