Hoe DRV met succes nieuwe dienstverlening optuigt

Actuele cijfers vormen de basis voor goed advies door accountants. Voor veel ondernemers is een bijgehouden administratie niet vanzelfsprekend. Hun informatie is op verschillende plekken in de organisatie opgeslagen. Het is vaak niet duidelijk of de informatie nog relevant en/of correct is. Herken je dit als accountant bij je klanten, dan is het een signaal om hierop in te springen. Zo doet DRV Accountants & Adviseurs dat.

Behoeftes inventariseren

Relatiebeheerders van DRV detecteren dat klanten bijvoorbeeld de voorraadadministratie nog in Excel bijhouden of in een verouderd systeem waardoor er mogelijk fouten ontstaan.

De relatiebeheerder licht dan het 4 koppige IT-adviesteam van DRV in. “Staat de klant er voor open dan gaan we samen met de relatiebeheerder in gesprek om de behoeftes te inventariseren”, zegt Gaston Mens, IT-adviseur bij DRV. Hij zei dit tijdens de Branchesessie Handel voor accountants bij Exact in Delft, waar ruim 50 accountants aanwezig waren. “Op basis van de uitkomst van dit gesprek, bekijken we wat voor de klant de beste oplossing is.”

Schone administratie

Gaston schetst een voorbeeld van een toeleverancier aan laboratoria in de wegenbouw. De klant gebruikte oude software maar wilde in de cloud werken, zodat hij overal toegang kreeg tot zijn gegevens. Hij wilde met software zijn voorraden beheren in plaats van in Excel bijhouden, maar ook serienummers kunnen registreren voor de ISO gecertificeerde zeven die hij verkocht.

Dit in verband met het onderhoud ervan. Ook een koppeling met de webshop was gewenst, evenals urenregistratie voor onderhoudswerkzaamheden via servicecontracten. “De klant wilde met een schone administratie beginnen zodat er geen verouderde data in de nieuwe software terecht kwam”, vertelt Gaston. “Wel wilde hij een beginbalans en de voorraad in het systeem. DRV stelde de combinatie Exact Online voor Handel en de Werkbonapp voor en die bleek tijdens de demonstratie goed te passen.

3 dagen inrichting

De klant stemde in. Gaston heeft binnen 3 dagen het pakket ingericht met 2500 artikelen, waarvan 500 samengestelde artikelen, 10 artikelgroepen, 750 relaties en 8 factuur lay-outs. Daarbij is het standaardgrootboekrekeningsschema van DRV gebruikt. Dit zorgt voor een soepele uitwisseling met de systemen van DRV. “Zo vullen we gemakkelijk de dashboards met managementinformatie richting de klant”, zegt Gaston.

“De historie aan financiële informatie hebben we via de auditfile in onze rapportage software ontsloten voor vergelijkende rapportages. Zo voorkomen we een complete conversie.” Ook de Werkbonapp heeft Gaston zelf gekoppeld en de webshop is via een partner aangesloten op Exact Online. De klant werkt nu volgens Gaston ruim een jaar tot volle tevredenheid met de nieuwe automatisering.

Beste oplossing voor de klant

Een deelnemer uit de zaal vraag aan Gaston: “Je spreekt over onafhankelijk software advies, welke pakketten neem je nog meer mee in je beoordeling richting je klanten?” Gaston: “We hebben het liefst dat klanten voor Exact Online kiezen vanwege de eenvoudige data-uitwisseling met onze systemen. Maar we gaan uiteraard voor de beste oplossing voor de klant. Daarom nemen we vaak ook Visma en Afas mee in de beoordeling en soms ook branchespecifieke software. Daarbij onderzoeken we wel of die aan Exact Online is te koppelen voor uitwisseling van financiële informatie. Die koppeling besteden we dan uit aan een partner.”

Verstand van zaken

Wat de adviesdienstverlening DRV oplevert, schetst Gaston met een treffend voorbeeld. “Laatst mailde een klant: Dit is precies waar ik behoefte aan heb: onafhankelijk en eerlijk advies én een partij/gesprekspartner die van meerdere (IT)zaken verstand heeft.” Door de goede informatiehuishouding van klanten door IT-adviestak van DRV, kunnen relatiebeheerders de rol van business controller vervullen. “Er is inzicht in de voorraad, prognoses en daardoor kunnen we vooruit in plaats van terugkijken.”

Vrijblijvende sessie bij jou op kantoor

Benieuwd hoe jouw kantoor ook IT-adviesdiensten kan optuigen? Vraag kosteloos een sessie 'Strategisch Samenwerken via Exact Online' aan en ontdek hoe je per klant gericht kunt adviseren.