Werken met ongeplande retouremballage in je account

Als consument spreken we over statiegeld. De logistieke professional heeft het dan over retouremballage: kratten en flessen en nog veel meer verpakkingen die teruggaan naar de leverancier. Retouremballage is al snel ingewikkeld. Wie is eigenaar van wat, welke retourstroom wordt door welke partij afgehandeld, en wat is eigenlijk de kostprijs van retouremballage? In dit supportblog vooral ook: hoe zetten we retouremballage op in Exact Online?

Retouremballage in een notendop

Laten we beginnen bij de consument. Een consument koopt een kratje bier in de supermarkt en ziet de prijs inclusief BTW 13,95 op het schap. Bij de kassa komt daar nog 3,90 aan statiegeld bij, 1,50 voor het kratje en 24 x 0,10 voor de flesjes. Over het statiegeld wordt geen BTW geheven. Een paar observaties: we kopen de inhoud van de flesjes (het bier) voor 13,90. Het krat en de flesjes kopen we niet. We betalen een waarborgsom, het statiegeld, zodat de eigenaar (de brouwerij) er zich van verzekert dat de verpakking (de retouremballage) ook werkelijk terug komt. Immers, als we de lege verpakking terugbrengen naar de supermarkt krijgen we onze waarborgsom terug. De hoogte van de waarborgsom is doorgaans niet gelijk aan de kostprijs van de emballage. Gemiddeld worden bierflesjes 30 keer hergebruikt en gerekend naar kostprijs zijn ze duurder dan het bier dat er in zit! De waarborgsom is net genoeg om er voor te zorgen dat we de emballage terugbrengen. De supermarkt is overigens ook niet de eigenaar van de emballage.

In een logistiek proces wordt ook veel retouremballage gebruikt die geen eigendom is van de fabrikant. Pallets, kratjes (door de logistieke professional steevast ‘fusten’ genoemd) en andere standaard verpakkingsmiddelen zijn eigendom van een gespecialiseerde logistieke dienstverlener die niets anders doet dan verpakking beheren (in omloop brengen, schoonmaken etc.) tegen een vergoeding.

Er is sprake van geplande retouremballage als de ontvangst van verpakkingen (soort, aantal) vooraf bekend is gemaakt door de leverancier. Ongeplande retouremballage is als bij de ontvangst pas blijkt hoeveel en welke soort gebruikt wordt. Dus als we 100 dozen soep bestellen, maar pas bij ontvangst weten we dat ze op 2 pallets staan. Die pallets moeten terug, niet noodzakelijkerwijs in hetzelfde aantal en niet noodzakelijkwijs naar dezelfde leverancier. Net zoals we flesjes van Albert Heijn ook bij de Jumbo kunnen inleveren.

Processen exclusief voor eindgebruikers

Als eindgebruiker bestellen we handelswaar en die wordt geleverd met ongeplande retouremballage. Voor de verwerking van retouremballage (ontvangst en levering) maken we gebruik van de directe verkoopfactuur en de directe inkoopfactuur.

In het navolgende voorbeeld bestellen we 100 dozen soep. De soep wordt geleverd op 4 pallets en die staan op de factuur van de leverancier voor de soep of op een aparte bon. De ontvangst van de soep boeken we in via het normale goederenontvangst proces, terwijl we de retouremballage inboeken via de directe inkoopfactuur. Een directe inkoopfactuur boekt de voorraad van een ongepland (niet besteld) artikel op en maakt tegelijkertijd een (inkoop)factuur aan voor het statiegeld. Op het moment dat we pallets willen leveren aan de leverancier of aan een derde partij maken we een directe verkoopfactuur aan. Deze boekt de voorraad af en maakt een (verkoop)factuur voor het statiegeld.

Om dit proces succesvol in te richten moeten we een artikelgroep aanmaken zoals in het onderstaande voorbeeld. Deze artikelgroep, EMBALLAGE-E, wijkt niet bijzonder af van een gebruikelijke artikelgroep voor handels- of productiegoederen. Er is een opbrengstrekening, een kosten verkooprekening, een voorraadrekening en een prijsverschillenrekening gekoppeld. Bij het emballageartikel dat gekoppeld is aan deze artikelgroep maken we de kostprijs gelijk aan de inkoopprijs en aan de verkoopprijs, en wel voor het bedrag van het statiegeld. De voorraad die we bijhouden op de balans is dus gelijk aan de totale waarde van het verschuldigde statiegeld. De twee voorbeeldtransacties sluiten aan bij het eerder gegeven voorbeeld “processen exclusief voor eindgebruikers”.

Additionele processen voor de tussenhandel

Als tussenhandel bestellen we niet alleen handelswaar, maar we leveren ook handelswaar. We ontvangen dus bestellingen van onze klanten, maken leveringen van handelswaar en leveren retouremballage mee. Het is in het proces van de facturering van de handelswaar dat de verleiding groot is om retouremballage aan de verkoopfactuur toe te voegen omdat dat makkelijk lijkt. Vergeet daarbij niet uit het oog dat daarbij de voorraad van retouremballage niet wordt afgeboekt, en dat het dus geen goed idee is om deze korte weg te nemen. Maak in plaats daarvan gebruik van de directe verkoopfactuur.

Processen exclusief voor de productiebedrijven

Hier moeten we even goed oppassen. Als de retouremballage pas wordt uitgegeven ná het productieproces (in het magazijn dus) kunnen we dezelfde inrichting en processen gebruiken als voor de eindgebruiker en de tussenhandel. Maar als de retouremballage een integraal onderdeel is van de stuklijst (de kratjes bier) dan hebben we een geheel andere inrichting nodig. De reden daarvoor is dat we de kostprijs van de emballage geen onderdeel willen laten worden van de kostprijs van het product. Ten eerste vertegenwoordigd de kostprijs van de emballage niet de waarde van het statiegeld, maar boekhoud-technisch zal de fabrikant de emballage eerder als een activum willen zien dat over een bepaalde periode na aankoop afgeschreven zal zijn (omloopsnelheid, het gemiddeld aantal keer te gebruiken, verliezen in de keten en breuk spelen bij de berekening van de afschrijvingsduur een rol). Bovendien is het gebruik van retouremballage (de ketenregie) ook kostbaar.

De kostprijs van de retouremballage zetten we op nul, terwijl de inkoop- en verkoopprijs op de waarde van het statiegeld komen te staan. De artikelgroep, EMBALLAGE-P, heeft dezelfde rekening, waarborg emballage, gekoppeld aan de rekening omzet en de rekening prijsverschillen. Samen met de kostprijs nul zorgt dat ervoor dat we de voorraadwaarde op nul houden bij iedere logistieke transactie. Betekent dat nu dat de voorraad emballage niets waard is voor de eigenaar? Nee, want het staat al op de balans als een activum. Pas wel op bij het aankopen van nieuwe emballage om daarvoor een apart artikel te gebruiken!

Bestaande klanten vinden meer informatie bij https://support.exactonline.com/community/s/contactsupport

Wensen ten aanzien van functionaliteit kunt u indienen via https://support.exactonline.com/community/s/ideas