Als kleiner bedrijf flink besparen op de verzending doe je zo

Sanifix repareert sanitair door heel Nederland. Voor klanten die handig genoeg zijn, biedt het bedrijf uit Leerdam reparatiesets aan. Juist in de verzending hiervan is met slimme automatisering een enorme verbeterslag aangebracht. “We besparen 66% tijd op de afwikkeling en het aantal pakketten waar wat mis mee gaat, is enorm afgenomen.

Sanifix repareert met vier werkbussen dagelijks het sanitair bij klanten door het hele land. 80% van de opdrachten krijgt het bedrijf vanuit aanbevelingen door leveranciers van sanitair. Klanten geven via de website hun opdracht door, inclusief foto’s van het defecte sanitair. Op basis hiervan krijgen ze een prijsopgave en een reparatiedatum.

Te klein voor verzendcontract

Om meer klanten aan te trekken, levert Sanifix ook reparatiesets. Mensen die handig zijn kunnen zo zelf aan de slag. De sets kunnen met de briefpost mee voor bezorging. Lange tijd werden ze dan ook via de traditionele postbode verzorgd. De hoeveelheid verzendingen was te klein om een contract met een vervoerder af te sluiten, dus ging administratiemedewerkster Sandra Arends dagelijks naar een parcelshop van PostNL om de zendingen af te leveren. “Ik stond dan vaak een half uur in de rij en kreeg barcodes die ik op de pakketjes moest plakken. Dit ging nog wel eens mis, waardoor zendingen niet bij de klant aan kwamen.”

Driedubbele invoer

Ook met de administratie was Sandra veel tijd kwijt, omdat ze met drie verschillende systemen werkte voor de orderinvoer, planning en boekhouding. “We krijgen gemiddeld 15 orders per dag, dus moest ik totaal 45 keer een order invoeren. Dit zorgde vaak voor overwerk en stress. Bovendien ging er wel eens wat fout.”

Tool voor buitendienst

Thomas Pin, eigenaar van Sanifix, knikt instemmend. “We gebruikten systemen die niet aan elkaar waren gekoppeld. Dat ging in het begin nog wel, maar naarmate we groeiden, zorgde het voor steeds meer ongemak en kosten.” Allereerst zocht Thomas een tool voor de planning van de buitendienst. Die is gevonden in de WerkbonApp en bleek uitstekend te koppelen met Exact Online voor Handel voor de voorraadadministratie en boekhouding. Maar hoe kon de verzending efficiënter?

Verzendklaar in een paar klikken

Sanifix kreeg het antwoord hierop van KeenDelivery. Dit verzendplatform is speciaal ontwikkeld voor bedrijven met maximaal 25.000 zendingen per jaar en is gekoppeld met Exact Online voor Handel. Hierdoor hoeven de orders niet meer handmatig ingevoerd te worden. Dat bespaart niet alleen een handeling, maar het verkleint ook de foutgevoeligheid. Na import van de orders, zijn ze met een paar klikken verzendklaar te maken. “Wat een verademing is dit”, zegt Sandra. “Ik hoef niet meer elke dag pakketten weg te brengen. Bovendien hebben we nu via track & trace inzicht in de status van het pakket. Dat hadden we eerst niet. We kunnen onze klanten nu beter op de hoogte houden en lopen niet meer achter de feiten aan.”

Goede logistieke oplossing

Ook Thomas is blij met de automatisering. “We hadden eerst 250 euro per week schade door leveringen waar wat mis mee ging. Door de overstap valt deze kostenpost weg. De dienstverlening van KeenDelivery is erg goed. Super fijn dat er nu ook een goede logistieke oplossing is voor kleinere bedrijven als dat van ons.”

Koppel KeenDelivery gratis aan Exact Online of lees hier meer over Exact voor Handel