De chaos in je magazijn verdwijnt met deze 4 stappen

De aanhoudende stevige groei van e-commerce en het toenemende bestelgemak leggen steeds meer druk op handelsbedrijven. Om de grote vraag op zowel business- als consumentenniveau te kunnen beantwoorden, is het belangrijk dat handelsbedrijven hun processen zo efficiënt mogelijk inrichten. Maar hoe schep je nu orde in de chaos?

Handelsbedrijven met grote magazijnen raken het overzicht al snel kwijt. Denk bijvoorbeeld aan een magazijn dat een rommeltje is, waardoor je niet weet wat je precies op voorraad hebt en hoe lang dat er al ligt. Misschien wil je wel sneller inkopen en leveren, maar word je bedolven onder het papierwerk. Dit zijn signalen dat je maatregelen moet treffen om in 2020 tijd te winnen.

Bram Streefkerk, Principal Product Marketing bij softwarebedrijf Exact, stelt een vier stappenplan op om niet harder te werken, maar wel slimmer – en zo veel tijd te winnen.

• 1. Structureer de processen in je magazijn

  Het zou in theorie vanzelfsprekend moeten zijn; een opgeruimd magazijn is nodig als fundament voor een digitaal magazijn. In de praktijk werkt dit vaak anders. Wanneer in de haast binnengekomen producten snel ergens worden neergezet, belanden ze vaak niet in de juiste stelling. Of door de beperkte opslagruimte komt een batch goederen op een plek terecht waar ‘toevallig’ ruimte is. Wanneer dit een tijdje aanhoudt, leidt dat tot flinke looproutes die het proces sterk vertragen. Probeer te breken met deze tijdrovende gewoonte en structureer je magazijn.

• 2. Kick af van spreadsheets

  Het zal je verbazen hoeveel handelsbedrijven nog allerhande lijstjes bijhouden in Excel. Trek die administratieve pleister er in één keer af. Het lijkt een onmogelijke opgave; veel groothandels gebruiken immers nog Excel voor de voorraad- en inkoopadministratie en voor orderverwerking. Dit maakt dat de orderverwerking vertraging oploopt, omdat je vaak met een verouderde voorraadstand werkt. Ruil je Excelsheets bijvoorbeeld in voor een geautomatiseerd ERP-systeem waarin je voorraden, orders, boekhouding en klantenadministratie bijhoudt.

• 3. Verken nieuwe manieren van voorraadbeheer

  Veel handelspartijen houden alles zelf op voorraad, terwijl je het voorraadbeheer ook (deels) kunt uitbesteden aan een fulfillmentpartij die ook de logistiek regelt. Hiermee bespaar je ruimte en heb je minder personeel nodig. Een andere optie is om leveranciers rechtstreeks aan klanten te laten leveren, waardoor je je assortiment kunt verbreden zonder te investeren in fysieke producten of ruimte. Houd er wel rekening mee dat de marge minder is omdat de leverancier het meeste werk verricht. Het voordeel hierbij is wel dat je zeker weet dat je geen voorraadkosten hebt en dat je nooit 'nee' hoeft te verkopen.

• 4. Professionaliseer je retouren

  Steeds meer handelsondernemers krijgen hoofdpijn van teruggestuurde producten nu de serviceverwachtingen ook in de B2B-markt stijgen. Een strak retourbeleid, zoals dat bij B2C-bedrijven al jaren de norm is, ontbreekt bij handelsondernemers vaak nog. Maak het je klanten makkelijk door retourpakketten online te registreren. Zo kan de administratieve afdeling controleren wat onder meer de betaalvoorwaarden zijn geweest en wat de vervolgstappen moeten zijn, nog voordat het pakket in het magazijn is beland. Richt een vaste ruimte in voor retouren, zodat magazijnmedewerkers niet voor verrassingen komen te staan en snel aan de slag kunnen met reeds geregistreerde binnengekomen pakketten.