Up2Date: “De communicatiefunctie in Mijn[Kantoor] is onbetaalbaar”

Het midden- en kleinbedrijf in Nederland is booming. Dat komt voor een groot deel op het conto van kleine zelfstandigen en zzp’ers. Maar waar deze voorheen alleen terecht konden bij de grotere en dus kostbare administratiekantoren, is er tegenwoordig volop keuze. Boekhoudkantoren die zélf zzp’er zijn of uit een minimaal aantal personen bestaan. Up2Date in Zierikzee is er daar één van. Belangrijkste eigenschap: alles gaat digitaal. “Dat is onze manier om onze (standaard) diensten relatief laag geprijsd te houden. Wij focussen ons namelijk liever op het geven van advies en proberen de standaardprocessen zoveel mogelijk te automatiseren. Dat scheelt ons een hoop tijd en de klant een hoop kosten”.

De naam is niet zomaar gekozen, vertelt Marcel Pijpstra. “We zetten constant in op innovaties voor onze klanten. Daardoor kunnen we meer tijd besteden aan advies, daar is – zeker in deze tijd – veel behoefte aan.” Pijpstra startte Up2Date in 2016 en koos direct voor Exact Online. “Ik kende het al vanuit mijn laatste werkgever, al zaten er toen nog lang niet alle functies in die we nu hebben. Maar ik zag wel dat er niet alles uitgehaald werd wat erin zat destijds.”

Steeds meer advies

De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat Pijpstra in het begin niet direct overtuigd was van álles digitaal verwerken. “Het is toch een soort reflex als boekhouder om alles in eigen hand te willen houden.” Uiteindelijk maakte hij toch de stap naar Samenwerken dat legde hem geen windeieren. “Ik heb steeds meer klanten kunnen aannemen, maar het aannemen van personeel twee jaar uit kunnen stellen.” In 2019 resulteerde dat in het toetreden van zijn vrouw Carolien. “We vullen elkaar mooi aan,” zegt Pijpstra. “Carolien is gespecialiseerd in administraties van BV’s.” Samen dekken ze nu een heel portfolio aan administratiefuncties af, van basisadministraties tot jaarrekeningen en aangiftes. “En veel advies, met name over financiering”, vertelt Pijpstra. “Ik merk dat het laatste opvallend vaak met corona te maken heeft.

Het kantoor is in de tussentijd dankzij Samenwerken spectaculair gegroeid. “Zeker 50% meer dan ik vooraf had ingeschat dat we samen konden bolwerken. Inmiddels groeien we zo hard door, dat we nu écht iemand extra gaan aannemen.”

Iedereen kan met smartphone overweg

Pijpstra merkt wel dat nieuwe klanten goed begeleid moeten worden wanneer ze gebruik gaan maken van Exact Online. “We lopen de software en de mogelijkheden altijd stap voor stap door. Daarna zijn er vaak nog wel wat vragen in de eerste periode, vooral bij klanten die voorheen alles in een schoenendoos opspaarden. Zodra ze echt met Exact Online gaan werken, gaat het snel de goede kant op. Een smartphone is dan ook voor vrijwel iedereen inmiddels een bekend apparaat.”

Pijpstra doelt hiermee op Mijn[Kantoor], de omgeving waarin de klant zich vooral begeeft bij het werken met Exact Online. “Als ik één functie zou moeten opnoemen in Mijn[Kantoor] die ons veel werk en ergernis bespaart, dan is het de communicatiemogelijkheid. Je wilt niet weten hoe vaak we die gebruiken om ontbrekende stukken op te vragen. Daarmee verleggen we de druk van ons naar de klant, en dat bespaart ons gewoon erg veel tijd en steeds weer navragen.”

Pijpstra voorziet nog wel wat meer groei in de nabije toekomst. “We hadden nooit de ambitie om personeel aan te nemen. Maar dankzij Samenwerken durf ik het wel aan om te zeggen dat we over vijf jaar een kantoor hebben met – behalve Carolien en ik – twee of drie medewerkers en minstens dubbel zoveel klanten!”