Verlaag kosten en verhoog je winst met efficiënt cost management
Efficiënt kostenbeheer is essentieel voor het succes van je bedrijf. Onderaan de streep draait je organisatie namelijk op winst. Kosten houd je dus het liefst zo laag mogelijk. Effectief kostenbeheer helpt daarbij, zowel bij een kleine startup als grote organisatie. Je leest hier alles wat je moet weten over cost management en de juiste aanpak.
Wat is kostenbeheersing?
Met kostenbeheersing identificeer, analyseer en beheers je alle kosten van je bedrijfsactiviteiten en projecten. Je probeert deze kosten te minimaliseren en je winstgevendheid te verhogen. Dit begint bij een goed kostenbeheersingsplan. Met dit plan anticipeer je beter op toekomstige uitgaven en stuur je continu bij om binnen budget te blijven.
De effecten van gebrekkig cost management
Cost management helpt op korte termijn bij het bewaken van je budgetten. Op lange termijn versterkt het de financiële gezondheid van je organisatie. Toch heeft cost management in veel organisaties nog steeds geen vaste rol. Dat kan leiden tot drie negatieve effecten.
Evalueren is moeilijk
Zonder duidelijke budgetten is het lastiger om te evalueren of een project succesvol was. Zijn er bijvoorbeeld onnodig hoge kosten gemaakt binnen een fase? Leverde een hogere investering achteraf meer winst op? Met cost management als basis schep je vooraf duidelijke verwachtingen en toets je achteraf je prestaties.
Projecten lopen vertragingen op
Gebrekkig cost management leidt soms tot vertragingen in projecten. Valt een projectfase bijvoorbeeld duurder uit dan verwacht? Dan kan de goedkeuring van nieuw budget leiden tot vertraging. Zo’n onverwachtse pauze heeft soms grote gevolgen voor de lancering of oplevering.
Winstmarges staan onder druk
Verkoop je producten? Dan moet je omzet onder aan de streep alle kosten dekken. Omdat gebrekkig cost management vaak leidt tot hogere kosten, kan je winstmarge onder druk komen te staan. Je kunt natuurlijk je prijzen verhogen, alleen leidt dit op termijn vaak tot een verslechterde concurrentiepositie. Genoeg reden voor veel organisaties om te investeren in cost management.
Zo zet je een effectieve kostenbeheersing op
Stap 1: begin met een resource planning
Cost management begint bij resource planning. Je brengt hiervoor alle benodigde resources in kaart. Denk aan de juiste mensen, materialen en apparatuur binnen je organisatie. Dit kun je ook doen voor een specifiek project.
Vind je het lastig om een goed beeld te krijgen van de resources? Betrek dan teamleden die ervaring hebben met dezelfde soort projecten en bedenk samen wat je hiervoor nodig hebt. Later kun je bestaande resource planningen gebruiken als startpunt voor nieuwe projecten.
Stap 2: maak een schatting van je kosten
Vervolgens maak je een kostenschatting. Op basis van de resource planning weet je nu hoeveel mensen en materialen je nodig hebt binnen je organisatie of voor een specifiek project. Offertes van leveranciers, gegevens van eerdere projecten en markttarieven zijn bijvoorbeeld goede bronnen voor je kostenschatting. Houd daarbij altijd financiële ruimte voor het opvangen van financiële tegenvallers.
Stap 3: maak een budgettering
Je hebt nu een schatting van de totale kosten binnen je organisatie of project. Met stap 3 wijs je budgetten in je organisatie toe aan specifieke onderdelen. Denk aan salarissen en bonussen voor personeelszaken, de aankoop van nieuwe hardware of operationele kosten zoals de huur van extra kantoorruimte. Projectspecifiek kun je bijvoorbeeld een financiële planning maken met een tijdslijn, waarbij je budgetten toewijst aan de projectfasen. Na goedkeuring gebruik je dit budget vervolgens als leidraad voor al je bestedingen.
Stap 4: Monitor je uitgaven met cost control
Na het maken van een kostenschatting en toewijzen van budgetten, kom je aan bij de laatste en misschien wel belangrijkste stap van cost management: het monitoren van je uitgaven.
Met cost control monitor je de uiteindelijke uitgaven in je organisatie of de financiële voortgang van een project. Hierbij gebruik je bijvoorbeeld je budgettering als tijdslijn en monitor je continu of je uitgaven overeenkomen met de kosten in je begroting. Het is eigenlijk een ingebouwde check om op tijd mee bij te sturen. En met regelmatige kostenupdates in je organisatie houd je je team op de hoogte van de tussentijdse status. Zo kun je je kosten beter beheersen.
Vier redenen om te werken aan effectieve kostenbeheersing
Met Exact voor Finance werk je vanuit één overzichtelijk programma aan je financiële planning en budgettering. Je haalt met minimale moeite maximaal inzicht uit je databronnen.
Verlaag operationele kosten
Door gedetailleerde analyses weet je precies wat je huidige operationele kosten zijn en zie je kansen om deze te verlagen.
Optimale inzet van personeel en materialen
Door je mensen en materiële resources zoals energie en materiaal effectiever in te zetten, minimaliseer je verspilling en maximaliseer je de productiviteit binnen je organisatie.Verhoog je investeringscapaciteit
Het verlagen van kosten betekent ook meer geld voor investeringen in groei-initiatieven, nieuwe technologieën en marktuitbreiding. Hiermee draag je bij aan de lange termijn groei van je organisatie.
Rol van software in kostenbeheersing
Effectief en betrouwbaar kostenmanagement begint bij nauwkeurige data en gedetailleerde analyses. Met Exact voor Finance heb je al je financiële data in één overzicht. Je houdt actueel inzicht in je inkomsten en uitgaven en je spoort eenvoudig patronen op. Zo weet je precies waar je kosten kunt verlagen. Ook haal je eenvoudig waardevolle inzichten uit grote hoeveelheden data, zonder vast te lopen in complexe spreadsheets. Financiële data verwerken in financiële software levert je zo tijdswinst op en verkleint de kans op handmatige fouten.