Hoe Processionals af wilde van losse HR-bestanden en Exact Online HR ontdekte

Processionals was op zoek naar een gebruiksvriendelijk systeem dat past bij de huidige fase van de organisatie. In 2021/2022 is de Recruitment Business Partner voor technisch personeel in de procesindustrie bijna verdriedubbeld in het aantal interne medewerkers, van 15 naar 40 medewerkers. Daardoor veranderde de wensen op het gebied van de HR-administratie. Eerst was het mogelijk om de administratie te beheersen in Excel documenten, losse mapjes op de netwerkomgeving of lokale opgeslagen bestanden. De salarisadministratie werd uitbesteed. Deze opzet bleek te intensief en vooral foutgevoelig met een groeiend aantal medewerkers. Het was tijd om daar verandering in te brengen.

Laura Robbers is HR-business partner bij Processionals. Zij werd aangesteld voor het inrichten en optimaliseren van de HR-processen. In deze rol ging zij op zoek naar passende HR-software voor de organisatie.

De zoektocht naar geschikte HR-software

In de zoektocht naar een geschikte oplossing ervaarde Laura dat grotere HR-systemen veelal te complex zijn voor bedrijven in het MKB-segment. “Ook wilde ik graag dat medewerkers in de toekomst via een app gemakkelijk verlof kunnen aanvragen of een declaratie kunnen indienen”, vertelt Laura. “En wij wilden de salarisadministratie die voorheen werd uitbesteed intern oppakken.” Bij Exact Online vond zij de software die voldeed aan de wensen.

Implementatie van Exact Online HR en Exact Online Salaris

Om de implementatie van Exact Online HR en Exact zo soepel mogelijk te laten verlopen, hielp een consultant hierbij. “De hulp van de consultant was erg fijn. Telkens bepaalden we samen welke elementen de consultant oppakte en wat wij zelf intern wilden doen. Iedere stap werd uitgelegd, zodat we ook vooral zelf begrijpen hoe de nieuwe opzet is. Voor ons was dit heel waardevol”, aldus Laura. Uiteindelijk bleek er verder bijna geen ondersteuning nodig te zijn. “Het systeem was zo gebruiksvriendelijk dat het voor zichzelf sprak. En waar ik nog wel iets wilde weten, kon ik bij de consultant terecht die telkens snel antwoordde”, concludeert Laura.

Een toekomstbestendige opzet van de HR-processen

Door te werken met Exact Online HR en Exact Online Salaris heb je het voordeel dat beide systemen gekoppeld zijn aan elkaar. “Daar halen we de meeste tijdswinst uit. Je hoeft niks meer dubbel in te voeren. Wat in je HR-systeem staat wordt automatisch doorgestuurd naar Exact Online Salaris. Helemaal top!”, aldus Laura. En ondertussen groeit Exact Online HR mee met de snelheid van Processionals. Vera Lenaerts, Solution Marketeer bij Exact vertelt: “Het uitgangspunt is dat een MKB-ondernemer de volledige HR-administratie gemakkelijk digitaal op een centrale plek heeft. Wij ontwikkelen de software in een rap tempo door, zodat het continu aan de nieuwste standaarden voldoet en vooral gebruiksvriendelijk blijft.”

Kennismaken met Exact Online HR software

Spreekt het verhaal van Processionals je aan en ben je benieuwd naar Exact Online HR en Exact Online Salaris? Wij leggen je graag uit wat de mogelijkheden zijn voor jouw organisatie, vul hier je gegevens in en wij nemen contact met je op.