Implementatie van bouwsoftware bij Bouwbedrijf Haarsma: de situatie vóór, tijdens & na.

Over Bouwbedrijf Haarsma

Jacob Haarsma en Ella Krikke, directie: “Bij Bouwbedrijf Haarsma staan we voor kwaliteit, garantie en werken met korte lijnen zodat we snel kunnen schakelen. Ons hechte team van ervaren vakmensen werkt dagelijks aan mooie woning- en utiliteitsprojecten. Om als bouwbedrijf nog sneller te kunnen schakelen hebben we gekozen om onze administratie te gaan digitaliseren.

Vóór de implementatie

Wij zijn altijd op zoek naar manieren om ons bedrijf naar het volgende niveau te krijgen. We proberen met de tijd mee te gaan en de marktbewegingen altijd een stapje voor te zijn. Door onze administratie, zowel op kantoor en de bouwplaats, te digitaliseren hopen wij concurrentievoordeel te creëren. Begin 2021 waren onze processen nog vrij traditioneel ingericht. We maakten onder andere gebruik van Word en Excel om onze projectadministratie te registreren.

Om met de tijd mee te gaan en het beoogde concurrentievoordeel te behalen, hebben wij toen besloten om te gaan digitaliseren. Daarnaast willen we ook meegaan in de trend: duurzaamheid. Een digitaal systeem draagt hieraan bij omdat er geen tot minder papier wordt gebruikt. Het zorgt er ook nog eens voor dat er minder fouten worden gemaakt. Papieren briefjes moeten namelijk handmatig in het systeem of in Excel worden gezet én een papiertje raakt natuurlijk wel eens kwijt. Uiteindelijk zorgt dit ervoor dat we veel duurzamer en efficiënter kunnen werken.

Tijdens de implementatie

Nadat onze keus was gevallen op Exact voor Bouw was het tijd voor het implementeren van de software. Vanuit andere bouwbedrijven hoorden we vaak dat de implementatie van nieuwe software vaak tijdrovend is. In het geval van Exact voor Bouw is dat zeker niet aan de orde. Het is relatief een kleine investering, kost weinig tijd qua implementatie en we zien op korte termijn al veel voordelen.

Tijdens de implementatie sessies kregen we goede begeleiding van de consultants. Martijn, de consultant die onze implementatie heeft begeleid, dacht erg goed mee en heeft ook de tijd genomen om onze manier van werken en processen te begrijpen. Zo kon hij ons handige tips geven om onze processen nog efficiënter in te richten. Tijdens het gehele proces hebben we veel geleerd en nieuwe inzichten opgedaan. Echt een pluspunt.

Wij kijken uit naar de toekomst, maar kijken niet te ver vooruit. Een corona pandemie en de enorme prijsstijgingen zijn zaken die je niet meeneemt in de toekomst. Wij proberen mee te gaan met de tijd, onszelf te blijven, kwaliteit te bewaken en alles een stapje voor te zijn.”

Na de implementatie

Na de succesvolle implementatie werd voor ons al snel duidelijk dat digitalisering vele voordelen biedt. We willen niet meer anders. Stap voor stap gebruiken we steeds meer van het platform: van urenregistraties tot materialen boeken en van planning tot en met factureren. Dit levert al een enorme tijdsbesparing op. Geen enkel schroefje of het boeken van uren wordt vergeten door de handige mobiele app op de bouwplaats. Daarnaast gaat het factureren op kantoor tien keer zo snel als voorheen. Een paar klikken op de knop en klaar.

Mooie voordelen waar je al op korte termijn van kunt genieten. Dan zijn er ook nog de notificaties. Het systeem stuurt je handige reminders waardoor je nooit meer iets vergeet. Zowel op kantoor als op de bouwplaats zijn we erg tevreden met Exact voor Bouw. In het begin was het even wennen voor de timmermannen, maar dat gaat boven verwachting goed. Dit is met name te danken aan de gebruiksvriendelijkheid van de software. Iedereen binnen de organisatie kan er gemakkelijk mee werken. Natuurlijk komt het wel eens voor dat een timmerman iets niet weet. Gelukkig hebben we op de meeste vragen zelf de antwoorden dankzij de training en anders kunnen we altijd nog de supportafdeling inschakelen. Dan heb je alsnog binnen 5 minuten antwoord.

Het is een alles-in-1 platform welke je altijd en overal inzicht biedt in je bedrijf en projecten.

Op kantoor zien we de grootste voordelen. Drie maanden terug betaalden we elke factuur nog met de hand en printen we elke factuur uit. Dat is nu verleden tijd. Niet meer printen dus duurzamer werken. En door de goede integratie met de boekhouding, maken we in Exact Online een bankbestand aan en hebben we geen omkijken meer naar de betalingen. We willen Exact voor Bouw zeker aanbevelen: een mooi systeem dat gelijk gekoppeld is met je boekhoudpakket. Het is een alles-in-1 platform, hoe gemakkelijk en inzichtelijk wil je het hebben?”