Hoe maak ik een offerte op met veel tekst?

Vaak moet er veel tekst in een offerte worden opgenomen. Standaard artikelvelden zoals de artikelomschrijving en de extra omschrijving lijken te kort voor dit doel. Bovendien is het vaak nodig om de standaardtekst te wijzigen of te verduidelijken bij elke nieuwe offerte. Hoe doen we dit in Exact Online voor Productie?

Het onderhouden van standaardtekst

Op de artikelkaart is een veld Verkoop-opmerkingen aanwezig. Als dat niet zichtbaar is, kunt u het toevoegen via de (rechterbovenhoek van het scherm) optie Aanpassen. Als u dan ook nog de optie Verkoop-opmerkingen kopieren aanvinkt, wordt deze opmerking automatisch gekopieerd naar het opmerkingenveld in de offerteregel. Het veld Opmerkingen staat een lange tekst toe, en deze tekst mag opgemaakt zijn (gebruik van vet en inspringen). Bij het invoeren van de offerte kunnen de Verkoop-opmerkingen desgewenst nog aangevuld of gewijzigd worden.

Het inrichten van de offertelay-out

In de offerte lay-out worden de Verkoop-opmerkingen "notities" genoemd. Aangezien ze in lengte kunnen verschillen is het een  goed idee om het veld de eigenschap "kan groeien" te geven.

Het resultaat van deze opmaak is hieronder afgebeeld:

Een offerte voor maatwerkproducten

Bij het invoeren van een offerte voor maatwerkproducten wordt vaak gebruik gemaakt van een standaard artikelcode voor al die producten. We kunnen dan natuurlijk niet een enkele Verkoop-opmerking maken, we zullen dat veld in de artikelkaart leeg moeten laten en het pas in de offerte van tekst moeten voorzien. Ook moeten we er aan denken dat we gebruik maken van de handmatige "Omschrijving" van het artikel in plaats van het standaardveld "Artikelomschrijving". (Bij maatwerk houdt Exact voor Productie de verschillende producten keurig apart met prijzen, aantallen, kosten, stuklijsten en werkorders, ook al is de artikelcode hetzelfde!).

Wanneer we deze offerte afdrukken krijgen we het volgende resultaat:

Laatst herzien in september 2018.

Meer informatie bij https://support.exactonline.com/community/s/contactsupport

Wensen ten aanzien van functionaliteit kunt u indienen via https://support.exactonline.com/community/s/ideas