Van fulltime naar parttime dankzij Exacts fiscale software | Administratiekantoor A. Hessels

Alfred Hessels van Administratiekantoor A. Hessels in Rijsbergen heeft een lange loopbaan als boekhouder. In de bijna dertig jaar dat hij zijn eigen kantoor runt, heeft hij de digitale revolutie uit eerste hand beleefd, van werken zonder internet tot volledige digitalisatie met behulp van Exact. Inmiddels is zijn kantoor compleet papierloos en bijna helemaal geautomatiseerd. Dankzij de slimme producten van Exact geniet hij nu van meer rust. In dit artikel delen we zijn ervaringen en ontdekken we hoe Exact zijn manier van werken heeft veranderd.

Geen werknemer meer nodig dankzij Exact

Toen Alfred berekende dat hij bijna driehonderd uur per maand werkte, besefte hij dat hij dit niet in zijn eentje kon volhouden. "Ik reed vaak op zaterdag even terug naar kantoor, en tijdens drukke momenten ging ik 's avonds nog even heen en weer om mijn werk af te krijgen." Alfred zag in dat dit te veel was en nam een medewerker in dienst.

Maar dankzij de automatisering met Exact Online en Fiscaal heeft Alfred geen last meer van de gebruikelijke drukte tijdens piekmomenten. Hij kan zijn werk goed bijhouden en geniet van meer vrije tijd zonder dat dit ten koste gaat van zijn resultaten. Een snelle blik op zijn eigen urenregistratie laat zien dat hij inmiddels de helft minder werkt.

Het moment dat Hessels besefte dat hij alleen verder kon gaan en geen werknemer meer nodig had, was toen hij begon met Samenwerken en Samenwerken Uitgebreid. "Ook mijn klanten gingen het steeds beter doen. Die moet je natuurlijk ook mee hebben. Als klanten gebruikmaken van de software, heb je er namelijk minder omkijken naar. Ze gingen ook steeds meer communiceren via Exact zelf. Dat hielp ook enorm. Ik merk dat de nieuwe generatie sneller is in het digitaal werken, maar ook de mensen van wie ik het niet verwacht had, zijn er goed in. Dat is ook niet zo gek, want ze zien het resultaat.”.

Tijdwinst en gemak voor de klant

Alfred maakt dagelijks gebruik van Exact Online, en Fiscaal voor de jaarrekeningen en aangiftes. Doordat zijn klanten in de uitstelregeling zitten, kan hij de jaarrekeningen het hele jaar door afwerken.

Nog voordat Exact onder de naam Exact opereerde (héél lang geleden dus), werkte Alfred er al mee. "Ik ben altijd trouw gebleven aan Exact, want ik vind het toch wel een van de klantvriendelijkste pakketten. Zowel voor mezelf als voor mijn eigen klanten, want zij komen er ook mee in aanraking.

Ik heb nog nooit meegemaakt dat een nieuwe klant niet wilde meewerken of het niet leuk vond. Het is voor hen ook gemak en het levert ze tijdwinst op. De uitgaande en inkomende facturen worden automatisch ingescand en ik krijg een boekingsvoorstel. Mijn klanten zien zelf ook het voordeel. Met de Mijn[Kantoor]-app kunnen klanten gemakkelijk facturen sturen en documenten uploaden. Ze hebben inzicht in de cijfers en krijgen snel reactie."

Een papierloos kantoor

Vroeger stond Alfreds kantoor vol met ordners en mappen. Nu werkt hij compleet papierloos. "Ik ging weleens naar de bijeenkomsten van Exact. En tijdens zo'n bijeenkomst vertelde Exact een keer dat ze naar een papierloos kantoor wilden. Ik dacht ‘het zal wel’, maar ik moet zeggen, voor mijn eigen administratie komt er echt geen papier meer aan te pas, en ook de communicatie naar klanten toe is compleet papierloos."

Een jaarrekening met één druk op de knop

Alfred was al een tijd op zoek naar software voor de aangifte. Exact bracht deze nieuwe functie zo'n twee jaar geleden uit, en hij begon er meteen mee te werken. "Het was even wennen, het is namelijk uitgebreid, maar als je het eenmaal doorhebt dan is het ideaal. Ik werk er nu voor het tweede jaar mee en het werkt heel prettig. En omdat ik alleen werk, kan ik een jaarrekening eigenlijk meteen afronden zodra ik de laatste boeking maak van het jaar. Ik kan mijn jaarrekeningen nu opstellen en maken met één druk op de knop."

Geen piekmomenten meer en minder stress

Alfred is ver met automatisatie en digitalisatie. "Soms spreek ik met collega's die zeggen dat ze zo druk zijn dat ze tijdens een bepaalde periode van het jaar geen vrij kunnen nemen. Dan denk ik, ja, deze pieken heb ik niet meer. Het is geweldig dat ik geen stress en druk meer heb; ik heb rust. Als ik 's ochtends naar werk rijd, weet ik precies wat ik moet doen. Ik ben dagelijks bij met alle administratie. Die stress, van krijg ik alles wel af, heb ik al een paar jaar niet meer."

Uiteindelijk heeft Alfred nog twee of drie klanten die niet meedoen met de digitalisatie. "Ik heb het geprobeerd, maar als ze het niet willen, dan hoeft dat niet. Ik ben er om ze te helpen, en Exact is voor mij een hulpmiddel. Als ze dat niet willen, dan is dat ook goed."

Meer tijd voor klanten

Alfred werkt in het centrum van Rijsbergen. Bij goed weer zet hij zijn deuren graag open. “Iedereen kan gewoon binnenlopen. Ik ben vrij laagdrempelig voor de klant: ze hoeven niet te bellen voor een afspraak. Het gebeurt ook weleens dat ik aan het einde van de dag bijna niet aan mijn werk ben toegekomen, omdat ik veel klanten op bezoek heb gehad. Die dagen zitten erbij, en dat is geen probleem, want ik heb daar de tijd voor. Ik kan nu klanten ontvangen zonder dat ik bang ben dat ik mijn werk niet afkrijg.”

Meer informatie over Exact Online Fiscaal

Benieuwd naar welke automatiseringsslagen jij binnen jouw administratiekantoor kunt maken dankzij onze fiscale software? Ontdek het in onderstaande brochure.