Werken met uitbesteed werk in Exact voor Productie

Wanneer we een productiebewerking laten uitvoeren door een toeleverancier dan spreken we van uitbesteed werk. De aard van de overeenkomst met de toeleverancier kan verschillende vormen aannemen, van het leveren van arbeidskrachten tot aan de fabricage van een complete samenstelling, en alle vormen daartussenin. Een aantal mogelijkheden, maar niet alle, worden hieronder behandeld, waarbij ook een aantal productinnovaties worden besproken.

Het basisproces van uitbesteed werk in Exact voor Productie

Een veelvoorkomende vorm van uitbesteed werk is het laten uitvoeren van een bewerking op het onderhanden werk door een toeleverancier in zijn eigen fabriek. Denk bijvoorbeeld aan het verzinken of verchromen van een metaalproduct. Het idee is: de toeleverancier levert een dienst, niet een product. Wij verzenden ons onderhanden werk naar de toeleverancier, de toeleverancier brengt zijn kosten in rekening (dat kan bestaan uit bewerkingskosten, maar zou ook best inclusief door hem ingekochte materialen kunnen bestaan). Na bewerking levert hij het (inmiddels bewerkte) onderhanden werk terug aan ons zodat wij het fabricageproces kunnen vervolgen.

In het bovenstaande diagram staan de gele driehoeken met een “I” voor onze eigen voorraad. We geven materiaal uit de voorraad, en ontvangen product terug. Materiaal en product zijn artikelen die een code, omschrijving, eenheid en kostprijs hebben. Merk op, dat hetgeen we verzenden naar en ontvangen van de toeleverancier geen artikelen zijn maar “een product in wording”, wat we onderhanden werk noemen. Als we er de voorkeur aangeven om het onderhanden werk als artikel te zien wordt het proces direct gecompliceerder omdat we dan spreken van halffabrikaten. We komen hier nog op terug.

Bestellen uitbesteed werk

Wanneer het onderhanden werk zo ver is dat we kunnen uitbesteden, vangt het proces aan met het maken van een bestelling. Dat kan zowel via het icon Inkopen uitbesteed werk op de werkorder als via het Overzicht | Werkorders. Via de laatste methode kunnen we ook inkopen voor meerdere uitbestedingen in een enkele bestelling:

Verzenden uitbesteed werk

Het verzenden van het onderhanden werk bestaat vooral uit het afdrukken van een pakbon. Er worden echter geen financiële of voorraad transacties gemaakt en daarom is deze stap ook optioneel. Op het bestelscherm voor onderhanden werk vinden we daartoe een knop Pakbon. Merk op dat deze knop niet voorkomt op een bestelscherm voor materialen! 

Als we gebruik maken van pakbonnen voor uitbesteed werk moeten we daarvoor ook een layout aanmaken. Deze layout heeft geen eigen type, we gebruiken daarvoor de layout van Bestelling. Speciaal ter ondersteuning van uitbesteed werk hebben we daarom velden ter beschikking die verwijzen naar de bijbehorende werkorders:

Het volgen van uitbesteed werk

Natuurlijk willen we weten of we uitbesteed werk besteld hebben, welk onderhanden werk waar verblijft, en wanneer we het terug kunnen verwachten. Ten eerste kan dat op het werkorder scherm via de tab Bestellingen. Dat scherm is onlangs aangepast met informatie over het uitbesteed werk, en via de hyperlink Alles tonen krijgen we ook informatie over de kosten en de leverdatum:

Een andere plaats om uitbesteed werk te volgen is via Ontvangsten en retouren, Aanmaken. Daar is onlangs een tab aan toegevoegd genaamd Uitbesteed werk: 

Zie op dit scherm ook eens naar regel vier: we hebben verzinken besteld in kg, terwijl het aantal stuks onderhanden werk 1 is. Dat kan dus ook. 

Het ontvangen van uitbesteed werk

Uitbesteed werk kan terugontvangen worden via de knop Ontvangen op het bestelscherm, of via het zojuist getoonde overzicht. Bij het ontvangen kan een ontvangstslip worden afgedrukt. Net zoals bij materialen hoeven we niet alle bestelde hoeveelheden in een keer worden terugontvangen, en ook hoeft niet de volledige hoeveelheid uiteindelijk worden terugontvangen. Wel kunnen we geen grotere hoeveelheid terugontvangen dan geleverd. Bij het ontvangen van uitbesteed werk wordt een financiële transactie aangemaakt: de waarde van het onderhanden werk wordt verhoogd.

De factuur voor uitbesteed werk

Deze factuur is belangrijk in het proces. Exact voor Productie bepaalt de waarde van het onderhanden werk aan de hand van de factuur. Als de factuur overeenkomt met de waarde van de bestelling, geen correctie wordt gemaakt. Maar als de factuur hoger of lager uitvalt dan wordt de waarde van het onderhanden werk aangepast. De factuur wordt verwerkt zoals elke andere factuur van een bestelling. Als we produceren voor de voorraad, dan moet de factuur verwerkt zijn voordat de werkorder wordt afgehandeld. Als we produceren voor een klantorder, dan is het verstandig de factuur te verwerken voordat het product van de werkorder ontvangen wordt. Immers, dan wordt een eventuele correctie direct meegenomen in de kosten verkoop. Zie ook De boekingsgang van Exact voor Productie

Uitbesteed werk als laatste stap in het proces

We bespreken nu wat varianten op het bovenstaande proces. Als uitbesteed werk de laatste stap in het proces is wordt door klanten soms opgemerkt dat ze tweemaal een ontvangst moeten doen: eenmaal een ontvangst van het uitbesteed werk, en eenmaal van de werkorder. Dat lijkt wat dubbelop! Toch is dit weldoordacht.

1. Het kan van belang zijn om de factuur van het uitbesteed werk verwerkt te hebben voordat het product ontvangen wordt: wat als er een significante variantie in de kosten is, of dat het uitbesteed werk volledig op nacalculatiebasis gebeurt?
2. Het is niet a priori duidelijk hoe de werkorder ontvangen moet worden: gaat de werkorder meteen geleverd worden (en zo ja, moet er een pakbon worden afgedrukt), of wachten we met levering? Gaat de ontvangst de voorraad in (op welke locatie, met welk serie- of batch nummer) of wordt de ontvangst uitgegeven aan de ouder (een proces dat bij halffabrikaten voorkomt).
3. Er kunnen nog onverwerkte materiaaluitgiften of uren zijn die ook van belang zijn om de kostprijs vast te stellen.

Dus, beide ontvangsten hebben een eigen doel en functionaliteit en kunnen niet gemakkelijk samengevoegd worden. 

Uitbesteed werk als eerste stap in het proces

Soms vangt een proces aan bij de toeleverancier. Daarbij moeten we natuurlijk onderscheid maken tussen twee scenario’s. Als de toeleverancier alle materialen zelf inkoopt en een component compleet levert, dan is er sprake van een eenvoudige bestelling van een halffabrikaat. Het is niet anders dan met een materiaal. Als we echter zelf het materiaal aanleveren of bestellen dan hebben we “uitbesteed werk als eerste stap in het proces”. We kunnen dan nog denken in varianten dat we materiaal uit ons magazijn verplaatsen naar het magazijn van de toeleverancier, of dat we onze materiaal leverancier laten bezorgen bij de toeleverancier van het uitbesteed werk. In beide gevallen werken we het makkelijkste als we een magazijnlocatie aanmaken “voor de toeleverancier”. (Dat kan alleen in Exact voor Productie Premium). Uiteraard moten we nog steeds de werkelijke consumptie van het materiaal registreren, en als bijkomend voordeel kunnen we controle houden van voorraden van onze materialen bij de toeleverancier van het uitbesteed werk.

Als we met bestellingen werken is een handige methode om een aparte bestelbon te maken voor elke toeleverancier van uitbesteed werk. Daar zetten we als vaste tekst zijn bedrijfsgegevens op zodat de leverancier van het materiaal geïnstrueerd wordt om zijn goederen daar af te leveren.

Echte materiaalvoorraad en productvoorraad bij de toeleverancier

Er zijn ook nog situaties waar de toeleverancier voorraadhoudend is in materiaal en of product. In dat geval werken we met een apart magazijn per toeleverancier waarop we een aparte werkorder moeten aanmaken (handmatig of met MRP). Zo’n werkorder is dus geen suborder omdat suborders altijd in hetzelfde magazijn gepland worden. Aangezien we de toeleverancier nog steeds betalen voor zijn inspanning, en niet (uitsluitend) voor zijn goederen, maken we dan ook een bestelling uitbesteed werk. Voor de magazijn verplaatsing hebben we een handige functie ontwikkeld: Hoe doe ik een magazijnverplaatsing voor uitbestede assemblage? 

Alle beschreven functies zijn beschikbaar in Exact voor Productie. Werken met meerdere magazijnen wordt ondersteund in Geavanceerd, werken met variabele opslaglocaties  in Premium.