Productie

B DUTCH grijpt met Exact voor Productie nooit meer mis

B DUTCH is een Nederlandse one-stop-shop voor complete en innovatieve badkamers, keukens en kastenwanden. Het materiaal Solid Surface ligt aan de basis van de ontwerpen. Met een eigen productiefabriek in Nederland, en een in-house verkoopteam, zijn ze tot wel 70% goedkoper dan andere designmerken in het midden- en hoogsegment. En dankzij de optimalisatie van enkele bedrijfsprocessen, verdubbelde het aantal orders in de laatste 2 jaar. Lees hoe het bedrijf haar onstuimige groei kan bijbenen met de komst van nieuwe automatisering.

Een succesvolle switch

B DUTCH werkte tot 2012 met een dealernetwerk voor de verkoop van hun producten. Dat veranderde toen ze merkte dat, door de tussenkomst van dealers met hoge tussenmarges, de producten in een niche-segment terecht kwamen. Daarom besloot B DUTCH haar eigen in-house verkoopteam op te zetten en richtte ze een verkoopkanaal online in. Een gouden greep. B DUTCH groeit nu jaarlijks met 30%.

Groei vereist snelle automatiseringsslag

Deze succesvolle omslag vereiste een snelle verandering van de bedrijfsprocessen en de automatisering. Want zonder een goed werkende salesafdeling geen behandelde aanvragen, zonder duidelijke planning geen structuur en zonder doeltreffende inkoop geen (of te veel) voorraad. En wat doe je zonder inzicht in de juiste bedrijfscijfers? Dan ga je op zoek naar een passend softwarepakket. Hoe dat in zijn werk ging, vertelt Teamleader Business Operations & Strategy Judith Verschaeren ons.

Een goede basis

“Vier jaar geleden ben ik aangenomen om de branding en marketing op te pakken”, vertelt Teamleader Business Operations & Strategy Judith Verschaeren. “Maar al snel bleek dat we eerst onze salesafdeling goed moesten organiseren, voordat we met marketing aan de slag konden.” En dat was een beste klus, want niet alleen de salesafdeling, ook de planning-, productie- en de inkoopafdeling konden wel een efficiëntieslag gebruiken.

De zoektocht naar een totaaloplossing

Om het inzicht in de bedrijfscijfers te vergroten, en de aanhoudende groei te ondersteunen, ging B DUTCH op zoek naar een geschikt softwarepakket. “We zochten een systeem dat een totaaloplossing bood voor al onze afdelingen: sales, planning, productie, inkoop en financiën. Via onze accountant kwamen we bij Exact voor Handel en Productie terecht.”

Beter inkopen, hoe doe je dat?

Maar door het complexe inkoopproces van B DUTCH, bleef het lastig om in dit pakket goed inzicht te krijgen in de voorraad. “Onze orders worden de ene dag ingevoerd, maar pas weken later geleverd. Daardoor staan ze erg lang in de uitgaande voorraadplanning. Hierdoor misten we het overzicht. Dus vroeg ik aan Exact: Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik beter kan inkopen? Zodat mijn voorraad laag is, maar ik nooit misgrijp?” Deze vraag zorgde ervoor dat B DUTCH na anderhalf jaar de overstap maakte naar Exact voor Handel en Productie Premium.

Van voorraad- naar ordergestuurd inkopen

B DUTCH maakt nu drie maanden gebruik van het Premium-systeem, maar merkt de eerste veranderingen goed. “Exact dwingt je echt om over je bedrijfsprocessen na te denken en die te optimaliseren. Het is zwart of wit.” Het resultaat van deze werkwijze? “Door het het instellen van verkoopprognoses en het aanpassen van de inkoopstrategie is de inkoop stabieler geworden, hebben we niet te veel voorraad meer en grijpen we ook nooit mis.”

Material Resource Planning creëert schaalbaarheid

“In Productie Premium kun je met verkoopprognoses werken via de Material Resource Planning. Het systeem houdt dan automatisch rekening met de voorraad, de uitgaande planning en de verwachte verkoop. Dat moest ik hiervoor allemaal zelf berekenen. Als het systeem straks compleet is ingericht zal het dit allemaal van mij overnemen, kan ik beter en sneller schakelen, wordt het werk schaalbaar en kunnen we véél meer orders verwerken.”

Optimalisatie transportproces

Terwijl de optimalisatie van de inkoopafdeling nog volop in ontwikkeling is, zit B DUTCH niet stil. De volgende stap in haar automatiseringsslag is al in gang gezet. “We zijn bezig met een plugin, waarmee we de leveringen van onze verkooporders direct aan ons externe transportbedrijf kunnen toewijzen. Dit loopt om het moment nog via het toesturen van Excel-overzichten en pakbonnen. Met deze plugin willen we ook de laatste handmatige handelingen automatiseren.”

Houvast

Zo verbetert B DUTCH stap voor stap al haar interne processen, zodat zij hard kan blijven groeien. “We zien dat onze sales alsmaar toeneemt. Exact voor Handel en Productie Premium kan daarin mee en dwingt je om over de gevolgen van die groei na te denken. Procesmatig geeft het systeem veel handvatten en de mogelijkheid om continu te optimaliseren. Voor een bedrijf wat zo snel groeit als B DUTCH, geeft dat echt houvast.”