4 veelgehoorde misconcepties om automatisering uit te stellen

Veel ondernemers denken dat digitalisering en slimme automatisering alleen voor grote bedrijven is weggelegd, maar deze misvatting is makkelijk te weerleggen. Onder meer door de coronapandemie is de rol van digitalisering in een versnelling gekomen. De MKB Barometer laat zien dat het mkb nog méér oog voor de verbetering van (online) klantervaring heeft gekregen. Gelukkig wordt software nog altijd gebruiksvriendelijker en intuïtiever. Gebruiksvriendelijkheid is een centraal uitgangspunt bij de ontwikkeling. Je hoeft niet gestudeerd te hebben om met de software overweg te kunnen.

Daarnaast is het gebruik van software tegenwoordig ook voor kleine ondernemers rendabel. Je hoeft software namelijk niet meer te kopen, maar kunt het afnemen as-a-service. In plaats van een eenmalige, grote investering, betaal je alleen nog een vast, laag bedrag per maand voor precies die toepassingen die je nodig hebt. Het maandelijks betalen drukt minder zwaar op je begroting en maakt instappen gemakkelijker. Een ander groot voordeel van software-as-a-service is het feit dat de provider beveiliging en updates voor je uit handen neemt. Ontwikkelingen en onderhoud worden standaard uitgevoerd en als gebruiker werk je dus altijd veilig met de nieuwste versies van de software.  

Veel mkb’ers leiden hun bedrijf op gevoel, terwijl zij in data een waardevolle partner zouden kunnen hebben. Sommige ondernemers zien dit al in: volgens de MKB Barometer krijgen ondernemers financiële informatie snel boven water. Toch geeft 52% aan dat data een beperkte rol speelt in hun besluitvorming.

Door gebruik te maken van beschikbare data uit je organisatie én je branche, neem je betere, onderbouwde beslissingen. Daarmee ben je niet alleen je klanten beter tot dienst, maar leer je ook patronen te herkennen en de capaciteit van jouw onderneming te optimaliseren. Als voorbeeld: een ouderwetse ijscoman kijkt in zijn boeken, ziet dat hij vorig jaar juli 100 ijsjes verkocht, en bedenkt dat hij er daarom dit jaar 100 wil verkopen. De moderne ijscoman kijkt verder en ziet dat vorig jaar juli exceptioneel warm was, en dat de weersvoorspelling nu veel minder is. Bovendien zit de hele branche in een dip. Hij besluit wat minder in kopen, om te voorkomen dat hij met overschotten blijft zitten.

Deze misvatting is misschien wat hardnekkiger. Dat komt doordat ondernemers enige trots opzij moeten zetten om eraan toe te geven dat ze niet zo uniek zijn als ze denken. Standaardoplossingen zou voor hen niet interessant zijn, omdat niemand werkt zoals zij dat doen.

Toch zien we in de praktijk dat dat niet helemaal klopt. Veel ideeën en toepassingen zijn al voorbijgekomen, waardoor er al veel standaardoplossingen en best practices op de markt zijn die bruikbaar zijn voor bedrijven uit verschillende sectoren. 90% van de blauwdruk van de software bestaat vaak al, en de laatste 10% ‘maatwerk’ kan in samenspraak met de aanbieder opgezet worden. Software met een open architectuur, zoals die van Exact, maakt het bovendien makkelijk om koppelingen te maken met software van andere aanbieders, waardoor je de software eenvoudig kunt uitbreiden en op bedrijfsspecifieke uitdagingen kunt inspelen. De gedachte er met de ‘standaard’ oplossingen niet uit te komen is dus achterhaald. Tegenwoordig is het een kwestie van gewoon, kleinschalig, beginnen. Een expert maakt je wegwijs in een bibliotheek van best practices, waarna je vaak snel van start kan.

Ondernemers die willen digitaliseren schrikken soms van de uitdaging. Softwareoplossingen zijn in potentie zó allesomvattend dat een begin maken imponerend lijkt. Maar als je gewoon begint met een klein eerste stapje, merk je dat het allemaal niet groot en ingewikkeld hoeft te zijn. Door simpelweg te kijken naar wáár in jouw onderneming het meeste (onnodige) mensenwerk plaatsvindt kan je als bedrijf al snel een plan van aanpak smeden om jouw bestaansrecht te hervinden.

ERP-systemen maken duidelijk welke handelingen werk voor een computer zijn, wat in essentie mensenwerk is en hoe mens en machine kunnen samenwerken. Dat deed het al en met de groei van artificial intelligence, machine learning en cloud computing neemt het nog verder toe. We gaan richting een mens-machine relatie waarin machines data verzamelen, verwerken en bewerken. Dat stelt mensen voor een aantal keuzes. Zo zullen mensen in de toekomst de creatieve kracht achter ideeën en dus ondernemingen blijven. Ze zullen werken mét softwareoplossingen, en niet ‘voor’. Maar dan moeten zij die software wel gaan gebruiken. Er is geen reden nog langer te wachten.