Hoe Valk Service Center structuur creëert met Exact Online HR

“Als je organisatie groter wordt, zie je dat je steeds meer inzicht nodig hebt. Bij weinig medewerkers weet je de nodige informatie nog wel uit je hoofd, maar bij veel medewerkers ben je ineens niet meer zo direct op de hoogte van alles”, vertelt Mayon Kling, Finance & HR Manager bij Valk Service Center. De hotelketen heeft ongeveer 75 hotels in binnen- en buitenland. Het Valk Service Center ontzorgt deze hotels op verschillende vlakken zodat zij zich kunnen richten op de gastvrijheid richting gasten. Van revenue management, business sales, marketing, service & support, innovatie, recruitment, opleidingen tot centrale inkoop en bevoorrading: ruim 85 medewerkers werken binnen het Service Center aan het succes van Van der Valk.

Valk Service Center werkt met Exact Online HR en Exact Online Salaris. Mayon Kling, Finance & HR Manager en Maxime Braat, HR Officer bij Valk Service Center, vertellen hoe zij dit ervaren.

Professionalisering van de HR-administratie

“In het begin van de HR-administratie bij Valk Service Center werd verlof in Excel bijgehouden, stonden documenten op allerlei verschillende plekken opgeslagen en hadden team leads zelf weinig inzicht in het dossier van hun team”, vertelt Mayon Kling, Finance & HR Manager bij Valk Service Center. “Regelmatig kwamen er allerlei vragen vanuit teamleads: “wanneer loopt het contract af van persoon x?” en “hoeveel vakantiedagen heeft persoon y nog?”. Allerlei vragen die vrij simpel waren maar waarvoor ze toch bij HR moesten aankloppen”.

Werken met Exact Online HR

De afgelopen twee jaar is het Valk Service Center snel gegroeid, van 45 medewerkers naar 85 medewerkers. “Wij waren op zoek naar een totaaloplossing en Exact Online HR sloot hier mooi bij aan. Wij vinden het belangrijk dat we een goede structuur in de werkwijze hebben binnen onze HR-administratie, wat duidelijk is voor zowel medewerkers, leidinggevenden als de HR-administratie. Sinds de pilotfase maken we gebruik van Exact Online HR en het levert ons veel efficiëntie op”, aldus Maxime Braat, HR Officer bij Valk Service Center.

Mayon vult aan: “Wat heel fijn is, is dat alles centraal opgeslagen is op één plek en dat de team leads nu het inzicht hebben in hun eigen team. Zo zien ze onder andere de gegevens van het dienstverband, verlof en verzuim en zijn daarnaast altijd op de hoogte waar het team aan het werk is. Team leads kunnen dankzij Exact Online HR beter hun team leiden.”

Medewerkers over Exact Online HR

Als HR-administratie zijn ze bij Valk Service Center erg blij met het gemak van Exact Online HR: “Wat bijvoorbeeld erg fijn is, zijn de workflows waarmee specifieke taken inzichtelijk zijn toebedeeld, zoals bij de start van een nieuwe collega”, aldus Mayon. “Het programma is duidelijk, intuïtief en inzichtelijk. Bovendien is het erg prettig dat er een koppeling is tussen Exact Online HR en Exact Online Salaris.”

Naast de HR-administratie zelf ervaren medewerkers het werken met Exact Online ook heel positief. “Voorheen waren er veel processen op verschillende plekken: Excelbestandje hier en Excelbestandje daar. Nu is alles op één plek met betrekking tot personeelszaken. Ook de app vinden medewerkers heel fijn en overzichtelijk”, geeft Maxime aan.

Doorontwikkeling Exact Online HR op basis van input klanten

Valk Service Center is nauw betrokken bij de doorontwikkeling van de Exact Online HR software. In de periode dat we met Exact Online HR werken, hebben we veel HR-processen en procedures opgezet. “Exact Online HR denkt hier erg fijn in mee: over de inrichting ervan, hoe workflows zijn opgezet, hoe een kalender wordt ingevuld en hoe de verlof- en verzuimregistratie het beste op één plek kunnen worden bewaard.”

“Ieder kwartaal komen we voor het innovatiepanel bij elkaar met andere bedrijven en Exact zelf. Hier wordt de roadmap besproken, kunnen we sparren en onze ervaringen als klant delen. We voelen ons hierin serieus genomen en zien van dichtbij hoe de software steeds verder doorontwikkeld wordt”, vertelt Mayon.

Exact Online HR voor jouw organisatie

Interesse om te onderzoeken wat Exact Online HR voor jouw organisatie kan betekenen? Wij denken maar wat graag met je mee! Laat het ons weten en wij nemen contact met je op.