Hoe Hoekstra Bouw 2 uur per dag aan administratieve taken bespaart

Anja Hoekstra, mede eigenaar Hoekstra Bouw B.V.: “Hoekstra bouw B.V. is een familiebedrijf, dat zich kenmerkt door een gemoedelijke sfeer, betrokkenheid en persoonlijk contact met de klanten. Wij zijn een veelzijdig aannemingsbedrijf met een goede reputatie in de nieuwbouw en verbouw; bekend om onze uitstekende service, werkelijke betrokkenheid en klantgerichtheid. Wij werken met een vast team van 20 gespecialiseerde vakmensen en 4 enthousiaste mensen op kantoor.

Registratie op papier was tijdrovend

Voordat we gebruik maakten van Exact Online Bouw waren we al goed op weg betreft digitalisering. Voor onze projectadministratie maakten we gebruik van Exact Globe, maar dit was, met name op de werkvloer, nog veel handmatig werk. De timmermannen schreven hun uren, materialen en notities elke dag op papier. Ook namen ze dan een stapel leverbonnen mee. Deze gegevens zette ik vervolgens handmatig in het systeem. Enorm tijdrovend, omdat ik per leverbon het juiste project moest zoeken en alles moest overtypen. Dit resulteerde in heel vaak dezelfde handmatige handelingen en dus verlies van kostbare tijd. We wilden graag een digitaliseringsslag maken, om de handmatige handelingen te verminderen.

2 uur per dag aan tijdwinst

We zijn enorm blij met de overstap naar Exact Online Bouw. De medewerkers hebben goed inzicht in de werkzaamheden die ze moeten uitvoeren en de handmatige handelingen zijn verleden tijd, omdat dit allemaal bij de bron, de bouwplaats, wordt geregistreerd. Een mooi voorbeeld zijn de leverbonnen: de bonnen worden direct door de timmermannen in Exact Online Bouw gezet, ik krijg de factuur en zoek de leverbon die aan het project is gekoppeld. Dit scheelt enorm veel zoekwerk en dus tijd, vooral als je dit vergelijkt met een jaar geleden.

Door alle voordelen bij elkaar op te tellen scheelt het ons op kantoor zo’n 2 uur per dag aan handmatige handelingen. Dit is een groot voordeel, want nu kunnen we deze tijd veel efficiënter inzetten.

Voordelen Exact Online Bouw

• Minimaliseren handmatige handelingen
• Realtime inzicht
• Integratiemogelijkheden

Inzicht in projecten

Ook hebben we nu veel meer inzicht in onze projecten. Als mij voorheen werd gevraagd hoe een bepaald project ervoor staat, was dit lastig om te zeggen. Nu is dit te allen tijde inzichtelijk. Alle gegevens zijn overal en op elk apparaat toegankelijk waardoor ik realtime inzicht heb in de projecten.

Koppeling Mareon

Daarnaast werken we ook voor een woningcorporatie. Zij maken gebruik van Mareon. Via Mareon stuurt de woningcorporatie opdrachten naar ons. Een groot voordeel is dat Mareon direct gekoppeld is aan Exact Online Bouw. De werkbonnen die de woningcorporatie aanmaakt in Mareon verschijnen direct in Exact Online Bouw. Ik hang er alleen een project aan vast. Zodra dit dan ingepland is, kunnen de timmermannen hun uren en materialen hierop boeken. Super handig!