Financiële afdelingen kunnen niet meer om automatisering heen

De techniek laat het al lang en breed toe, maar toch slaagt menig organisatie er nog niet in de financiële processen volledig te automatiseren. Dat benadrukt Sander Smit, manager finance & control bij Exact. 'Ik geloof dat we op enig moment naar het niveau gaan waarin je de data het volledige verhaal laat vertellen.

Data is essentieel om als bedrijf verder te groeien en om je te onderscheiden van concurrenten. Hoewel veel bedrijven zich bewust zijn van dit belang, blijft het organiseren en beheren van deze data een grote uitdaging. ‘Dat is zonde, want de potentie van de data wordt dan niet volledig benut’, constateert Smit.

Bij kleinere organisaties is dit te verklaren, omdat externe boekhouders vaak de boekhouding voor hun rekening nemen en de faciliteiten en het budget niet altijd aanwezig zijn om dit proces goed op te pakken.

Maar ook bij groeiende organisaties blijft het efficiënt organiseren van data vaak nog steeds een uitdaging, ziet hij. ‘Deze organisaties hebben vaak meerdere vestigingen waar ze de administratie van moeten bijhouden. En als je internationaal opereert komen daar ook nog verschillende culturen, talen en lokale wet- en regelgeving bovenop. Hoe groter de organisatie, hoe complexer de processen.’

Het efficiënt organiseren en beheren van data is daarmee noodzakelijk voor elk groeiend bedrijf. Smit: ‘Je hebt niet alleen beter inzicht in de prestaties van je bedrijf, maar hebt ook tools beschikbaar om trends te voorspellen. Machine learning, data intelligence, Power BI; de mogelijkheden van automatisering om data te organiseren zijn legio.’ Dergelijke automatiseringstools kunnen veel taken van de financiële professional overnemen, legt hij uit. ‘Ook is software in staat om meerdere systemen aan elkaar te koppelen en administraties te consolideren, waardoor je altijd één actueel overzicht hebt van wat er in jouw bedrijf gebeurt.’

Smit ziet dat er van finance professionals steeds meer kennis van automatisering wordt gevraagd. Hij ziet zijn jonge collega als het lichtend voorbeeld voor de toekomst van finance. ‘Traditioneel gezien leren financials hoe ze moeten boekhouden en plannen. Daar komt wel verandering in.’

‘Zo heb ik nu een collega in mijn team zitten, een jonge vent die nog studeert aan de universiteit, en hij kan ook programmeren. Hij is heel goed in staat om allerlei data aan elkaar te koppelen en op detailniveau processen te automatiseren. Hij zegt: “Ik kan voor elke collega waar ik naast ga zitten iets bedenken om te automatiseren.” Dat vind ik heel fascinerend om te zien.’

De rol van de controller verandert, maar wordt zeker niet overbodig, benadrukt de manager finance & control bij Exact. ‘Ik vergelijk het met school. Mensen moesten in het verleden alle woordjes opdreunen en rekensommen maken. Tegenwoordig is vaker de vraag: waar kan ik de data of informatie vandaan halen? Het is dus belangrijk dat finance professionals weten welke tools ze nodig hebben om tot een antwoord te komen.

Als financial moet je in staat zijn om de juiste data tot je te nemen en op basis daarvan adviezen te geven of besluiten te nemen. ‘Automatisering helpt om die besluitvorming binnen organisaties te versnellen. Iets wat extra belangrijk is geworden tijdens de coronaperiode. De impact van acties moest op korte termijn in kaart gebracht worden. Hierbij waren de analyses van de financiële afdeling van levensbelang.

Smit ziet die urgentie in de huidige tijd bij de acquisities die Exact doet: ‘Als wij een acquisitie willen doen, dan moeten wij snel een besluit kunnen nemen. Daarvoor ben ik afhankelijk van de financiële cijfers. Die snelheid kun je alleen garanderen als je niet afhankelijk bent van mensen, maar van systemen.’

Niet alleen interne factoren, maar ook externe factoren zorgen ervoor dat de noodzaak van automatisering steeds groter wordt voor financiële afdelingen. Smit: ‘Zo zullen bedrijven door de komst van ESG – environmental, social and governance – over duurzaamheidsinitatieven gaan rapporteren. Deze rapportage vormt een graadmeter voor de duurzaamheid van een bedrijf, waarmee beleggers het potentiële financiële risico van hun investeringen kunnen inschatten.’

Vanaf 2025 worden bedrijven zelfs verplicht over hun impact op het milieu en de samenleving te rapporteren door de introductie van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). ‘Dit zal eerst gelden voor grote beursgenoteerde bedrijven, maar andere grote bedrijven en beursgenoteerde kmo’s zullen snel volgen’, weet Smit. Je krijgt er op de financiële afdeling echt een nieuwe administratie bij.

‘Om dit in kaart te brengen kom je niet meer weg met enkel Excelsheets om de benodigde data te verzamelen. Dan moet je echt tools aan het werk gaan zetten om tot de juiste inzichten te komen.’

Een complexe administratie als gevolg van de aanwas van data, de veranderende rol van finance professionals, een snel veranderde wereld en de komst van ESG en de rapportageverplichting CSRD maken dat de financiële afdeling niet meer om automatisering heen kan. Door data en systemen op een slimme manier aan elkaar te laten koppelen, valt zelfs een deel van de analysewerkzaamheden van controllers weg, stelt Smit. ‘Hierdoor kun je je weer focussen op je business. Ik geloof zelfs dat we op enig moment naar het niveau gaan waarin je de data het volledige verhaal laat vertellen. Met één druk op de knop rollen de cijfers uit het systeem, plus de onderbouwing. Dat zou een enorme verrijking zijn voor financiële afdelingen en hun controllers.’