Accountancy
3 tips om efficiënt te werken dankzij automatisering
Als accountant sta je tegenwoordig voor flink wat uitdagingen. Naast de krapte op de arbeidsmarkt en grote vraag naar personeel, neemt de wens om hybride te werken steeds meer toe. Daarnaast verlies je veel kostbare tijd aan het communiceren met klanten via verschillende kanalen. Om over het continu heen-en-weer mailen maar niet te beginnen. Klinkt dit jou ook bekend in de oren? In deze blog geven we je 3 tips over hoe je deze uitdagingen kunt aanpakken door slim te automatiseren.
1. Werk hybride door middel van online klantdossiers
Nieuw personeel aantrekken is al een uitdaging op zich, maar de krappe arbeidsmarkt maakt het nu nog lastiger. Een manier om jezelf te onderscheiden van andere werkgevers is door je medewerkers de mogelijkheid te geven tot thuiswerken. Hoe je dit doet? Door je klantdossiers online beschikbaar te maken voor al je medewerkers en klanten. Bestaande en toekomstige dossiers kunnen zo gemakkelijk worden opgeslagen en uitgewisseld, waardoor iedereen met de meest recente versie aan de slag gaat. Dit maakt niet alleen hybride werken mogelijk, maar vermindert ook het heen-en-weer mailen. Een win-win situatie voor jou en je klant! Wist je dat Exact een flexibele integratie met SharePoint heeft waarmee je al jouw diensten op een centrale plek kunt opslaan? Zo heb je volledige controle en overzicht en kan jouw personeel ten alle tijden op elke gewenste plek werken.
“Zowel mijn mensen als onze klanten hebben op elk moment toegang tot alle dossiers. Daarom heb ik met mijn medewerkers de afspraak gemaakt dat ze mogen werken waar en wanneer ze willen, mits de deadlines worden gehaald. [..] Het geeft ons kantoor een voorsprong op de krappe arbeidsmarkt. “
Mirjam Bos | MCB Finance & Consultancy
2. Verminder mailverkeer met online vragenlijsten
Het opvragen van informatie en documenten bij je klant is vaak een tijdrovende bezigheid. Daarbij wordt de voortgang door het vele mailverkeer snel onoverzichtelijk en blijft data vaak ook in mailboxen hangen of wordt het niet goed gearchiveerd. Wil je het heen en weer sturen van documenten voorkomen? Verstuur je klanten alle informatie in een keer via een vragenlijst vanuit de software. De prepare-by-client functionaliteit (PBCL) van Exact biedt jou deze mogelijkheid. De vragenlijsten voor je klant, inclusief alle antwoorden, worden meteen gelinkt met het online dossier van je klant. Ook de informatie uit de chatfunctie wordt direct toegevoegd. Zo is het dossier altijd tijdig op orde voor aangiftes en de jaarrekening. Tel uit je winst!
“Onze klanten ontvangen automatisch vragenlijsten voor het invullen van jaarcijfers en aangiftes. Zo vergeten ze niets en komen de stukken bij ons meteen goed terecht in het systeem. Dat scheelt ons enorm veel tijd. “
Mirjam Bos | MCB Finance & Consultancy
3. Werk efficiënt samen met je klant in één app of omgeving
Zijn de dossiers van je klanten verspreid over meerdere applicaties? Logisch dat zowel jij als je klant het overzicht kwijtraakt. Digitaliseer daarom zoveel mogelijk. Bied je klanten een app aan waarin ze documenten kunnen aanleveren en bekijken en waarmee jullie kunnen communiceren. Zo maak je de samenwerking zo efficiënt mogelijk voor jullie allebei. Ken je Mijn[Kantoor] al? In deze omgeving werk je gemakkelijk samen met je klant. Alle online dossierinformatie wordt op één centrale plek opgeslagen en uitgewisseld. Ook kunnen je klanten de door jou opgestelde vragenlijsten (PBCL) eenvoudig invullen. Deze vragenlijsten worden direct in het juiste dossier opgeslagen. Doordat alle relevante informatie bij elkaar staat, kun jij je klanten veel beter adviseren en ‘on the spot’ beslissingen nemen. Zo heb je geen tijdverlies en twijfel over de correctheid van de cijfers, maar kan je meteen nieuwe kansen grijpen.
“Onze klanten zijn vaak verrast door wat ze allemaal zien in hun dossiers. Door alle cijfers bij elkaar te zien, ontstaan inzichten die helpen hun bedrijfsvoering te verbeteren”
Mirjam Bos | MCB Finance & Consultancy
Wil je meer weten over de verschillende features?
