Hoe Meerland Bouw haar service- en onderhoudsprocessen volledig heeft geautomatiseerd

Het optimaliseren van service- en onderhoudsprocessen

Als service- en onderhoudsbedrijf heb je te maken met vele interne en externe processen, waaronder: het binnenkomen en verwerken van service- of onderhoudsopdrachten, de werkvoorbereiding, de planning, de uitvoering, en natuurlijk de facturatie. Deze processen wil je natuurlijk op een zo efficiënt en snel mogelijke manier inrichten. Wij zien nog steeds veel bedrijven die dit op de analoge manier uitvoeren. Dit zorgt voor veel en onnodige handmatige handelingen en dus een hogere foutgevoeligheid. Dergelijke fouten kostten je als service- en onderhoudsbedrijf veel tijd en dus geld. We laten je graag zien hoe de juiste bouwsoftware je kan helpen om je processen efficiënt in te richten. Dit doen we aan de hand van het succesverhaal van Meerland Bouw. Met behulp van Exact Online Bouw hebben zij hun processen gedigitaliseerd en geautomatiseerd.

Werken op papier en in spreadsheets

Meerland Bouw, gevestigd in Nieuw-Vennep, werkte ook veel op papier en in spreadsheets. Zij hadden een groot archief waar ze duizenden tekeningen, factureren en documenten in hadden opgeslagen. “Elke keer als we iets wilden opzoeken, moesten we door alle documenten om de juiste informatie te vinden. Dit is nu verleden tijd”, aldus Peter Bokhorst, mede-eigenaar van Meerland Bouw.

Digitalisering is de ‘key to success’

“We werken nu een jaar of 4 met het geautomatiseerde systeem van Exact Online Bouw waarin onder andere de inkoopfacturen, facturen van leveranciers en onderaannemers contracten digitaal verwerkt worden. Alles wordt digitaal ingelezen en meteen verwerkt. We krijgen dit op ons scherm te zien, accorderen het en het wordt automatisch doorgeboekt naar de boekhouding.” Papieren stromen zijn dus overbodig en onnodige en dubbele handelingen zijn verleden tijd. Door dergelijke processen relatief eenvoudig te digitaliseren kan er aanzienlijk efficiënter worden gewerkt, hogere kwaliteit worden geleverd en worden er minder fouten gemaakt.

Geautomatiseerd werken

Exact Online Bouw maakt gebruik van de Ketenstandaard. Voor service- en onderhoudsbedrijven betekent dit dat ze geheel geautomatiseerd opdrachten kunnen ontvangen van hun opdrachtgevers. Denk aan reparaties, (klein) onderhoud of service opdrachten. Deze opdrachten komen direct als ‘project’, met alle nodige informatie, in hun systeem te staan. Daarnaast kunnen ze dankzij de Ketenstandaard ook volledig geautomatiseerd de inkoopfacturen boeken en verwerken.

Werken in cloud

“Door het werken in de cloud kunnen mijn medewerkers en ik altijd en overal in het systeem. Als ze buiten zijn kunnen ze middels de handige mobiele app in het platform en dingen zien waarvan wij vinden dat ze die mogen zien. Zodat ze direct alle tools en informatie hebben om van start te gaan. Of dit nou op de bouwplaats, onderweg of op kantoor is. Door het rechtenstructuur van Exact Online Bouw kunnen we ook rechten koppelen aan de verschillende afdelingen. Zo ziet een timmerman bijvoorbeeld niet het financiële overzicht van het bedrijf, maar kan wel gewoon uren en materialen boeken op projecten en projectinformatie inzien. Daarintegen heb ik wel alle rechten om alle (financiële) processen in te zien”, aldus Peter. Zo heeft elke afdeling de juiste tools die ze nodig hebben.

Vele voordelen van digitalisering

“In het begin was mijn mening dat zulke software echt voor grote bouwbedrijven is. Maar nu we het een tijdje hebben gebruikt zien we al vele voordelen: we ervaren een grote tijdsbesparing en onze medewerkers hebben veel meer tijd voor andere belangrijke dingen. Daarnaast is het papieren archief niet meer nodig en werken we volledig papierloos. Vele malen beter!”