Snel en foutloos mobiele werkplekken inrichten? Stern vertelt hoe.

Monteurs en mensen in de bouw hebben een bedrijfswagen nodig waarin alle materialen die ze nodig hebben snel te vinden zijn. Stern Bedrijfswageninrichting maakt deze mobiele werkplekken voor iedere klant op maat. Door te digitaliseren met de combinatie Exact voor Productie en vPlan zijn het inkoop- en het verkoopproces veel efficiënter geworden en zijn de klanten nog tevredener.

Stern Bedrijfswageninrichting is een onderdeel van Stern Groep, een van de grootste automotive-concerns van Nederland. Het belangrijkste werk bestaat uit het ombouwen van bestelwagens tot mobiele werkplaats. Dat betekent dat de wagens worden voorzien van verlichting, stopcontacten, kasten, werkbanken met bankschroeven en flitsers. Bij het bedrijfsonderdeel werken acht monteurs plus zeven mensen die onder meer verantwoordelijk zijn voor planning, inkoop, administratie en bezoek aan klanten.

"We zouden veel van ons werk kunnen standaardiseren, maar we werken met een tekenprogramma waarin we alles in een mum van tijd in 3D kunnen intekenen en zo een inrichting voor de klant op maat kunnen realiseren," vertelt businesscontroller Felix Fonkert. "Zodra wij een beeld hebben van wat de klant wil, gaan we een tekening maken. Nadat de klant feedback heeft gegeven, maken we een definitieve tekening, maken we de calculatie en gaan we bouwen. We gaan graag bij klanten langs, maar in principe kan het bestelproces online plaatsvinden."

Twee jaar geleden heeft Stern Bedrijfswageninrichting een flinke slag in digitalisering gemaakt met Exact Online voor Productie. In de eerste plaats is het inkoopproces daardoor flink verbeterd. "Voordat we onze bedrijfsvoering gingen digitaliseren konden we nooit precies inschatten hoeveel tijd het prefabriceren bij ons op locatie en het inbouwen ging kosten. Op basis van historische data wordt nu bij het maken van een offerte al automatisch berekend hoeveel minuten ieder proces kost."

De grote winst zit verder vooral in de snelheid waarmee materialen kunnen worden geleverd. "De belangrijkste onderdelen die wij moeten bestellen, zijn materialen voor kasten. Die komen allemaal uit Duitsland en hebben een levertijd van minimaal drie weken. Een klant die een auto wilde bestellen, moest vroeger standaard drie weken wachten totdat we konden gaan bouwen. Dankzij Exact kunnen we zien hoeveel materialen we gemiddeld per week, maand of een andere periode gebruiken. Aan de hand daarvan stellen we de bestelvoorraad in. We hebben daardoor minder voorraad dan voorheen en kunnen meteen uit voorraad bouwen."

Ook aan de verkoopkant is het nodige verbeterd. Vóór de digitalisering werd gewerkt met pdf-prijslijsten. "Je kunt je voorstellen hoe dat gaat: we moesten die lijsten verspreiden naar alle betrokkenen binnen en buiten onze organisatie. Vaak raakten mensen de lijsten kwijt en moesten ze ons bellen. De prijs lag bovendien voor een half jaar vast, wat niet erg flexibel werkte. Met Exact Online hebben we heel makkelijk een koppeling kunnen maken naar de portal4 sales. Dat is een soort webshop waarin medewerkers heel makkelijk de prijzen van artikelen kunnen zien en direct bij ons bestellen. Daardoor worden we niet meer gebeld door collega's die de prijs van een artikel willen weten en we hebben geen medewerker meer nodig die de hele dag orders invoert. Ook verkopers die bij de eigen vestigingen van Stern langsgaan om daar dealers en collega's te voorzien van de lijsten, uitleg te geven hoe ze bij ons moeten bestellen enzovoort."

Naast Exact Online voor Productie is ook de planningssoftware van vPlan in gebruik. " Voor alle inrichtingen die we verkopen maken we een werkorder aan. Daarin staan de materialen en minuten die nodig zijn. Die orders kunnen we in vPlan heel gemakkelijk inplannen. Van het invoeren van orders met gegevens vanuit Exact, het invoeren van een werkbon, het plannen van de kwaliteitscontrole en uiteindelijk de facturatie, alle informatiestromen verlopen automatisch."

Zo is de status van de verschillende orders direct duidelijk en hoeven de monteurs niet meer met papieren werkbonnen op pad. Dat werkt niet alleen prettiger, de werkbonnen zijn ook veel gemakkelijker en sneller aan te passen. "Zo beperken we ook nog eens het risico op een verkeerde uitvoering omdat de monteur niet de laatste instructies kreeg." Na afloop van de werkzaamheden kunnen de monteurs in de vPlan Go-app de werkbeschrijvingen en foto's van de binnenkant van de busjes bijvoegen. Als een klant een vraag over een onderdeel heeft, kunnen we precies nakijken welk type onderdeel er in zit. Met een checklist kunnen we altijd kwaliteitscontroles doen. Daardoor is de kwaliteit van het werk nog beter geworden."

Tijdens de zoektocht naar oplossingen voor digitalisering hebben Felix Fonkert en zijn team allerlei afwegingen gemaakt. "Uiteindelijk hebben we bewust niet voor een maatwerkpakket gekozen. Die pakketten kosten alleen al aan onderhoud tienduizenden euro's per jaar. de functionaliteit van Exact Online voor Productie is heel algemeen, maar er zijn zo veel partners die modules ontwikkelen dat we precies kunnen kiezen wat we willen, waardoor we heel wendbaar zijn. Voldoet een andere module beter aan je eisen, dan stap je over. Bij een groot, gecompliceerd pakket moet je stoppen met alles als je wilt overstappen. Ook vPlan wordt continu ontwikkeld en uitgebreid.

Ik denk dat in de toekomst meer bedrijven af zullen zien van maatwerkoplossingen. We zijn niet de enigen die het vervelend vinden om vast te zitten aan een heel groot pakket waarbij je aan één partij bent overgeleverd."