Van Business Suite naar EOL Uren & Facturen | Peeters Belastingadvies Financiën & Administraties

Veel accountantskantoren maken al jaren naar tevredenheid gebruik van de softwareapplicatie Business Suite voor het managen van interne kantoorprocessen. Ondanks het feit dat de software nog steeds doet wat het moet doen, is het goed om na te denken over een mogelijke vervanger van de applicatie. Business Suite is namelijk gebouwd op oude technologie, met alle nadelen en risico’s van dien. Peeters Belastingadvies, Financiën & Administraties maakte onlangs de overstap naar Exact Online Uren & Facturen. Wouter Peeters, belastingadviseur en mede-eigenaar van het kantoor, vertelt hoe hij en zijn medewerkers deze stap hebben ervaren.

Besparen op ICT-kosten

Peeters Belastingadvies Financiën & Administraties adviseert, ontzorgt en informeert ondernemers in het midden- en kleinbedrijf op financieel en fiscaal gebied. Vanuit het kantoor in Etten-Leur helpt het ondernemers proactief in te spelen op kansen en risico’s. Wouter: “Wij werken al jaar en dag met Business Suite voor ons relatiebeheer en facturatie. Wij willen echter als kantoor de stap maken naar online oplossingen zodat we niet langer zelf een server in huis hoeven hebben en dus ICT-kosten kunnen besparen. We zijn rustig op zoek gegaan naar alternatieven en kwamen uit bij Exact Online Uren & Facturen dat ons het meeste aansprak.

Uitstel

Ik snap echt wel dat veel kantoren een overstap naar een nieuw product zo lang mogelijk uitstellen. Zeker wanneer de oude software op zich goed functioneert en je veel moeite hebt gedaan om het precies zó in te richten dat het past bij jouw specifieke processen. Vaak is het ook een kwestie van tijdgebrek, heeft je kantoor teveel werk om daarnaast een migratie op te kunnen pakken. Wij wilden in eerste instantie een aantal softwareoplossingen tegelijkertijd vervangen, maar achteraf zijn we blij dat we vooralsnog alleen Business Suite hebben vervangen omdat een dergelijke overgang toch meer tijd en energie kost dan van tevoren verwacht. Uiteindelijk valt de overstap voor de gebruikers mee; zij moeten nog steeds uren invoeren en doen dat nu alleen in een ander pakket.

Stofkam

Sta je op het punt om over te stappen, hou er dan rekening mee dat dit altijd meer tijd en energie kost dan je van te voren denkt. De migratie naar Uren & Facturen wordt goed begeleid door consultants van Exact onder andere met de inzet van allerlei templates. Maar je komt zeker dingen tegen waar je zelf over na moet denken, extra acties die je moet of wilt ondernemen. De migratie was voor ons bijvoorbeeld een mooie aanleiding om eens met de stofkam door onze klantgegevens te gaan om te zien of gegevens nog steeds kloppen. Ook onderhanden werk verdient aandacht. Niet-gefactureerde uren staan geregistreerd in het oude systeem; op het moment dat deze declarabel worden, moet je zeker weten dat deze tegen het juiste tarief worden meegenomen om een voorbeeld te noemen.

Toekomstbestendig alternatief

Natuurlijk zijn er altijd dingen die in het oude pakket anders en soms ook beter waren. De factuur lay-out en specificaties in Business Suite zijn bijvoorbeeld flexibeler dan in Uren & Facturen van Exact. Ook de factuurspecificaties zijn nu rommeliger dan voorheen, maar dat weegt niet op tegen de voordelen. Exact is veel gebruiksvriendelijker, moderner en biedt meer functionaliteit. Het facturatieproces lijkt sneller te gaan en we hebben meer inzicht in het budget. We kunnen nu zien hoeveel uren er zijn besteed en hoe we uitkomen ten opzichte van de gemaakte prijsafspraken met de klant. En we realiseren een indirecte kostenbesparing omdat we niet langer zelf een server nodig hebben waar de software op kan draaien. Wij zijn tegelijkertijd met een collega-kantoor overgestapt en zijn beide heel tevreden met het resultaat. Exact Online Uren & Facturen is een prima alternatief voor Business Suite en zeker meer toekomstbestendig.