Factureren via de digitale brievenbus

Digitale brievenbussen bieden de mogelijkheid om berichten uit te wisselen tussen gebruikers van Exact Online. Alle berichten worden bewaard in een Exact Online database en deze zijn toegankelijk voor de gebruiker wiens adres is gespecificeerd door degene die het bericht heeft verzonden. Elke Exact Online administratie kan meerdere digitale brievenbussen hebben welke kunnen worden afgegeven aan andere gebruikers.

Om de facturen naar de digitale brievenbus van uw klant te sturen, moet u uw klant eerst uitnodigen om te factureren via de digitale brievenbus. Als deze uitnodiging is geaccepteerd kunt u bij het definitief afdrukken van de factuur de optie: "Digitale Brievenbus" aanvinken. Daarna wordt de factuur zoals de factuur van Exact Online zelf in de digitale brievenbus van uw klant getoond. Vervolgens kan uw klant deze direct doorboeken in de administratie.

Digitale brievenbus aanmaken
Om een digitale Brievenbus aan te maken kunt u onderstaande stappen doorlopen:

1. Het menupad is voor het Tab menu en voor het Panel menu. In het menuscherm Documenten ziet u aan de rechterkant van het scherm het webpart Digitale brievenbus. Klik op de link Toevoegen.
2. Vul een naam in voor de digitale brievenbus. Het is gebruikelijk om een naam te hebben in de vorm XXX@XXX.
3. Vul een omschrijving in.
4. Vul een datum in. Na deze datum zal de brievenbus niet langer actief zijn.
5. Specificeer de administratie op welke de brievenbus betrekking heeft.
6. Zet een markering bij het veld Publiceer wanneer u wilt dat de brievenbus zichtbaar is in het overzicht Digitale brievenbussen.

Toestemming vragen
Voordat u digitale facturen gaat verzenden naar uw klanten kunt u deze via een uitnodiging vragen om toestemming te geven voor het versturen van de digitale facturen. Dit kunt u op de volgende manier doen:

1. Open de klantenkaart.
2. In de verkoop sectie kunt u op uitnodiging versturen klikken. 
   

   

3. De klant krijgt een e-mail met daarin de vraag om toestemming te geven om digitale facturen te ontvangen van uw organisatie. Een amber kleurig lampje geeft de indicatie dat het systeem in afwachting van een antwoord is.

Als deze uitnodiging geaccepteerd wordt zal het lampje worden vervangen door het digitale brievenbus adres. De volgende opties zijn ook mogelijk:

• Als het verzoek afgewezen wordt zal het lampje rood kleuren.
• Indien het nog geen klant van Exact Online is, wordt tevens de optie aangeboden om zich als klant in te schrijven.
• Als er helemaal geen reactie komt wordt het verzoek na enkele dagen als afgewezen beschouwd.

Het accepteren van de uitnodiging
Voordat u digitale facturen kunt ontvangen dient u de ontvangen uitnodiging voor digitale facturen te accepteren.

1. Vanuit de e-mail kunt u klikken op de link om de uitnodiging te openen in een nieuw venster.
2. Klik op Ik accepteer en ben een bestaande gebruiker om door te gaan naar de Acceptatie pagina.
3. Vul uw inloggegevens in en klik op de Login knop.
4. In de rechter hoek onderin kunt u op verzenden klikken. Vervolgens ziet u de bevestiging van de acceptatie.
5. Klik op klaar om het venster af te sluiten.
6. Als u de uitnodiging heeft geaccepteerd bent u in staat digitale facturen te ontvangen van de betreffende leverancier.

Een digitale factuur versturen
Het versturen van een digitale factuur kunt u snel en makkelijk realiseren. U kunt alleen digitale facturen verzenden naar een klant die uw uitnodiging voor het versturen van digitale facturen heeft geaccepteerd. Het versturen van de factuur kunt u als volgt doen:

1. Vanaf het verkoop menu onder de sectie factureren klikt u op facturen invoeren.
2. Klik op Nieuw om een nieuw factuur invoerscherm te openen.
3. Vul de gewenste data in en klik op Afdrukken om naar het afdrukscherm te gaan.
4. In de sectie Afdrukken - Opties kiest u voor Definitief en bij de uitvoer kiest u voor Digitale brievenbus.
5. Klik op Afdrukken om de factuur te verzenden.
6. De digitale factuur word nu verzonden naar de klant. Indien u geen omschrijving heeft meegegeven wordt het factuurnummer bij Omschrijving ingevuld voor de ontvanger.