Tips voor de anderhalvemetersamenleving op kantoor

We kunnen het niet meer ontkennen: De anderhalvemetersamenleving is onze nieuwe werkelijkheid. Maar hoe ziet dit eruit op de werkvloer? Aan de hand van onze eigen ervaringen legt IT & Facility manager Henco Hendriksen uit waar je allemaal aan moet denken.

 

1. De overheidsrichtlijnen en onze uitgangspunten

Wat zegt de overheid over de anderhalvemetersamenleving?

• Houd 1,5 meter afstand: Waar je ook gaat, de anderhalvemeter-regel is het nieuwe nu.
• Werk zoveel mogelijk thuis: Dit kan natuurlijk niet bij alle beroepen. Als jouw werknemers thuis kunnen werken, stimuleer dit dan.
• Branches, maak een plan: Ben je lid van een branchevereniging? Neem dan contact op en vraag naar de aanvullende coronamaatregelen.

Wat vinden wij?

De gezondheid van onze medewerkers staat voorop. We willen graag naar kantoor, maar alleen als dat echt kan en als het veilig is. Wij gaan er daarom nu van uit dat de anderhalvemetersamenleving nog lang gaat duren.

2. Breng je kantoor in kaart

Voordat je begint met het transformeren zijn er een paar punten waar je rekening mee moet houden:

Gedeelde verantwoordelijkheid via awareness

Vind een balans tussen de verantwoordelijkheid die jij neemt en de verantwoordelijkheid die je aan je medewerkers geeft. Je kunt een kantoor nooit volledig corona-proof maken, want je bent altijd afhankelijk van hoe de medewerkers zich gedragen op kantoor. Maar met awareness en een goede inrichting, zorg je ervoor dat het kantoor zo veilig mogelijk is.

Bekijk het kantoor door de ogen van je medewerker

Het transformeren begint met het in kaart brengen van je kantoor. Verplaats je in je medewerker en hoe deze zich door het kantoor beweegt. Van daaruit breng je in kaart hoe het kantoor eruit ziet en kun je gaan meten. Denk bijvoorbeeld aan:

• De ingang
• De looproutes
• De liften en trappenhuizen
• De lunchruimte
• De buitenruimte (parkeergarage, fietsenstalling)
• Hoe groot zijn je vergaderruimtes en hoeveel mensen kun je daar straks in kwijt?
• Hoe ver staan je werkplekken uit elkaar?

Wat raken mensen allemaal aan en waar socializen ze?

Denk verder aan wat mensen allemaal aanraken: deurklinken, touchpanels van koffiezetapparaten, printers, etc. De vraag is hoe je hier in de anderhalvemetersamenleving mee omgaat. Bedenk ook waar mensen socializen. Waar komen ze samen? Hoe gaan deze plekken er nu uit zien?

3. Je kantoor transformeren

Als het kantoor in kaart is gebracht, kun je beginnen met het transformeren.

Minder capaciteit: Hoe los je dit op?

Het is belangrijk te bedenken dat het anderhalvemeterkantoor minder capaciteit heeft. Bij Exact blijven medewerkers daarom parttime thuis werken en gaan we het kantoor maar met de helft bezetten. Om dit goed te organiseren maken we hiervoor de roosters samen in overleg met het HR-team en managers.

Wij maken de overige werkplekken onbruikbaar door er een sticker op te plakken. Als je veel ruimte hebt, kun je de bureaus verder uit elkaar schuiven. Sommige bedrijven kiezen ervoor om plexiglas op te zetten tussen de bureaus.

Hoe breed zijn je looppaden?

Veel kantoren hebben looppaden die smaller zijn dan 1,5 meter. Dat betekent dat je elkaar niet kunt passeren, dus deze paden worden nu eenrichtingsverkeer. Dit maak je duidelijk met stickers op de grond of met bordjes aan het plafond.

Hoeveel trappenhuizen heb je?

Als je maar één trappenhuis hebt, kun je bordjes of stickers gebruiken waarmee je mensen waarschuwt dat ze elkaar tegen kunnen komen. Mocht dat het geval zijn, dan kunnen ze afspraken maken over wie er als eerste gaat.

De route naar de toiletblokken

Denk bij het maken van de looproutes aan de toiletblokken. Wij vinden dat er altijd een korte route moet zijn van een kantoortuin naar het toiletblok. De terugweg mag wat langer zijn.

Hygiëne aan het bureau

Ook bij het bureau moet je de hygiënemaatregelen toepassen. Wij doen dit door gebruik te maken van paper-pads. Dit zijn recyclebare wegwerpplacemats die je aan het einde van de dag weggooit. Hiermee voorkom je dat medewerkers met hun handen of armen het bureaublad aanraken en voorkom je ook besmettingen.

Veel kantoren werken met flexwerkplekken waar medewerkers hetzelfde toetsenbord gebruiken. Wij geven onze medewerkers nu een eigen toetsenbord en muis, die ze ook mee naar huis kunnen nemen. Zo wordt ook hun thuiswerkplek wat ergonomischer.

Doordat je maar de helft van de bureaus gebruikt, kun je extra afspraken maken met de schoonmaak. Zij kunnen zich in hun werktijd nu meer focussen op de bureaus die in gebruik zijn.

Het personeelsrestaurant

Als je de catering hebt uitbesteed, is het belangrijk na te denken hoe je hier de komende maanden mee omgaat. Wij transformeren ons personeelsrestaurant in Delft tijdelijk tot een take-away restaurant.

Dingen die medewerkers aanraken

Zoals eerder besproken, raken mensen allerlei dingen aan. Probeer dit zoveel mogelijk in te perken. Doe dit bijvoorbeeld met automatische kranen en overweeg deuren open te laten staan. Of geef je medewerkers een speciale sleutelhanger met een haakje eraan. Hiermee kunnen ze een deur makkelijk openmaken zonder de klink aan te hoeven raken.

Een goede handhygiëne is hier ook erg belangrijk. Denk aan zeepdispensers, wipes en andere hygiënebevorderende zaken. Als je deze op slimme plekken plaatst, maken mensen er sneller gebruik van.

Let op de nooduitgangen en vluchtroutes

Soms worden bij het verschuiven van de bureaus bepaalde looproutes geblokkeerd. Ons advies is om dat niet te doen. Mensen hebben een beeld in hun hoofd van een kantoor en als er bijvoorbeeld brand uitbreekt en er zich rookontwikkeling vormt, vallen mensen terug op dit beeld. Als dat niet overeenkomt met de werkelijkheid kunnen er gevaarlijke situaties ontstaan.

Daarnaast moet je je natuurlijk ook blijven houden aan de wet- en regelgeving over vluchtroutes en nooduitgangen.

Virtuele evenementen en klantcontact

Maak van deze periode gebruik om virtueel in contact te komen met je klanten. Virtuele evenementen en klantcontact zijn niet alleen corona-proof, maar ook een stuk milieuvriendelijker.

4. Tips en tricks uit de praktijk

Met deze laatste tips en tricks geven we je nog even een extra handvat bij het installeren van het anderhalvemeterkantoor.

Vergeet niet te socializen

Medewerkers zitten veel thuis en missen het contact met collega’s. De small talk bij de koffiemachine is verdwenen. Toch is het belangrijk dit te blijven stimuleren.
De collega’s spreken elkaar wel in online meetings, maar deze gaan vaak over serieuze onderwerpen.

Bij Exact organiseren we elke vrijdagmiddag om 16.30 een borrel vanuit huis. Zorg ook voor een bijpraatmoment aan het begin van een teamvergadering. Natuurlijk is het belangrijk dat werkzaken worden besproken, maar medewerkers moeten ook kunnen bijpraten. Dit bevordert uiteindelijk de prestaties binnen je team.

Ga in gesprek met je leveranciers

Heb je een schoonmaak- catering of een ander bedrijf waarmee je iets uitbesteedt? Ga er mee in gesprek. Waarschijnlijk hebben zij al nagedacht over bepaalde zaken en zijn er al oplossingen voor handen.

Denk aan de luchtcirculatie

Goede ventilatie helpt de verspreiding van het virus tegen te gaan. Vraag de beheerder van je kantoorpand om de luchtcirculatie te optimaliseren.

Verbind je interne maatregelen aan een externe campagne

Speel je met een marketingcampagne in op de huidige situatie? Koppel die dan aan je anderhalvemeter-maatregelen. Dat zorgt voor herkenning bij de medewerkers.

Awereness, awareness, awareness

Tot slot is awareness écht belangrijk. Je kunt alles perfect geregeld hebben en alle richtlijnen volgen, maar als je personeel zich er niets van aantrekt, heb je het voor niets gedaan. Alles staat of valt met awareness.

Dit artikel is gebaseerd op het webinar ‘Zo organiseer je je kantoor in de anderhalvemetersamenleving’. We hebben nog veel meer interessante webinars. Benieuwd? Bekijk het overzicht van onze webinars.