Meer overzicht, gemak en rust met Exact Online Kantoorbeheer

Al vanaf de oprichting van het bedrijf, nu 30 jaar geleden, gebruikt Adfinacc Exact software. Ze werken ook al een paar jaar met Exact Online. Wat relatief nieuw voor hen is, is Exact Online Kantoorbeheer. “Het kon allemaal wat efficiënter en sneller”, vertellen Stef Peters en Tessa van den Noort van Adfinacc. “Exact Online Kantoorbeheer geeft ons nóg meer inzicht, gebruiksgemak en tijdwinst.”

Persoonlijk en digitaal samenwerken

Bij hun kantoor in Schijndel werken vijf medewerkers. Samen verzetten ze werk voor ruim 300 mkb-klanten in Nederland, verspreid over allerlei branches. “Wat ons kenmerkt, is de snelle en persoonlijke samenwerking met onze klanten”, begint directeur Stef. “We kennen iedereen en beantwoorden de meeste vragen dezelfde dag nog.” Zo’n 90% van hun klanten werkt met Exact. “Er zijn er nog zo’n 15 met papieren mappen. De doos met bonnetjes? Die zien we bij een handjevol klanten nog. Ook al probeer ik hen te overtuigen van het nut van digitalisering, ik respecteer het als ze (nog) niet willen. Toen ik voor mezelf begon, gunden zij me immers het voordeel van de twijfel.” Zelf heeft het kantoor ook geen papieren administratie meer. “Vorig jaar stond hier een hele dag een papiervernietiger voor de deur en hebben we ons archief opgeruimd.”

De overstap naar Exact Online Kantoorbeheer

Het begon ooit met Exact voor MS Dos. Via Exact voor Windows gingen ze naar Exact Globe, daarna kwam Exact Online en sinds twee maanden gebruiken ze Exact Online Kantoorbeheer. “We gebruiken de modules projectadministratie, facturatie, accountancy, salaris, jaarrekening en fiscaal”, vertelt assistent accountant Tessa. “Voorheen gebruikten we Excel lijsten, onder andere voor de planning van de lonen. Uit een labmeeting bij Exact afgelopen zomer – waarin we elke maand samen met andere kantoren meedenken over de ontwikkelingen bij Exact – kwam naar voren dat meer kantoren het nog op die manier deden. We besloten dat het anders moest. Hoe meer automatisering, hoe beter. Vanaf de eerste release zijn we Exact Online Kantoorbeheer gaan gebruiken. “Het was even een tijdsinvestering qua inrichting en onze medewerkers moeten echt wel wennen, maar we ervaren nu de voordelen al.”

Volop winst met Exact Online Kantoorbeheer

Wat ze bij Adfinacc belangrijk vinden, is dat ze allemaal weten wat er speelt als een klant belt. “Dankzij de notities en taken die we nu vastleggen in Exact, kunnen we voor elkaar inspringen”, aldus Stef. Naast beter taakbeheer ervaren ze meer profijt van Exact Online Kantoorbeheer. “Vooral de efficiëntere samenwerking met klanten zorgt voor veel tijdwinst”, legt Tessa uit. “We hebben meer zicht op de status van processen. De klant heeft zelf nu ook beperkt inzicht en kan factureren vanuit Exact. Via de app levert hij makkelijker bonnetjes aan, waardoor wij met meer regelmaat de cijfers kunnen bijwerken. De klant levert bijvoorbeeld elke dinsdagmiddag input, elke woensdag heeft hij een bijgewerkte boekhouding.” Ze horen terug dat hun klanten het fijn vinden dat de cijfers met Exact Online altijd up-to-date zijn, en henzelf scheelt het veel drukte in de piekmaanden. “Exact Online Kantoorbeheer geeft onze klanten én onszelf rust.”

Efficiëntere loonadministratie

Ook voor de planning van de salarisadministratie werkte Adfinacc voorheen met Excel en nu met Kantoorbeheer. “De planning stond vroeger in een los Excel document, nu in Exact Online”, legt Tessa uit. “Gekoppeld en wel, dus achter taken komt vanzelf een groen vinkje. We hoeven niet meer handmatig in te vullen dat we de lonen verwerkt hebben.” Stef knikt. “Als ik al die groene vinkjes zie, geeft dat een gerust gevoel.” Ook het feit dat er nu goed inzicht in de loonadministratie van voorgaande maanden is, vindt hij een pluspunt. “In vakantietijd boek ik zelf wel eens lonen in. Heel fijn dat ik dan snel en makkelijk kan terugzien wat er vorige maand gebeurde.”

Op naar nóg meer efficiency en gemak voor iedereen

Al met al voelen Stef en Tessa zichzelf echt ambassadeurs van Exact. “Dat komt met name door het gebruiksgemak”, legt Stef uit. “Ik werk er natuurlijk al 30 jaar mee en ken de ins en outs. We doen als gebruiker bewust mee met de Exact labmeetings. Zo kunnen we onze wensen en ervaringen delen, leren we de mensen binnen Exact kennen én houden we directe lijntjes zodat eventuele problemen snel zijn opgelost. Ik moet zeggen: Exact heeft goed geluisterd naar de input de laatste jaren. Een foto van de klant bij zijn profiel bijvoorbeeld, dat is toch hartstikke handig? Het zou mooi zijn als we binnenkort ook nog kunnen mailen vanuit Exact. Dat zou het gemak compleet maken.” Exact is misschien niet het goedkoopste pakket, maar het gemak maakt dat volgens Tessa ruimschoots goed. “Klanten schrikken soms van de prijs voor een eigen licentie. Als we dan uitleggen dat wij bijvoorbeeld niet meer hoeven factureren en we sneller en efficiënter samenwerken, snappen ze dat het uiteindelijk kosten bespaart. Als ’t aan ons ligt, werkten al onze klanten met Exact.”

Tip tegen overstapvrees

Het zal je niet verbazen dat Stefs zoon voor zijn webwinkel ook Exact gebruikt. Op vriendelijk doch dwingend advies van zijn vader. “Hij krijgt geen facturen meer binnen”, legt Stef uit. “Niet op papier en zelfs niet digitaal, alleen een betaalbewijs of bestelbevestiging. Zo’n nieuwerwetse bedrijfsvoering vraagt om een modern systeem als Exact.” Ook voor niet-familieleden die een overstap overwegen heeft Stef een bruikbare tip: wees niet bang, maar doe het gewoon. “Vraag klanten die huiverig zijn voor verdere automatisering eens wat ze eigenlijk met die papieren jaarrekening doen. Grote kans dat ze moeten concluderen dat hij in een map belandt om daar vervolgens in te blijven zitten tot sint juttemis. Gooi je oude pakket ook meteen weg, dan kom je niet in de verleiding oude lijsten of procedures te blijven gebruiken als je even door kinderziektes heen moet. Je zult zien: hoe meer je in één en hetzelfde pakket werkt, hoe beter, makkelijker en sneller het gaat.”