Accountancy
MOS Accountants: eerste digitaal bezwaarmaker van Nederland met Exact Online Fiscaal
MOS Accountants en Adviseurs heeft de primeur! Ze mogen als eerste gebruikmaken van de Digitaal Bezwaar optie bij de Belastingdienst. Dit doen ze met behulp van de nieuw geïntegreerde feature van Exact Online Fiscaal, die dit mogelijk maakt. Peter Kroezen vertelt over zijn ervaringen met de Exact aangiftesoftware en zijn verwachtingen van digitaal bezwaar maken. “Exact Online Fiscaal heeft ons al veel gemak gebracht. Ik verwacht dat deze nieuwe ontwikkeling nóg meer tijdsbesparing oplevert.”
Van aangiftes tot accountancy en advies
Peter loopt al even mee als accountant en fiscalist bij MOS Accountants en Adviseurs. Vijfentwintig jaar om precies te zijn. “Met ongeveer 50 medewerkers werken we vanuit drie vestigingen voor mkb-bedrijven in verschillende branches. Een persoonlijke klantbediening, heldere werkwijze en slimme toepassing van digitale technieken staan voor ons centraal.” Het werk van Peter en zijn collega’s is continu in beweging. Die diversiteit en klantcontacten maken het werk voor hem zo leuk. “Ons beroep mag dan een stoffig imago hebben, ik heb juist goede dialogen en krijg ook af en toe tegengas. De fiscale praktijk is gewoon hartstikke boeiend.”
Ook qua software staat MOS Accountants en Adviseurs niet stil. “Natuurlijk zijn we meegegaan met de ontwikkelingen. We werkten lang vanuit Unit4 en na de overname kwamen we onder de Exact vlag te hangen. Voor onze aangiftes gebruiken we al jaren Exact Online Fiscaal. Tot grote tevredenheid.”
Voordelen Exact aangiftesoftware
Het grote voordeel van Exact Online Fiscaal vindt Peter de gebruiksvriendelijkheid.
Je ziet in één oogopslag hoe het werkt. Het zit praktisch en logisch in elkaar.
Verder heeft de software mooie mogelijkheden, zoals de queryfunctie. Zeker als het gaat om grote volumes, zoals massale bezwaarprocedures, is het handig dat je kunt filteren op al je klanten die een bepaald Box 3-vermogen hebben.”
Verder noemt Peter het inzicht als voordeel. “Voor mijn eigen klantenpakket zit de meeste informatie wel in mijn hoofd. Maar sinds we zijn gegroeid en voor een grotere groep klanten werken, past alles niet meer in één hoofd. En ook niet in tien hoofden. Dan heb je dit soort online oplossingen gewoon nodig.”
Efficiency en tijdsbesparing
Naast gebruiksgemak, beter inzicht en overzicht denkt Peter dat de investering in Exact Online Fiscaal hen ook geld oplevert in de vorm van tijdwinst en klanttevredenheid.
Het proces is snel en efficiënt. Onze klanten hoeven alleen maar een digitale handtekening te zetten ter accordering van de aangifte.
Ze hoeven verder weinig te doen en weten dat alles kwalitatief in orde is. Als we meer met de samenwerkingsmodule gaan werken, zullen de klanten de voordelen van Exact Online Fiscaal nog directer ervaren.”
Eerste digitaal bezwaar ingediend
Recent heeft MOS Accountants en Adviseurs als allereerste kantoor de digitaal bezwaar functie gebruikt bij de Belastingdienst. “Een eer”, vertelt Peter. ”En ik ben er blij mee. Met Digitaal Bezwaar krijg je direct een ontvangstbevestiging bij het indienen. Er kan geen discussie meer zijn over een bezwaar wel of niet is binnengekomen bij de Belastingdienst. Vroeger kon dat nog tot boetes leiden, dus hier hebben we het eerste voordeel al te pakken.”
Digitaal bezwaar maken is verder natuurlijk ook tijdbesparend. “Alle relevante velden worden vooraf alvast ingevuld op basis van SBA”, legt Peter uit. “Je hoeft geen naam of aanslagnummer meer in te vullen. De standaardgegevens worden overgenomen vanuit de aanslag. Ook voeg je in Digitaal Bezwaar makkelijk bewijsstukken toe in PDF.”
Minder fouten, meer gemak en tijdsbesparing
Zeker als het gaat om relatief eenvoudigere bezwaren op aangiften vennootschapsbelasting, inkomstenbelasting en de omzetbelasting, verwacht Peter de nieuwe digitaal bezwaarprocedure te gaan gebruiken.
Het is minder foutgevoelig en een stuk makkelijker om een bezwaar in te dienen. Daarnaast is digitaal ook veiliger, omdat gegevens niet kwijt kunnen raken in de post.”
Ook voor de complexere bezwaartrajecten ziet hij voordeel. “Je moet in basis alles binnen zes weken indienen. Hoe meer geautomatiseerd dat kan, hoe efficiënter het is.”
Digitaal Bezwaar maken zorgt ervoor dat je als accountant of fiscalist sneller kunt schakelen en geen info mist. Bij MOS Accountants en Adviseurs dienen ze jaarlijks tientallen bezwaren in, dus tel uit je tijdwinst. “Vroeger kwam het regelmatig voor dat we een aanslag pas zagen op het moment dat het te laat was om bezwaar te maken. Dan sta je natuurlijk met 1-0 of 2-0 achter richting de Belastingdienst. De digitalisering van het bezwaarproces is een goede ontwikkeling. Zeker aangezien alles geïntegreerd is in de software waar we al mee werken.”
Lang leve automatisering
Digitaal bezwaar maken past wat Peter betreft in de hedendaagse trend om zoveel mogelijk te automatiseren. “Je prijst jezelf uit de markt als je niet meegaat met deze ontwikkeling”, vindt hij. “Dankzij de techniek ben je in staat klanten te monitoren en processen efficiënter in te richten. Je kunt aanslagen automatisch controleren met de aangifte en signaleert afwijkingen makkelijk. Doe je dit nog niet digitaal maar op een andere manier, dan loop je het risico de boot te missen.”
Aan kantoren die nog niet zo ver gedigitaliseerd zijn, zou hij dan ook willen zeggen dat ze zichzelf tekortdoen. “Met een goed systeem zoals Exact Online Fiscaal zie je makkelijk wie wat moet doen en wanneer. En de Digitaal Bezwaar feature maakt de workflows in Exact Online Fiscaal nog beter. Zeker als je meer dan tien medewerkers hebt, loop je zonder automatisering het risico op inefficiënte processen.
In Exact Online Fiscaal zie je straks in één oogopslag welke bezwaren je hebt uitgestuurd. Je hoeft niets meer terug te zoeken in losse dossiers. Ook werk overnemen van een collega die ziek is, wordt stukken makkelijker. Voor mij is het duidelijk: hoe meer er gedigitaliseerd is, hoe beter het inzicht en de voortgang van het werk.”
