Hoe de cashflow van NCIM verbeterde door e-facturatie via Peppol

Met regelgeving en veiligheid als belangrijkste reden werkt de Nederlandse overheid met e-facturen. Daarom werkt de Nederlandse overheid sinds 2017 met Peppol. Dit is een digitale infrastructuur die aangesloten partijen de mogelijkheid biedt om e-facturen met elkaar uit te wisselen. In de praktijk betekent dit dat bedrijven die factureren aan de overheid, aangesloten moeten zijn op het Peppol-netwerk. Om die reden implementeerde ook software integrator NCIM Peppol binnen hun boekhoudpakket Exact Online. En dat biedt hen in de praktijk verschillende voordelen.

‘NCIM is een bedrijf binnen de ICT-sector', vertelt Simone Blankestijn, Team Lead Finance & Business Office bij NCIM. ‘Wij voeren opdrachten en projecten uit voor diverse eindklanten, waaronder de overheid. Toen we in 2017 als een van de eerste bedrijven verplicht werden tot het versturen van e-facturen, maakten we hiervoor gebruik van de verschillende portals van de klanten. Dat was heel erg omslachtig, want daardoor moesten we alles dubbel invoeren: eerst in ons eigen boekhoudpakket en daarna in deze portal. In diezelfde periode waren we net bezig met de overstap naar Exact Online. Toen bleek dat dit boekhoudpakket ook een koppeling had voor e-facturatie, hebben we dit gelijk geïmplementeerd.’

Eenvoudig te implementeren

'Deze implementatie is heel eenvoudig', vervolgt Blankestijn. ‘Nadat onze contactpersoon binnen Exact de koppeling had ingesteld, hoefden wij alleen een ION-nummer in te vullen. Vervolgens konden we onze standaard factuursjablonen uit Exact Online gebruiken, omdat deze al voldeden aan de eisen. Ook is het makkelijk om nieuwe klanten te koppelen aan het Peppol-systeem. Check of het factuursjabloon matcht met de factuureisen van de ontvanger en je kunt direct aan de slag.’

Efficiënter werken & betere cashflow

Het versturen van e-facturen heeft verschillende voordelen voor NCIM, vertelt Blankestijn. ‘In Exact Online zie je de realtime status van verstuurde e-facturen. Zo weet je zeker dat ze zijn aangekomen. Bij gewone facturen die je als PDF verstuurt, zie je dit niet. Met e-facturatie voorkom je dus dat je achter facturen aan moet bellen om de status te checken. Een ander voordeel van het Peppol-netwerk is dat de afhandeling van facturen bij de klant veel sneller gaat. Hierdoor krijgen we sneller betaald en hebben we dus meer geld op de bankrekening staan. Daardoor is onze cashflow verbeterd.’

Veelzijdige software

‘We werken nu ruim 1,5 jaar met deze combinatie van Exact Online en Peppol. Het verwerken van grote hoeveelheden facturen is hierdoor veel eenvoudiger geworden en kost minder tijd. Naast de mogelijkheid om te koppelen met Peppol, vinden we ook de andere mogelijkheden van Exact Online heel prettig. Zo regelen we binnen NCIM ook onze projectplanning en salarisverwerking met deze software. Kortom: we zijn erg tevreden over de software van Exact.’