Zo help je medewerkers in tijden van verandering

Inmiddels werken we alweer twee maanden thuis. En eerlijk is eerlijk, dat was even wennen voor iedereen. Een grote verandering. En dat doet iets met mensen. Maar wat gebeurt er eigenlijk? En hoe kan je hier op anticiperen? Aan de hand van de Kubler-Ross Change Curve legt Organisational development specialist Nanou Haafs-Baart uit wat er gebeurt met mensen in tijden van verandering en welke verschillende fases zij doorlopen.

De Kubler-Ross Change Curve 

De Kubler-Ross Change Curve is van oorsprong gebaseerd op het rouwproces. Je neemt afscheid van een bepaalde situatie en komt in een nieuwe fase die je je eigen moet maken. Dit gebeurt ook als je bijvoorbeeld je baan verliest, een burn-out krijgt of met pensioen gaat. Mensen kunnen last hebben van verandering, groot of klein, waarbij zij door bepaalde fases van de change curve gaan. Dit gaat overigens niet altijd in een vaste volgorde. Mensen kunnen zelfs tussen fases heen en weer gaan. Ieder mens heeft zijn eigen proces. 

Waarom is verandering moeilijk? 

Ieder mens is geneigd om alles bij het oude te laten. We houden van een dagelijks ritme waardoor we weten waar we aan toe zijn en vanuit die wetenschap kunnen we de risico’s mogelijk aardig overzien. Veranderingen verstoren onze behoefte aan zekerheid. In het voorbeeld van corona werden we in één klap met een grote verandering geconfronteerd. Het ritme werd verstoord en dat was zelfs voor de meest flexibele mensen misschien wel even schakelen.  

Bruggen bouwen 

Toch kunnen we er niet altijd om heen. Aan jou als werkgever de taak om je medewerkers hierin mee te nemen en ze zo goed mogelijk te begeleiden tijdens deze verandering. Besef dat de verandering voor je medewerkers gezien kan worden als een ravijn vol gevaren. In dat geval sta jij aan de ene kant van het ravijn en je medewerkers aan de andere kant. Jij probeert ze over te halen om naar jou kant te komen, maar het enige wat jouw medewerkers zien is de afgrond voor hun neus. Daar ligt hun focus. Aan jou de taak om deze medewerkers vertrouwen te laten krijgen in de oversteek.  

Natuurlijk zijn er altijd de medewerkers die gelijk enthousiast zijn. Gebruik hen als promoters van de verandering. Maar bij je kritische medewerkers zul je eerst een brug moeten bouwen, ze gehoord laten voelen en ze langzaam overtuigen. Je kunt dit doen aan de hand van de Change Curve. Zo ontdek je en begrijp je in welke fase zij zich verkeren. Anticipeer hierop, help ze en bouw zo die brug over het ravijn. Rijk ze je hand toe en realiseer je dat je af en toe weer moet terugschakelen. Daar is veel tijd en energie voor nodig. Onthoud: het doel is niet dat ze moeten veranderen, maar dat ze bereidwillig zijn om te veranderen. Alleen zo kun je samen deze verandering aan.  

De zeven fases van Kubler-Ross Change Curve. 

Fase 1: Shock 

Waarschijnlijk weet jij al een tijdje dat deze verandering er aan zit te komen, maar grote kans dat dit voor je medewerkers koud op hun dak komt vallen. Wat gebeurt er nu? Geef mensen de tijd om het nieuws op zich in te laten werken. Geef ze op een later moment meer inhoudelijke informatie en de mogelijkheid om vragen te stellen.  

Fase 2: Denial 

‘Dit kan niet’ of ‘dit wil ik niet’ zijn vaak de eerste reacties. Bouw vertrouwen op. Zorg voor een goede afstemming, een duidelijke informatie stroom en wees zo transparant mogelijk.  

Fase 3: Frustration 

Blijf je medewerkers inlichten. Plan je communicatie vaak en op vaste momenten vanaf 1 bron of kanaal. Dat schept duidelijkheid en de medewerkers weten wanneer ze iets kunnen verwachten. Maak de informatievoorziening ook aantrekkelijk, zodat ze het ook echt tot zich nemen. Deel naast praktische zaken ook inspirerende dingen. Stel ze gerust en laat ze vragen stellen.  

Fase 4: Depression

In het laagste punt van de change curve bevindt zich depressie.  Creëer een basis voor wederzijds begrip. Geef je medewerkers ruimte om hun zorgen en weerstand kwijt te kunnen. Ga met ze in gesprek en luister. Het is heel belangrijk dat je medewerker zich gehoord voelt. Stap even uit je eigen rol en leef je in je medewerker. En vraag ze ook wat ze nodig hebben. Benadruk hetgeen wat niet verandert en probeer de nieuwe situatie voor ze te schetsen. Inspireer ze en werk zo beetje bij beetje naar de verandering toe.  

Fase 5: Experiments

Dit doe je door te experimenteren. Wat is er allemaal nodig in deze nieuwe situatie. Voorzie hierin. Betrek je medewerkers en zorg dat ze zich gesteund voelen.  

Fase 6: Decision 

In de besluitvaardigheidsfase leer je om te gaan met de nieuwe situatie. Deel successen maar ook de misstappen met je medewerkers. Laar zien dat jij de verandering zelf ook op sommige momenten lastig vindt. Dat neemt de angst en onzekerheid wat weg en maakt de wil om te veranderen makkelijker.  

Fase 7: Integration

Uiteindelijk wordt de nieuwe situatie geïntegreerd.  

Begrip voor je medewerkers 

De één schakelt snel door alle fases heen, slaat zelfs fases over, terwijl de ander lang kan blijven hangen in bepaalde fases. Iedereen heeft zijn eigen proces. Het geeft in ieder geval inzicht waardoor je begrip kunt creëren voor je medewerkers.  

Tot slot heeft een medewerker ook een belangrijk aandeel in het bedrijf. Ook al ben jij degene die de verandering aanstuurt, dan mag je op een gegevenmoment ook verwachten dat je medewerker verantwoordelijkheid pakt door informatie te halen, zichzelf op de hoogte te houden en aan de bel te trekken als ze iets nodig hebben. Succes maak je immers samen.  

Voeding voor je veerkracht 

Dit artikel is gebaseerd op het webinar ‘Help je medewerkers in tijden van verandering’. We hebben nog veel meer interessante webinars. Benieuwd? Bekijk hier het overzicht.