Hogere verwerkingssnelheid en goede klantbinding | FinAmi b.v.

FinAmi laat ondernemers het beste uit hun bedrijf halen door hen te adviseren en begeleiden om uiteindelijk samen de meest optimale financiële en fiscale positie te creëren. Voor het afhandelen en indienen van aangiftes wordt gebruikgemaakt van Exact Online Fiscaal en Samenwerken. Partner René Boot vertelt hoe deze oplossing het kantoor helpen om ook met prijzen die onder druk staan goede marges te realiseren én klanten tevreden te houden.

FinAmi ondersteunt ondernemers met een brede dienstverlening op financieel, fiscaal, juridisch en administratief gebied. Hiermee kan het de meest uiteenlopende vraagstukken van klanten snel analyseren en oplossen. Het doet daarbij zijn naam eer aan (financiële vriend, van het Franse ‘amie’) door zich als persoonlijk raadgever en betrouwbaar deskundige op te stellen naar zijn klanten. De uitgebreide kennis en ervaring waarover het kantoor beschikt, wordt daarnaast op allerlei manieren proactief gedeeld met ondernemers die er hun voordeel mee kunnen doen. Zelf beschikt het kantoor vanzelfsprekend over goede hulpmiddelen bij het uitvoeren van zijn dienstverlening.

Het juiste gereedschap

René: “Ook in ons vak geldt dat het juiste gereedschap het halve werk is. Toen wij jaren geleden geleden een beslissing moesten nemen over een nieuwe oplossing voor onze fiscale aangiftesoftware, hebben we hier dan ook serieus naar gekeken. Vanuit het op dat moment gebruikte product, was het logisch dat we keken naar Exact Online Fiscaal. Maar we wilden er wel zeker van zijn dat dit de beste keuze was, dus zijn we met de fiscale afdeling op bezoek geweest bij een collegakantoor in Den Haag dat al langer met deze applicatie werkte. Wat we daar te zien kregen, maakte ons gelijk enthousiast: heel gebruiksvriendelijke software waarbij je eenvoudig op van alles kunt filteren en in een handomdraai overzichten kunt draaien. Hier zouden we zeker ons voordeel mee kunnen doen.

Meer aangiftes verwerken

Nadat de keuze eenmaal op Exact Online Fiscaal was gevallen, konden we er snel mee aan de slag. Bij elke verandering is er sprake van gewenningstijd, maar in dit geval ging het omschakelen echt snel. Mensen die actief met de software werken zijn heel enthousiast. Ze kunnen klanten nu sneller bedienen en hebben veel meer inzicht in de workflow. Aan de status zie je namelijk direct wanneer er acties bij de klant liggen, zodat je hier proactief achteraan kunt. Je kunt ook zien wanneer de klant bijvoorbeeld zijn belastinggegevens heeft aangeleverd, waardoor je dit ook zelf weer snel op kunt pakken. Met de ingebruikname van Samenwerken werd het samenwerken met de klant nog eenvoudiger en sneller. Je kunt met deze software namelijk op het moment dat je bezig bent met een aangifte vragenlijsten opstellen die je, via het systeem, in één keer doorzet naar de klant. Zodra de klant vragen beantwoord of de nodige documenten upload, krijg je een seintje vanuit de applicatie zodat je het betreffende dossier weer op kunt pakken.

Met Exact Online Fiscaal en Samenwerken samen kunnen we nu met hetzelfde aantal mensen nóg meer aangiftes verwerken dan voorheen. In een wereld waar steeds meer met vaste jaartarieven wordt gewerkt, is dat niet onbelangrijk wil je als kantoor zelf financieel succesvol blijven opereren. Daarnaast is Samenwerken een mooi digitaal visitekaartje van ons kantoor: weer een extra reden waarom onze klanten graag bij ons blijven.

Overzicht, inzicht en workflow

We gebruiken Exact Online Fiscaal nu al langere tijd waardoor we meer overzichten kunnen maken met de beschikbare data voor het verkrijgen van snelle nieuwe inzichten, zoals bijvoorbeeld wie er een eigen woning heeft of BOX 3 vermogen. Relatiebeheerders kunnen nu eenvoudig via standaard overzichten allerlei posten voor hun eigen klanten inzichtelijk maken. Ook vanuit de aangifte zelf kunnen zogenaamde queries worden gemaakt. Bijvoorbeeld om alle klanten met een eigen huis in beeld te brengen om hen vervolgens van voor hen relevante informatie te voorzien. De workflow in Exact Online Fiscaal heeft onze interne processen efficiënter gemaakt. Als je een vraag wilt stellen aan een collega, dan hoef je die niet meer te mailen, maar stel je die gewoon via de aangiftesoftware zelf. Hierdoor krijg je snel reactie en ‘verdwijnt’ je vraag niet meer in een volle e-mailbox.

Optimale dienstverlening

Wij werken graag met Exact Online Fiscaal en Samenwerken: de software is gebruiksvriendelijk, efficiënt, overzichtelijk en informatief. Dat draag allemaal bij aan een optimale dienstverlening aan onze klanten. Iets wat de klanten niet zo zeer zullen merken, maar ik persoonlijk des te meer, is dat het afhandelen van aangiftes veel sneller gaat dan voorheen. Ook ons kantoor gaat steeds meer over op het doorberekenen van jaarprijzen voor onze dienstverlening. Dus als we met hetzelfde aantal mensen meer werk kunnen doen, dan betekent dat een directe positieve bijdrage aan het resultaat van ons kantoor”.