Help! Hoe omgaan met een stuwmeer aan verlofuren?

Mijn schoonmoeder vroeg me hier afgelopen weekend naar. Ze heeft door een samenloop van omstandigheden een hele berg overuren en vakantie-uren opgebouwd. “Welke verlofuren moet ik eerst opnemen? Kan ik een gedeelte laten uitbetalen? Wat is dan gunstig”, allemaal vragen waar veel werknemers en werkgevers mee zitten. Ik ga je daar in dit blog antwoord op geven samen met mijn collega Leo Overvoorde, Commercial Productmanager Payroll bij Exact.

In het geval van mijn schoonmoeder heeft ze een stuwmeer aan vrije dagen opgebouwd door hoge werkdruk. Ze ging minder werken maar kreeg er juist meer taken bij: geen goede combinatie. Daardoor liep het aantal overuren de spuigaten uit. Ook voelde ze door de werkdruk niet de ruimte om vakantie op te nemen. Dat is geen ideale situatie. Ik vroeg mijn collega Leo Overvoorde, expert op het gebied van HR en Salaris om advies: “Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om een overvloed aan verlofuren te signaleren en in te grijpen. Met het huidige personeelstekort is menig werkgever echter al blij dat er medewerkers zijn om het werk te doen. Zo zien we nu in verschillende branches het stuwmeer aan verlofuren oplopen. Denk aan de zorg en horeca waar grote tekorten zijn.“

Een stuwmeer aan mogelijke vrije dagen kan bestaan uit verschillende uren: overuren en meeruren. Meeruren zijn uren die je meer hebt gewerkt maar wel ingepland stonden. Deze uren krijg je uitbetaald tegen hetzelfde tarief als je gewone salaris. Dat verklaart dan ook dat dit veelal wordt uitbetaald en niet wordt opgenomen als vrije tijd. Voor overuren is dat anders. Dat zijn uren die je meer hebt gewerkt boven op een eventueel rooster of je contracturen zonder dat deze van tevoren zijn ingepland. Dit betekent dat wanneer je dit uit laat betalen, deze worden belast via de tabel bijzondere beloningen. De belastingdienst gaat er namelijk vanuit dat dit eenmalige beloningen zijn. Het tarief van de tabel bijzondere beloningen is hoger dan het normale belastingtarief. Netto houd je dan wat minder over. Natuurlijk krijg je het eventueel teveel betaalde gedeelte loonheffing terug als je de aangifte inkomstenbelasting doet.

Een stuwmeer aan vakantie-uren ontstaat vaak in, of na, een bijzondere situatie. Dat zag je bijvoorbeeld in coronatijd. We konden niet reizen en werkten thuis, dus werden terughoudend met het opnemen van vakantiedagen. Leo geeft antwoord op de vraag: “Wat kun je als werkgever doen als je medewerkers nog veel vakantiedagen hebben staan?”

Geef in de zomer al aan dat vrije tijd belangrijk is. Moedig aan dat medewerkers hun rust nemen (en dus vakantie-uren opnemen). Wat moet je NIET doen: In november pas zeggen dat iedereen zijn vakantie-uren moet opnemen. Dan ben je te laat en dat is onrealistisch. Dus signaleer op tijd en deel dit met je medewerkers. Wellicht helpt het ook om ze eraan te herinneren dat wettelijke vakantie-uren een vervaldatum hebben. Ook voor de medewerker creëert dat urgentie om de uren op te nemen.

Je kunt ervoor kiezen om een gedeelte van de bovenwettelijke vakantie-uren uit te (laten) betalen. Houd er wel rekening mee dat het wordt belast als een bijzondere beloning. Tegelijkertijd is het goed om te wijzen op het belang van vakantiedagen. Uiteindelijk wil je toch het liefste dat ze daar gebruik van maken en na een vakantie uitgerust terug aan het werk gaan.

Let op: alleen bovenwettelijke vakantie-uren mag je uitbetalen! Immers, het wettelijk minimum aan vakantie-uren is er niet voor niks. Het uitbetalen van deze bovenwettelijke uren is echter wel mogelijk.

Vaak is het moeilijk om dit op algemeen niveau te bespreken. Immers, de reden van een stuwmeer aan verlofuren kan per persoon anders zijn (en de oplossing ook). Het advies is dan ook op dit op team niveau te bespreken. Het is immers ook niet wenselijk dat iedereen van het team tegelijk extra verlof gaat opnemen.

Realiseer je dat je de financiële waarde van het saldo verlofuren op de financiële balans als voorziening moet opnemen. Dit kan namelijk flink oplopen en zal worden verzilverd. Daarom wil je een goed overzicht van de opgebouwde verlofdagen en overuren van de medewerkers. Daar kan de juiste software je bij helpen. Voor meer informatie, ga naar het Exact Online HR overzicht.