Overig
Het inrichten van stamgegevens in je account
Als u net begint met Exact Online is het belangrijk dat uw stamgegevens juist zijn ingericht. Deze stamgegevens zijn nodig om later te kunnen gaan boeken en facturen aanmaken.
Wat zijn stamgegevens?
Onder uw stamgegevens vallen:
- Relaties (debiteuren & crediteuren)
- Relatie classificaties
- Grootboekrekeningen
- Verdichtingen en hoofdverdichtingen van de grootboekrekeningen
- Dagboeken
- BTW codes / BTW vak koppelingen
- Aanspreektitels/ predikaten
- Betalingscondities
- Kostenplaatsen en kostendragers (mits de module Kostenanalyse aanwezig is in uw Exact Online licentie)
- Instellingen
- Artikelen
- Artikelgroepen
- Artikelprijzen (basisprijs plus prijzen per eenheid)
- Eenheden
- Wisselkoersen
U kunt de stamgegevens zelf aanmaken, of u kiest ervoor om de stamgegevens van Exact over te nemen. Dit doet u door te beginnen met een standaardinrichting. Als u op dit moment nog geen boekingen of andere gegevens in uw administratie heeft staan dan kunt u ervoor kiezen om opnieuw te beginnen. Klik uw administratie aan en kies voor “bewerken” en “opnieuw beginnen”. Nu komt u terecht in de administratie wizard. U kunt kiezen voor de volgende standaard inrichtingen:
- Commercieel bedrijf
Kies deze optie om een standaardinrichting te gebruiken die geschikt is voor een standaard, commercieel bedrijf. - Vereniging
Kies deze optie om een standaardinrichting te gebruiken die geschikt is voor een standaard, vereniging. - Template zonder BTW
Kies deze optie om een standaardinrichting te gebruiken die geschikt is voor een standaard boekhouding zonder BTW.
Ook kunt u kiezen voor een demo administratie, met fictieve relaties en boekingen.
Als u kiest voor een standaardinrichting zoals commercieel bedrijf, dan worden er al stamgegevens ingevuld. Dit zijn bijvoorbeeld grootboekrekening en BTW-codes die voor veel bedrijven handig zijn.
Het kan natuurlijk zo zijn dat deze standaardgegevens niet helemaal aansluiten bij uw behoeftes. Daarom leest u hier hoe u de belangrijkste stamgegevens kunt aanmaken:
Relaties (debiteuren & crediteuren)
Relaties kunt u aanmaken via en via de tabbladen Inkoop en Verkoop. Kies hier voor “Nieuw”. U kunt ervoor kiezen om de relaties handmatig in te voeren of u kunt een bedrijf zoeken op basis van naam en adres.
Grootboekrekeningen
De grootboekrekeningen kunt u aanmaken in Exact Online. Klik hier op “Nieuw” en vul in elk geval een code en omschrijving in. Ook de keuze voor een type en Balans of Winst&Verlies is belangrijk.
Dagboeken
Kies voor “Nieuw”. Vul een code en omschrijving in en vervolgens het type. Dit bepaald wat u vervolgens in dient te geven en welke velden er verplicht zijn.
BTW codes / BTW vak koppelingen
In het Financieel gedeelte geeft u het percentage aan en of dit inclusief of exclusief dient te zijn. Ook kunt u de rekening af te dragen en te vorderen BTW hier ingeven. Zorg er ook voor dat de juiste aangiftevakken gekoppeld zijn. Dit zorgt ervoor dat de bedragen op de BTW aangifte getoond worden. Aan de rechterkant kunt u hiervoor klikken op “toevoegen”. Als u in Exact Online klikt op “Help” en intypt: Hoe richt ik mijn BTW-codes in? dan kunt u zien welke vakken u dient te koppelen.
Betalingscondities
Klik op “Nieuw” en geef een code en omschrijving in. Vervolgens kunt u aangeven binnen hoeveel dagen de factuur betaalt dient te worden. Ook kunt u ervoor kiezen om korting te geven op het moment dat de factuur bijvoorbeeld binnen drie dagen is betaald.
Artikelen
Uw artikelen kunt u op twee manieren aanmaken. Kies voor “Nieuw” en geef de code en omschrijving in. Vervolgens kunt u veel informatie toevoegen, zoals de kostprijs, verkoopprijs en de bijbehorende BTW code. Ook kunt u een hoofdleverancier ingeven en een inkoopprijs. Met de eigenschappen kunt u bepalen of het artikel gebruikt kan worden voor Verkoop, Inkoop en eventueel als voorraadartikel.
Op deze manier kunt u de belangrijkste stamgegevens invullen zodat u snel kunt beginnen met boeken. Mocht u hier nog vragen over hebben, dan helpen we u bij support uiteraard graag verder!
