Qlip is de hoeder van voedselveiligheid in de zuivelketen

Qlip is Europa’s grootste melk- en zuivellaboratorium. Jaarlijks verwerkt het bedrijf meer dan 15 miljoen melkmonsters en voert ruim 500.000 analyses uit in onder meer kaas, boter, melkpoeder en zuigelingenvoeding. Daarnaast verzorgt Qlip jaarlijks meer dan 13.000 audits en beoordelingen uit in de gehele zuivelketen, van melkveehouder, transport, zuivelverwerking tot aan het winkelschap.

Meer werk, betere kwaliteit

Jan Bobbink is sinds 2012 directeur bij Qlip. Afgelopen jaren heeft hij de internationale zuivelsector flink zien groeien en dynamischer zien worden. Als gevolg daarvan kreeg Qlip te maken met een groeiende vraag . De toename van de activiteiten mocht uiteraard niet ten koste gaan van de nauwkeurigheid waarmee ze worden uitgevoerd. De Q in Qlip staat immers voor Quality. Om ondanks de hogere werkdruk geen concessies te hoeven doen aan de kwaliteit van het werk, moest Qlip slimmer te werk gaan.

Bobbink besefte dat er veel winst te behalen op het gebied van planning en informatieverwerking. Een aanzienlijk deel van de binnenkomende gegevens werd handmatig ingevoerd, wat veel tijd kostte. Deze gedachtegang leidde tot een zoektocht naar goede software.

Effectieve uitwisseling van resultaatbestanden

Qlip kwam uit bij Exact, met name omwille van de mogelijkheden op de gebieden van workflowmanagement, CRM en documentmanagement. Dankzij Exact kan Qlip effectief bestanden uitwisselen met zuivelondernemingen. Jan Bobbink: “Hierdoor besparen we enorm veel tijd, beschikken de betrokken partijen over betrouwbare en up-to-date informatie.”

Een belangrijk onderdeel van het werk van Qlip bestaat uit locatie bezoeken van controleurs aan zuivelondernemingen. De beoordelaar werkt tegenwoordig natuurlijk met een tablet op de boerderij. Via Exact wordt de dagplanning beschikbaar gemaakt voor de beoordelaar met daarbij de uit te voeren beoordelingen. De resultaten van de beoordeling worden direct ingevoerd en verwerkt in Exact. Op basis van de resultaten worden automatisch vervolgacties gegenereerd. Indien nodig wordt bijvoorbeeld automatisch een herbeoordeling ingepland.

Net als online winkelen

Een groot deel van de informatie uitwisseling tussen Qlip en zijn klanten verloopt via het interactieve klantenportaal, dat ook op Exact draait. Hier kunnen klanten bijvoorbeeld monsters aanmelden voor laboratoriumonderzoek en specifieke analyses aanvragen. De klant logt in en geeft aan dat hij een bepaald monster wil laten analyseren op verschillende parameters. De klant plakt vervolgens een barcode-label op het monster.

Bobbink: “Zo maken ze zelf een bestelformulier aan. Eigenlijk net zoals je thuis gewend bent met online winkelen, maar dan voor de gewenste analyses. Wij ontvangen het monster de volgende dag in het laboratorium. De barcode wordt gescand en vervolgens weten onze medewerkers welke analyses uitgevoerd moeten worden. De klant kan online de status van het monster en de aangevraagde analyses volgen. De resultaten worden ook via dit portaal gerapporteerd naar de klant. De klant heeft dus 24/7 inzicht in zijn resultaten.”

Als de analyses en rapportages zijn afgerond gaat er automatisch een facturatieregel naar het financiële pakket van Exact, dat Qlip ook heeft gekoppeld heeft, zodat de factuur direct verstuurd kan worden. Daarnaast gebruikt Qlip ook nog de projectmodule van Exact, voor research & development en de verkrijging van subsidie of fiscale faciliteiten.

Koploper, samen met Exact

De opkomst van automatisering en robotisering brachten verandering in de Nederlandse Zuivelsector. Het invoeren van analyseresultaten en de verwerking en terugkoppeling naar klanten gebeurt allemaal automatisch.

Qlip verandert met de zuivelsector mee. De opening van het nieuwe zuivellaboratorium in januari 2017 biedt een hoop kansen. Bobbink: “Als zuivelland zijn we al koploper, maar toch is nog een wereld te winnen. De software van Exact zal een kwaliteitswaarborgingsbedrijf zoals Qlip alleen maar meer helpen deze koppositie te behouden.”