Die eerste factuur versturen.. Wat een héérlijk moment!

Bier werd er bij Do (33) en Tessel (31) de Heij als Amsterdamse hockeymeisjes met de paplepel ingegoten. Maar dat de zussen ooit aan het roer van een eigen, succesvol biermerk zouden staan, hadden ze niet kunnen vermoeden. Vorig jaar verkocht Gebrouwen door Vrouwen maar liefst 1 miljoen flessen bier. Een succes dat tot stand kwam dankzij een gezonde dosis ondernemersdrift, leergierigheid, veel trial and error én Exact, aldus Do en Tessel.

Van melige hobby naar miljoenenbedrijf

‘Een paar jaar geleden vertelde een collega me over zijn hobby - bierbrouwen. Ik had altijd veel hobby’s, maar deze had ik nog nooit geprobeerd,’ lacht Do. ‘Opgetogen kocht ik voor 200 euro brouwspullen om te kijken of het ook wat voor mij zou zijn. Tot m’n stomme verbazing was het eerste biertje dat ik brouwde behoorlijk lekker. Tessel proefde ‘m en was ook gelijk enthousiast.’ 

‘Het begon als een melige hobby. We brouwden thuis 2 à 3 kratjes per maand om die vervolgens met vrienden op te drinken. Fast forward naar vandaag: anno nu brouwen we bij een professionele brouwerij, acht verschillende speciaalbieren, hebben we op kantoor twaalf mensen in dienst, en nog eens tien mensen in onze eigen bar in Amsterdam-West.’ 

Eerste werkneemster

Dat klinkt als een succesverhaal, en dat is het ook. Maar dat is heus niet overnight gebeurd. ‘Vanaf het moment waarop Tessel en ik begin 2016 allebei onze baan opzegden om te kijken hoe ver we het konden schoppen als bierbrouwers, maakten we kennis met alles wat bij het ondernemerschap komt kijken. Inclusief de boekhouding, waar we allebei geen enkele affiniteit mee hadden. De eerste maanden hielden we facturen handmatig in Excel bij. Een verschrikking, vonden we het. Ik overdrijf niet als ik zeg dat in elke factuur wel ergens een fout zat. We wisten dat we daar zo snel mogelijk werk van moesten maken. Zodra Gebrouwen door Vrouwen geld ging verdienen, namen we onze eerste werkneemster aan: Exact.’ 

‘We wilden een programma dat meer kan dan alleen de boekhouding bijhouden en facturen versturen. De software moest meer mogelijkheden bieden, zoals voorraden bijhouden en inzicht in de cijfers geven. Het feit dat Exact voor Handel dat kan, in combinatie met de gebruikersvriendelijke interface, trok ons over de streep. En dat iedereen die we het vroegen Exact aanraadde, hielp ook mee.’

En toen.. eureka!

‘Eerlijk is eerlijk: de start was wat moeizaam. We moesten even onze weg vinden in het inrichten van het programma. Maar toen de structuur goed en wel stond en we met één druk op de knop een factuur konden sturen… wat een geweldig moment!

Inmiddels zijn ze ruim drie jaar verder en kunnen Do en Tessel geen dag meer zonder de software van Exact aka hun ‘oudste’ werkneemster. ‘Ze is enorm betrouwbaar en een enorm pietje-precies, wat wij zelf absoluut niet zijn. Kortom: precies wat we nodig hebben. Exact is ook echt met ons meegegroeid: in 2016 begonnen we met Exact voor Handel Essentials, inmiddels zijn we twee modules opgeschaald en werken we met Handel Professional. Vroeger gebruikten we de voorraadmodules niet eens; tegenwoordig hebben we verschillende magazijnen en batchnummers.’

De meest waardevolle inzichten

‘De tijd die we de afgelopen jaren niet hoefden te verdoen aan eindeloze excelsheets en fouten in facturen zoeken, hebben we ruimschoots kunnen besteden aan sales, marketing en het ontwikkelen van nieuwe biertjes. Eigenlijk alles, dus. Maar het feit dat we op elk gewenst moment onze cijfers kunnen bekijken, is misschien nog wel de grootste bonus gebleken. Hoe staan we er eigenlijk voor, maken we überhaupt winst? Wat zijn de marges op onze producten en hoeveel voorraad hebben we op dit moment staan? Dat soort kennis is van levensbelang, zeker voor een bedrijf in de groei. Zonder ERP systeem had Gebrouwen door Vrouwen nooit het professionele bedrijf kunnen worden dat het vandaag de dag is. Of we andere brouwerijen Exact ook zouden adviseren? Zeker weten, maar volgens mij gebruikt elke brouwerij het al.’