Barnwoodweb schaalt flexibel op met Exact

Barnwoodweb is de afgelopen jaren uitgegroeid tot een bloeiende online speler in de interieurmarkt. Om die snelle groei bij te benen moeten de achterliggende systemen op orde zijn. De ruggengraat van die systemen is Exact Online Handel, de software die Barnwoodweb helpt om complexe bedrijfsprocessen te beheren en de snelle groei te ondersteunen.

Barnwoodweb begon zijn reis naar succes met een verandering in het bedrijfsmodel. Het bedrijf werd in 2007 opgericht als een lokale vloerenzaak. Later kwam daar een groothandelstak bij, waarmee het bedrijf levert aan bouwmarkten. Dat bleek een belangrijke stap, vertelt operationeel directeur Arjan Hogewoning. ‘Dat was een stabiele bron van inkomsten en logistiek, wat ons de ruimte gaf om na te denken over schaalbaarheid en hoe we verder konden groeien. Online biedt daarvoor een ideale kans, omdat je daarmee een veel groter klantgebied kunt bedienen. Via platformen zoals bol.com en Amazon ligt heel Europa aan je voeten.’

Vanaf 2017 besloten ze de stap te zetten naar e-commerce. Het bleek een gouden greep. Zoals Hogewoning het omschrijft: ‘We begonnen met een eenvoudige webshop en Google-campagne. Binnen 20 minuten hadden we onze eerste schuifdeur verkocht. Toen wisten we dat we iets bijzonders te pakken hadden.'

Inspelen op trends

Vanaf dat moment verschoof de focus naar het online platform. Het zorgde voor een explosieve groei van het bedrijf, dat van twee medewerkers naar 45 man personeel ging in slechts enkele jaren. In coronatijd kwam tachtig procent van de omzet uit de webshop, de omzet groeide in 7 jaar tijd ‘van enkele tonnen naar twintig keer zoveel’.

Een van de sleutels tot het succes van Barnwoodweb is het vermogen om snel te schakelen en in te spelen op trends. Hogewoning: ‘In die begintijd was het terugbrengen van hout in het interieur erg populair, en industriële ontwerpen waren ook een dikke trend. We zagen producten online staan voor veel te hoge prijzen en dachten: dat kan slimmer en goedkoper. Het bleek het juiste product op het juiste moment en de vraag groeide snel.'

Werken met trends kent ook uitdagingen. Omdat de producten die Barnwoodweb verkoopt trendgevoelig zijn, moet het bedrijf altijd vooruitkijken naar wat de volgende trend wordt. ‘We gaan naar beurzen en reizen naar China om nieuwe producten te vinden. Het blijft spannend, want als een trend afneemt, moet er iets nieuws in de plaats komen’, aldus Hogewoning.

Groeimanagement

Een belangrijk element in de groei van Barnwoodweb is de technologie die hen in staat stelt deze groei te managen. ‘Toen we nog maar 40 facturen per maand verstuurden, deden we dat met Excel. Maar nu verwerken we er 1500 per week en dat gaat volledig geautomatiseerd via Exact’, legt Hogewoning uit. Voor een bedrijf dat jaarlijks groeit en duizenden klanten bedient, is automatisering cruciaal. 

Barnwoodweb gebruikt Exact niet alleen voor de facturatie, maar voor vrijwel alle belangrijke bedrijfsprocessen. Het systeem beheert de voorraad, de facturatie, de betalingen en zelfs de orderpicking in het warehouse. ‘Exact is onze basis. Het aantal producten in voorraad, de waarde van die voorraad, wat er nog geleverd moet worden, facturen die nog openstaan; alles zit erin’, aldus Hogewoning.

Wat de software van Exact voor Barnwoodweb extra waardevol maakt, is de flexibiliteit om met verschillende systemen te koppelen via API’s. ‘We koppelen bijvoorbeeld ons warehousemanagementsysteem en productie aan Exact. Zo weten we precies waar onze producten zich bevinden en hoe het er met de voorraad voor staat. Dat is essentieel voor onze logistiek.’ Door deze koppelingen kan Barnwoodweb snel schakelen en blijven groeien zonder dat het systeem hen beperkt.

Schaalbaarheid

Wanneer een bedrijf groeit, krijgt het te maken met nieuwe uitdagingen. Met name op het gebied van schaalbaarheid. ‘Soms loop je tegen externe factoren aan, zoals de beschikbaarheid van containers of stijgende grondstofprijzen’, legt Hogewoning uit. Maar intern is Barnwoodweb goed voorbereid. ‘We hebben genoeg logistieke partners en onze inkoopkanalen zijn op orde. Het is dan vooral belangrijk om inkoop, voorraadbeheer en pricing goed te managen. Dat is iets wat we met Exact prima kunnen.’

Inspelen op trends, snel groeien en schaalbaar zijn: flexibiliteit is hierbij cruciaal. Recent stapte hij daarom over op het Exact Online Handel Premium pakket. Met dit softwarepakket kan het bedrijf nog beter anticiperen op toekomstige groei, met meer tools, zoals uitgebreider voorraadbeheer en de mogelijkheid om extra velden toe te voegen.

Een extra voordeel dat Exact Online Handel biedt, is het gebruik van vrije velden. Hierdoor kan het bedrijf de software nog beter afstemmen op zijn unieke bedrijfsprocessen. ‘Soms hebben we extra informatie nodig voor bijvoorbeeld FSC-certificering, omdat bouwmarkten dat vragen voor producten die van buiten Europa komen. Met vrije velden kunnen we die data eenvoudig vastleggen en delen met onze partners via EDI-berichten’, aldus Hogewoning. Deze aanpassingsmogelijkheden geven Barnwoodweb het vertrouwen dat ze ook in de toekomst soepel kunnen blijven werken, ongeacht welke markten of producten ze aanboren.

Beheersen van complexiteit

Hoewel het bedrijf al een indrukwekkende groei heeft doorgemaakt, zijn er nog altijd dromen voor de toekomst. ‘We hopen uiteindelijk alles onder één dak te krijgen’, vertelt Hogewoning, 'in een pand van 20.000 m².' Dat geeft ons de mogelijkheid om nog meer producten te voeren en minder afhankelijk te zijn van trends. Hoe meer producten we voeren, hoe minder kwetsbaar we zijn als een bepaalde trend voorbijgaat.’ 

Die groei betekent niet dat het bedrijf zijn nuchtere mentaliteit verliest. ‘We willen vooral plezier hebben in wat we doen. Het liefst blijven we werken met houtproducten, omdat dat veel blije klanten oplevert en leuke contacten met leveranciers. Dat is misschien een relatief eenvoudige droom, maar tegelijkertijd ook wel een ingewikkelde taak.’ 

Met Exact is een solide basis gelegd voor de bedrijfsvoering en systemen en is er de flexibiliteit om verder te groeien. ‘Het is gewoon een kwestie van opschalen van wat we doen. Ook als we ingewikkeldere dingen besluiten te doen op het gebied van productie, dan biedt Exact daarvoor software waarin we meer op de kostprijs kunnen zitten en op de inkoop van basisgoederen. Exact geeft ons alle ruimte om te groeien.’

Benieuwd naar de voordelen van Exact Online Handel Premium voor jouw bedrijf?