Voor accountants en administratiekantoren is documentbeheer cruciaal. Je wilt documenten snel kunnen vinden, makkelijk kunnen bewerken en veilig kunnen opslaan. Daarvoor bestaan diverse Document Management Systemen. Het is natuurlijk fijn als zo’n systeem speciaal voor de accountancy is ontworpen. En nog beter als het een geïntegreerd onderdeel is van het totale kantoorbeheer systeem. Dat is het geval bij Exact Online Kantoorbeheer. In dit blog bekijken we de voordelen van deze manier van documentbeheer.
Weet wat er speelt
Met Exact Online Kantoorbeheer weet je exact wat er speelt. Hoe staat het met onze opdrachten en wie doet wat? Hebben we alle informatie die nodig is om onze klanten te helpen? Hoe communiceren we zo efficiënt mogelijk met onze klanten en collega’s?
Werken met verschillende systemen leidt tot gebrek aan overzicht
Medewerkers van administratie- en accountantskantoren houden zich dagelijks bezig met deze en andere vragen rond de bedrijfsvoering van hun kantoor. Om die vragen te beantwoorden, werken kantoren vaak met allerlei verschillende methodes, zoals whiteboards, Excelspreadsheets, mailboxen en specifieke vak applicaties. Dat kan al snel leiden tot een gebrek aan overzicht.
Optimaal kantoorbeheer
Als accountants- en administratiekantoor wil je het kantoorbeheer goed op orde hebben. Naast een investering in digitale ondersteuning, is een goede inzet van middelen als documentbeheer, urenregistratie, facturatie, workflow en digitale boekhouding nodig. Maar hoe haal je hier het meeste uit?
Het geïntegreerde systeem van Exact zorgt ervoor dat je een goed inzicht hebt in de werkvoorraad van jouw kantoor. Je houdt grip op de marge van je dienstverlening, ziet in één oogopslag de status van alle bedrijfsprocessen en deelt informatie razendsnel met collega’s. Je verzamelt relevante data uit alle Exact oplossingen. Een dashboard voor debiteurenbeheer geeft je realtime informatie. Exact Online Kantoorbeheer bestaat uit de pijlers urenregistratie, kantooradministratie, relatiebeheer, dossiervorming en voortgangsbewaking. Echt een compleet systeem.
Eenvoud is het uitgangspunt
Bij Exact Online staat eenvoud en gebruiksgemak centraal. Binnen kantoorbeheer leg je een mappenstructuur vast voor het indelen van je documenten zoals je gewend bent met Exact Online Kantoorbeheer dossiers.
Projecten en documenten op één plek
Alle werkzaamheden georganiseerd op één centrale landingspagina, zodat jij iedere dag weet waar je moet beginnen. Via de overzichtelijke klantenlijst navigeer je direct naar het juiste dossier. De takenlijst toont een compleet overzicht van jouw activiteiten per klant. Verdeel taken met het team via het planbord en monitor de voortgang zonder de deadline uit het oog te verliezen. Dat is het grote voordeel van al je projecten en documenten op één plek. Eén centraal dossier voor alle collega’s en voor alle cliënten. Dat maakt dossiervorming opslag en uitwisseling een stuk eenvoudiger. Dus geen documenten meer in Outlook/Exchange, op de fileserver van jou of je collega of bij een dienst voor cloudopslag, zoals Dropbox of Google Drive, maar alles bij elkaar in het centrale dossier.
SharePoint koppeling
Kantoorbeheer is een waardevolle toevoeging voor elk kantoor. Als jouw kantoor gebruik maakt van Exact Online Boekhouden, Exact Online Fiscaal of Microsoft SharePoint, profiteer je van efficiëntie dankzij de integraties. Of je nu een team van 5 medewerkers hebt of specifiek 10 medewerkers voor de boekhouding: je klantinformatie wordt centraal georganiseerd, wat resulteert in meer controle en grip.
Door koppeling SharePoint nog meer controle
Een van de grote voordelen van een centrale Microsoft SharePoint omgeving is dat je deze ook handig koppelt aan Exact Online Fiscaal of Exact Online Jaarrekening. In die producten genereer en verzamel je al veel documenten dus logisch om dat te koppelen. Ook andere (externe) applicaties koppel je eenvoudig aan SharePoint. Kortom, door deze koppeling worden de voordelen alleen maar groter.
Effectieve werkomgeving
Exact Online Kantoorbeheer biedt inzicht en grip op de diensten van ieder kantoor. Door activiteiten en taken slimmer te organiseren, bespaar je tijd op handmatige werkzaamheden, voorkom je duplicaten en kom je er op tijd achter welke informatie ontbreekt. Kortom, binnen zo’n werkomgeving werk je stukken efficiënter. Profiteer van een goede dag- of weekstart en een realistische activiteitenplanning, die je op tijd kunt bijsturen.
Volledig in control
De kracht van Kantoorbeheer is dat je activiteiten en taken slimmer organiseert. Daardoor bespaar je tijd op handmatige werkzaamheden en werk je efficiënter, omdat je samen met collega’s via Exact Online informatie uitwisselt. Met Kantoorbeheer van Exact Online voeg je veel waarde toe aan je dienstverlening, bedrijfsvoering en werkplezier. Je bent volledig in controle over jouw bedrijfsvoering. Zo hou je meer tijd over voor waar het echt om gaat: het adviseren van je klanten.
Meer weten? Neem gerust even contact op. Onze ruim 2050 specialisten staan klaar om je te helpen de juiste keuze te maken voor jouw kantoor. Of bekijk de blogs en video’s over Kantoorbeheer.