Accountancy

Zo is Samenwerken bij Slimme Boekhouding echt handenvrij boekhouden

Wat gebeurt er als drie ondernemende mannen met een accountancy-achtergrond filosoferen over waarom administratie- en accountantskantoren klanten nauwelijks meenemen in de digitalisering en ze in plaats van goedkoper, alleen maar duurder worden? Juist, dan nemen ze het heft in eigen hand. Zo begon Slimme Boekhouding medio 2017 met precies nul klanten.

Na 3 jaar 200 klanten

Toen Willem Visser, Maurice Vollemans en Taco Luiken in juni 2017 Slimme Boekhouding begonnen, hoopten de drie na een jaar 30 tevreden klanten te hebben. Anderhalf jaar later staat de teller al op 120, mede dankzij het uitgebreide netwerk van de drie. Klanten brengen weer nieuwe ondernemers aan en begin 2020 staat de teller op 200. Het team van Slimme Boekhouding bestaande uit de drie oprichters, drie medewerkers en drie freelancers, verzorgt de boekhouding en alle fiscale aangiften voor zijn klanten.

Efficiëntie als groeimotor

Efficiënte verwerking is de groeimotor van Slimme Boekhouding. “We leren onze klanten om hun boekhouding digitaal bij ons aan te leveren, waardoor wij die snel en correct kunnen verwerken”, vertelt Willem. “Ons model verschilt met dat van traditionele boekhouders en accountantskantoren. Het merendeel werkt op uurbasis en ziet digitalisering vooral als een bedreiging. Immers, hoe efficiënter en sneller het proces, des te minder uren ze kunnen factureren. Bij ons gaat die vlieger niet op: wij werken met een vast tarief per jaar. Voor ons is een zo efficiënt mogelijk proces cruciaal, want anders verdienen wij niets. Daar ligt onze ondernemersuitdaging.” 

Digitaal én menselijk

“Uiteraard hebben we alle softwarepakketten op de markt bekeken. We waren alle drie bekend met Exact en concludeerden unaniem dat hun software voor ons het meest geschikt was. Daarbij speelde de prijs-kwaliteitverhouding een rol, maar was ook de vooruitstrevendheid van Exact een doorslaggevende factor. De belofte van Samenwerken is geen loze kreet, maar iets waar ze bij Exact écht naar streven. Er zit een intelligentie in de software die steeds verder gaat, waardoor programma’s intuïtiever, slimmer en efficiënter worden. Zo digitaal mogelijk mét behoud van het menselijke aspect; dat is precies wat wij ook willen.” 

Enorm gebruiksvriendelijk

Nieuwe klanten downloaden de Mijn[Kantoor] app en krijgen twee mailadressen toegewezen waar leveranciers hun facturen naar toe kunnen sturen. De app is gekoppeld aan de accountancy suite van Exact Online, waardoor binnenkomende facturen direct klaar staan voor verwerking. “De app is enorm gebruiksvriendelijk; er is nog nooit een klant geweest die er moeite mee had”, zegt Willem.

Inzicht voor ondernemer

De app geeft ondernemers elk moment van de dag inzicht in hoe ze ervoor staan, hoeveel winst ze maken en hoe zich dat bijvoorbeeld verhoudt tot vorig jaar. “Voor veel klanten is dat genoeg, terwijl wij eigenlijk graag een stap verder gaan. Onze specialisten zoomen dieper in op de inkomsten en uitgaven en geven daar desgewenst advies over. Voor mij is dat bewustwordingsproces een van de dingen die ik geweldig vind: ondernemers zo eenvoudig en goed mogelijk meer inzicht geven in hoe ze ervoor staan, waardoor ze nóg beter kunnen ondernemen.” 

Blij met de nieuwe tool

“Wij beloven onze klanten dat we hen totaal ontzorgen, en Exact ontzorgt ons volledig. Als een klant een factuur verzendt, komt die automatisch in onze administratie terecht. Klanten sturen een foto van overige bonnetjes zoals een tankbon. Wij krijgen automatisch alles binnen en hebben daarnaast een live-koppeling met de bankrekening. Als er zaken ontbreken of niet kloppen, maakt de software daar automatisch melding van. Sinds kort heeft de accountancy suite van Exact Online ook een in-text communication tool en daar zijn we echt heel blij mee. Is de klant vergeten een bonnetje aan te leveren? Dan stuurt de software automatisch een pushbericht naar zijn mobiel. Die directe, online communicatie maakt de software nog efficiënter dan ‘ie al was.”

Solide samenwerking

Slimme Boekhouding waardeert de samenwerking met Exact. “Zijn er vragen, dan whatsapp ik mijn accountmanager, soms wat vaker dan anders, maar altijd helder en transparant. Wat ik vooral fijn vind is dat, ondanks dat Slimme Boekhouding relatief (nog) een kleine klant is, Exact ons heel serieus neemt. Je ziet dat de feedback ook echt opgepikt en doorvertaald wordt in het programma. Het feit dat zowel Exact als Slimme Boekhouding efficiëntie en gebruiksgemak voor de klant voorop hebben staan, maakt ons hele fijne, solide partners en maakt dat wij met vertrouwen de toekomst tegemoet gaan: verdubbeling van het aantal klanten in 2020 en de uitrol van onze formule naar minstens drie andere steden in Nederland.”