Een eenvoudig te koppelen ERP systeem bij Dutch Rescue Vehicles

‘Een compleet IT systeem dat zich eenvoudig laat koppelen aan andere systemen biedt ons veel voordelen’; Eduard Otten, Controller, Dutch Rescue Vehicles.

Eduard Otten is controller en werkt al 25 jaar bij Dutch Rescue Vehicles. Otten: ‘Wij ontwerpen, bouwen en verkopen ambulances en brandweerauto’s binnen Europa. Wij doen alles in eigen huis, het enige dat van buiten komt is het rijdende gedeelte van de auto, het chassis. De hele opbouw en inrichting van de voertuigen gebeurt in onze werkplaats. We opereren in de top van de markt en in Nederland zijn we marktleider. Je wilt dan vanzelfsprekend ook de juiste software gebruiken.’

Otten vervolgt: ‘Voordat onze huidige software geïmplementeerd werd, kon er met ons systeem niet veel meer worden gedaan dan puur en alleen boekhouding. Door gebrek aan rapportages en informatie was het lastig de organisatie goed te sturen. Er was geen centrale database, waardoor informatie niet kon worden gedeeld.’

Hierdoor werden vaak fouten gemaakt. ‘Nu hebben we één compleet systeem, voor front- en back office, en daarmee is de organisatie nu veel beter te sturen. Informatie wordt gedeeld, er kunnen eenvoudig goede rapportages worden gemaakt en alle processen staan in workflows. Hierdoor heeft de organisatie veel meer controle. Ons huidige alles-in-1 systeem laat zich ook gemakkelijk koppelen aan andere systemen en dat biedt ons veel mogelijkheden en voordelen.’

Koppeling met add-ons en applicaties

‘De beslissing om over te stappen naar onze huidige software voor het managen van onze financiële administratie was relatief eenvoudig,’ vertelt Otten. ‘We wilden betere rapportages kunnen maken, facturen kunnen scannen en de urenboekingen automatiseren. Het grote voordeel is dat ons huidige systeem zich heel eenvoudig laat koppelen. Voor het maken van de rapportages hebben we Sumatra, een add-on. Sumatra ligt als een schil om de andere systemen heen en haalt daar alle informatie uit die nodig is voor de rapportages. Daarnaast hebben we Scan Sys aangeschaft voor het scannen van onze facturen. Facturen worden via Scan Sys gedigitaliseerd en automatisch aangevuld met boekingsinformatie. Daarna worden ze in het financiële systeem ingeschoten en daar verwerkt. En met de applicatie WatchIT van Modest doen we onze urenregistratie. Iedereen die hier werkt, heeft een badge met een eigen persoonlijke code. Deze badge scan je en daarna scan je de barcode die staat op een order. Via WatchIT wordt deze informatie vervolgens automatisch in het centrale systeem geregistreerd,’ aldus Otten.

Informatie eenduidig vastleggen

Bij Dutch Rescue Vehicles zijn ook veel processen die helemaal niets met financiën hebben te maken. Er werd daarom ook een nieuw systeem aangeschaft waarbij alle andere, dus niet-financiële, gegevens in één keer geborgd zouden kunnen worden. Otten: ‘Ik wilde een systeem waarbij informatie gedeeld zou kunnen worden. Voordat we met dit nieuwe front office systeem werkten, had iedere medewerker zijn eigen manier voor het vastleggen van informatie. Er circuleerden allerlei verschillende Excel- en Word-documenten door de organisatie die niet aan elkaar gekoppeld waren. Hierdoor werden essentiële fouten gemaakt, puur en alleen omdat mensen over verschillende gegevens beschikten. Nu moet iedereen op dezelfde manier informatie vastleggen, dat hebben we zo met elkaar afgesproken. Eenvoudig is dat niet, iedereen moet zich wel aan die afspraken houden. Daarom hebben we nu een digitale medewerker in dienst. Deze helpt mensen eraan herinneren: afspraak is afspraak. En dat werkt.’

Workflows voor alle processen

‘Wat we verder nog in ons front office systeem doen?’ Otten vervolgt: ‘Wij verkopen onze voertuigen via aanbestedingen. Als een gemeente nieuwe ambulances nodig heeft, schrijven ze een aanbesteding uit waar wij ons op kunnen inschrijven. Een aanbesteding is een zeer complex traject dat bestaat uit allerlei verschillende processen. Al deze processen hebben wij nu in workflows vastgelegd. We kunnen nu via ons nieuwe systeem goed monitoren en bijsturen als er iets mis dreigt te gaan.’