Zo maak je een financiële planning (+ voorbeeld)
Een financiële planning laat zien hoe jouw bedrijf er financieel voor staat. Het geeft zicht op zowel huidige als toekomstige bedrijfsresultaten. Door een financiële planning te verwerken in een digitaal financieel systeem en deze te koppelen met andere bedrijfssystemen, krijg je een holistisch beeld van de financiën van je organisatie. Ook geven betrouwbare toekomstscenario’s beter grip op langetermijn ontwikkelingen. We leggen je met een checklist uit hoe je een financiële planning maakt.
Wat is een financiële planning?
De financiële planning geeft overzicht van je bedrijfsfinanciën, zowel op korte als lange termijn. Alle inkomsten en uitgaven staan erin, net als de vermogens- en schuldkapitaalstructuren en kasstromen. Specifieke toekomstscenario’s (3 – 7 jaar) geven je inzicht in mogelijke financiële ontwikkelingen. Het is dus continu een vinger aan de pols houden en tijdig bijsturen.
Waar veel bedrijven in het verleden een periodieke financiële planning gebruikten, is dit tegenwoordig vaak een continu proces. Interne en externe factoren kunnen de financiële planning namelijk beïnvloeden. Denk aan economische ontwikkelingen of het inhuren van personeel.
Wanneer maak je een financiële planning?
Een financiële planning is altijd relevant. In de volgende drie situaties is een financiële planning extra waardevol:
- tijdens het opstarten van je bedrijf, om bijvoorbeeld de haalbaarheid van je ondernemingsplan te beoordelen;
- als gevestigd bedrijf, om zicht te houden op huidige en toekomstige bedrijfsresultaten en om financieringstekorten te voorkomen;
- om banken, kredietverstrekkers of kapitaalverschaffers inzicht te geven in de financiële gezondheid van je organisatie.
Alleen een winst- en verliesrekening is te beperkt
Het is simpelweg te riskant om alleen op de winst- en verliesrekening te sturen. Dit beeld is vaak erg geïsoleerd, in plaats van organisatie overkoepelend. Ook geeft het geen zicht op de manier waarop bijvoorbeeld de cashflow of andere financiële zaken zich mogelijk ontwikkelen in de toekomst.
De nadelen van zelf financiële planningen maken met Excel
Een goede financiële planning omvat dus meer dan alleen omzetcijfers. Toch gebruiken veel bedrijven nog steeds spreadsheets voor het opstellen en bijhouden van hun financiële planning. Deze wordt dan periodiek gemaakt en bijvoorbeeld tijdens kwartaalsessies besproken. Dit brengt een aantal grote nadelen met zich mee.
Weinig controle en beveiliging
Spreadsheets zijn vanuit nature moeilijker om goed te beveiligen. Ook ontstaan er soms meerdere versies naast elkaar, zonder goed georganiseerd beheer. Dit vergroot de kans op miscommunicatie.Verouderde informatie
Het zorgvuldig verzamelen en verwerken van gegevens in spreadsheets kost vaak meer tijd en moeite. Data is hierdoor al vaak verouderd voordat het wordt gebruikt.Losgekoppelde bestanden
Bestanden zijn vaak losgekoppeld en gesegmenteerd door de verschillende bedrijfsonderdelen. Dit maakt het lastig om een overzichtelijk beeld te krijgen van de complete financiële planning.Lastig forecasten
Programma’s zoals Excel zijn niet specifiek ontwikkeld voor het maken van financiële planningen. Het maken van verschillende scenario’s, forecast berekeningen en rapportages in Excel is daardoor onnodig complex, foutgevoelig en tijdrovend.
Een financiële planning staat centraal in je organisatie
Het is mogelijk om een financiële planning te maken op basis van uitsluitend de omzetcijfers. Toch gebruiken veel ondernemers meestal verschillende databronnen om een compleet beeld te krijgen voor bijvoorbeeld een scenario planning.
Deze drivers kunnen de gemiddelde verkoopkosten van je omzet zijn. Ook de tarieven, gemiddelde kosten van een consultant of het aantal gewerkte uren geven goed inzicht als driver. Op basis van PxQ, seizoenspatronen of onderlinge afhankelijkheden (meer omzet = meer kosten) kun je zo geautomatiseerd, sneller en nauwkeuriger te werk gaan.
Financiële planningen worden om deze reden vaak gebaseerd op verschillende databronnen in je organisatie. Denk aan ERP-, boekhoud-, HR- of CRM-systemen. Zo heb je een holistisch en up-to-date beeld van de huidige en toekomstige situatie en kun je eenvoudig (bij)sturen.
Zelf een financieel plan maken (+ voorbeeld)
Het ontwerp van een financiële planning verschilt vaak sterk per bedrijf. De planning moet namelijk goed passen in de specifieke organisatie en bijdragen aan de doelstellingen. Toch zijn er een aantal terugkerende stappen in het opstellen van een financiële planning. Gebruik het onderstaande voorbeeld als checklist voor je financiële planning.
Start met een gedeeltelijke planning
Een succesvolle integratie van een financiële planning lukt alleen met een zorgvuldige aanpak. Voer daarom eerst een gedeeltelijke planning uit door je algemene planning op te splitsen in specifieke deelplannen. Dit kan bijvoorbeeld per bedrijfssegment of productlijn. Je vergroot hiermee de traceerbaarheid en zorgt voor beter begrip van verschillende bedrijfsgebieden en specifieke factoren die de waarde ervan verhogen.Bepaal verantwoordelijkheden
Wijs vervolgens verantwoordelijke medewerkers aan per deelplan met relevante functies. Je stimuleert hiermee motivatie en betrokkenheid voor de uitvoering van de plannen.Kies het detailniveau
Wat is het gewenste detailniveau voor je financiële planning? Zo kun je ervoor kiezen om je financiële planning uit te voeren op groepsniveau, business-unit niveau, individueel bedrijfs- of kostenplaatsniveau.Kies een geschikte planningsperiode
Onderzoek welke planningsperiode geschikt is voor je financiële planning door zowel korte- als langetermijnperspectieven in kaart te brengen. Bepaal ook hoe gedetailleerd de data moeten zijn om de seizoensgebonden schommelingen en andere effecten door het jaar heen vast te leggen.
Ontdek software voor financiële planningen als de totale oplossing
Met slimme software heb je digitaal overzicht van je financiële planning. Interne of externe factoren die invloed hebben op je financiële planning pas je zelf eenvoudig aan. Je kunt voorspellingen doen voor de toekomst op basis van data en hebt altijd het juiste inzicht om bij te sturen. Krijg een 360-graden beeld van de financiële gezondheid van je organisatie door alle financiële data op één centrale plek.