Kunstmuseum Den Haag: "Exact denkt mee over de mogelijkheden"

Het Kunstmuseum Den Haag viel vanaf de opening in 1935 ruim zestig jaar lang onder de gemeente Den Haag. Na de privatisering in 1999 moest het museum zelfstandig verder. Dat was even wennen, maar bood ook enorme kansen.

Met 150.000 kunstwerken behoort het Kunstmuseum Den Haag tot Europa’s grootste kunstmusea. Het museum heeft een toonaangevende collectie moderne en hedendaagse beeldende kunst, mode en toegepaste kunst. Bovendien is het met maar liefst 300 werken van Piet Mondriaan, de internationale thuishaven van de Nederlandse schilder.

Elk jaar zijn er 20 tot 25 tentoonstellingen van beeldende kunst, kunstnijverheid en mode te bewonderen in het Kunstmuseum en circa 10 tentoonstellingen van foto en hedendaagse kunst in het Kunstmuseum en Fotomuseum Den Haag. Deze trekken gemiddeld 300.000 en 50.000 bezoekers per jaar.

Op eigen benen

Na de privatisering in 1999 kwam er binnen het museum meer aandacht voor efficiency. Dit was een belangrijke drijfveer om een geleidelijke digitaliseringsslag in te zetten. Het startpunt was het kassasysteem, vertelt controller Martin Hazebroek: “Ten tijde van de privatisering werkten we in de museumwinkel met Exact. Dat beviel, dus we besloten daarop voort te bouwen en de volledige administratie hiermee regelen.”

Het stapje voor stapje digitaliseren van de financiële administratie smaakte naar meer. Hazebroek: “We hebben daarna onze collectie volledig gedigitaliseerd. Alles met beeld, beschrijvingen en locatie, waardoor registratie en onderzoek naar collectie-objecten veel gemakkelijker is geworden. We willen in het kader van de digitalisering in de toekomst ook onze educatieactiviteiten hierop aansluiten en dit verder uitbouwen met digitale middelen voor onze bezoekers en rondleidingen.”

Geen gedoe meer met papier en paraafjes

Hierdoor werd het museum beter te besturen. “De risico’s van een museum zitten in de projecten, de tentoonstellingen”, legt Hazebroek uit. “Die kunnen we met Exact heel goed monitoren. Met name de structuur van kostenplaatsen en kostendragers bevalt ons erg goed. Van elke tentoonstelling krijg ik nu een nauwkeurig overzicht van wat precies hoeveel heeft gekost en dit kan ik vervolgens weer terugkoppelen aan de projectleiders.”

De digitalisering heeft het geleid tot meer overzicht, met meer inzicht als gevolg. Hazebroek: “Geen gedoe meer met papier en paraafjes. Alle transacties komen automatisch en direct in het systeem terecht. In één centraal systeem; er zijn geen subadministraties. Dat geeft de mogelijkheid om veel kritischer te kijken naar de kosten die we maken. Exact heeft ons al met al veel efficiëntie opgeleverd qua uren, kosten en papierstromen.”

Een partner die meedenkt

Hazebroek is enthousiast over de rol Exact al jarenlang speelt. Het bedrijf stelt zich niet alleen op als softwareleverancier, maar als partner. “Ik heb het altijd erg gewaardeerd hoe Exact met het museum meedenkt over de mogelijkheden. Dat ervaar ik als erg prettig. En als er al eens problemen waren, wat ik niet vaak heb meegemaakt, dan werd er altijd goed naar oplossingen gezocht. In de toekomst willen we stapje voor stapje alles nog meer digitaliseren. Daar kijk ik erg naar uit!”