Hoe snelgroeier Ciphix futureproof kan opereren dankzij De Hooge Waerder

Van traditionele ‘bonentellers’ naar strategische adviseurs. De rol van accountant verschuift, nu financiële data steeds vaker een gegeven wordt. Zo ook bij Luna Schouten, relatiebeheerder bij De Hooge Waerder. Waar ze voorheen veelal als controller bij cliënten aan tafel zat, vormt ze nu een belangrijk onderdeel van het future proof maken van bedrijven. Enerzijds door verbeteren van financiële processen en anderzijds door het adviseren in en optimaliseren van hun financiële software en applicatie keuzes.

“Wanneer je financiële informatie up-to-date is en je goed inzicht hebt in cijfers en liquiditeit, dan kun je veel beter plannen wat iets voor gevolgen heeft”, vertelt Luna. “Zeker in de huidige tijd wordt dit steeds belangrijker; hoeveel omzet kan ik missen voor ik actie moet ondernemen? Waar ligt die daling? Waar loop je het grootste risico?”

Efficiëntie als uitgangspunt

“We bewegen ons steeds meer naar een situatie waarin de financiële administratie altijd bij moet zijn, het liefst automatisch. De meerwaarde van mij als accountant gaat steeds meer in het ERP-technische gedeelte zitten, zeker bij klanten die met voorraden en projecten werken. Je wilt hen kunnen adviseren op projectniveau: heb je alles fiscaaltechnisch gezien goed ingeregeld, moet je iets in je structuur aanpassen. Zeker wanneer je regelmatig bij klanten bent, hoor je alle informatie. Loopt alles efficiënt, is alles goed ingesteld? Zo niet, dan moet je met de klant in gesprek gaan om over te stappen naar een ander pakket. Of hem adviseren welke mogelijkheden zijn pakket hem biedt en welke koppelingen er zijn waarmee alles efficiënter wordt.”

Dit traject doorliep Luna ook met Ciphix. Ciphix is een jong bedrijf, opgericht in 2018 door de drie eigenaren. Zij ondersteunen organisaties in het opbouwen van een digitale workforce, om competitief te blijven. Dit doen ze door repetitieve taken vervangen door software robots, zodat mensen ‘weer mens kunnen zijn’ en daar bijdragen waar ze de meeste toegevoegde waarde hebben. Ciphix heeft inmiddels veertig man in dienst en de oprichters zijn vorig jaar door Sprout verkozen tot beste ondernemer onder de 25.

Sturen op projecten

“Ongeveer anderhalf jaar geleden is Ciphix overgestapt naar De Hooge Waerder. Zij zochten een accountantskantoor dat hen full service kon bieden, in plaats van alleen maar meekijken in de boekhouding. Ze gebruikten op dat moment al Exact Online. Maar met alleen de boekhouding in Exact konden ze alleen sturen op financiële gegevens. Het voornaamste was dat ze ook wilde kunnen sturen op de projecten: wat zijn de kosten, wat zijn de uren en wat staat er in de prijsafspraken vastgelegd. Te veel lag op dat moment bij de eigenaar, zoals het financiële stuk en het bijhouden van alle projecten.

We hebben eerst een professionaliseringsslag in de inrichting van de boekhouding gedaan. Daarna zijn we verder gaan kijken. Het hele proces van projecten zat in een ander systeem. Al vrij vroeg kwamen we erop uit dat de beste oplossing projectmanagement van Exact was, zodat alles in één systeem geïntegreerd is. Daarmee creëer je een fundament met alle boekingen van facturen, met daarnaast projectmatige informatie toegevoegd.”

Inzicht in groei

Mattijs Gast, CEO en een van de oprichters van Ciphix: “De projectmanagement module van Exact was redelijk duidelijk. We hebben een maand schaduw gedraaid en daarna is iedereen overgezet naar Exact. We zijn het gewoon gaan doen. We zijn zelf technisch en het was geen hogere wiskunde. Het draaide vrij snel en heeft veel hoofdpijn weggenomen. Dit hadden we veel eerder moeten doen.”

“Exact geeft ons realtime inzicht met name in onze groei”, vervolgt hij zijn verhaal. “Wanneer je met vijftien man werkt, overzie je alles en kun je de business op je gevoel sturen. Maar wanneer je groeit, moet je op een gegeven moment over naar beslissen op basis van data. We hebben nu volwassen processen die ingericht zijn voor verdere groei. Je hoeft niet elke keer terug naar de tekentafel. We zijn schaalbaar en groeiproof. Exact is een volwassen systeem dat goed werkt. Dat geeft een stukje zekerheid.”

Strakker proces door automatisering

Luna: “Sinds oktober werkt Ciphix met projectmanagement van Exact. Ze zijn er heel tevreden mee. Het geeft hen veel meer inzicht in de uren per project en maakt het proces veel strakker. Zo brengt het bijvoorbeeld in kaart welke inkoopkosten wellicht kunnen worden doorbelast. Ik kijk vanuit Exact Online mee, vanuit de financiële kant. Ik kan voor hen factuurvoorstellen klaarzetten. Zo ondervang je veel van wat je anders was misgelopen. Het maakt onderhanden werk veel inzichtelijker. Het bedrijf groeit enorm snel, dus je moet er kort op zitten.

Voordeel is wel dat deze klant begrijpt waarom ze het beste kunnen automatiseren. Dat is nog niet bij elke klant het geval. Als wij de boekhouding verwerken, ga ik zoveel mogelijk automatiseren. Wanneer het effect op de klant heeft, en deze staat er nog niet voor open, moet je het veel meer stap voor stap doen. Goed uitleggen, even langsgaan. Dat maakt de samenwerking gelijk makkelijker.”

Realtime inzicht

“Ik zie dat klanten uiteindelijk realtime inzicht willen. Cijfers vanuit het verleden zijn niet belangrijk meer. Waar wij waarde toevoegen, is het inzicht geven in de toekomst: liquiditeitprognoses, voorspellingen maken, branches vergelijken. Dat wordt steeds meer onze rol. De cijfers moeten er gewoon zijn.”