Sneller en efficiënter een up-to-date boekhouding dankzij in-context communicatie

Meer dan ooit is het belangrijk dat de boekhouding altijd goed is bijgewerkt. Uw klanten willen op elk moment kunnen weten hoe hun cashflow ervoor staat. Op basis daarvan adviseert u als accountant uw klant over hoe hij het beste handelt om optimaal door de coronacrisis te komen en daarna nóg succesvoller te zijn. Daarvoor moet u alle ontbrekende documenten en openstaande boekingen verzamelen. Een duur en tijdrovend karwei. De accountancy suite van Exact Online heeft de oplossing! U werkt sneller en efficiënter samen met klanten, waardoor de boekhouding altijd up-to-date is.

Openstaande boekingen: een tijdrovend en foutgevoelig proces

Openstaande boekingen verwerken kost tijd en kan tot fouten leiden. Antwoorden laten vaak lang op zich wachten. De accountant en het boekhoudkantoor moeten voortdurend informatie najagen en lopen het risico de klant te irriteren. Dat is niet echt bevorderlijk voor de relatie tussen de klant en accountant. Omdat sommige vragen onbeantwoord blijven, is de boekhouding niet 100% correct, volledig en bijgewerkt. Nochtans is het net nu erg belangrijk voor ondernemers dat ze hun cijfers nu goed beheren. Wij hebben daar iets op gevonden: in-context communicatie.

Ontbrekende documenten meteen opvragen

Stel, er ontbreekt een factuur of een betalingsbewijs. De accountant of boekhouder start via het scherm ‘Afhandelen bankafschriften’ meteen een chat met de klant om het ontbrekende document op te vragen. U stelt de vraag dus rechtstreeks bij de betreffende bankregel en de klant krijgt de vraag meteen binnen via Mijn [Kantoor], samen met alle nodige informatie over de context.

Aanleveren via Mijn [Kantoor] en de scanservice

De klant ontvangt een pushmelding op zijn gsm of een bericht per mail (dat bepalen u en de klant zelf). Uw klant kan het document meteen versturen via de Mijn [Kantoor] app. Bijvoorbeeld door een foto te nemen van het ontbrekende betalingsbewijs. Nieuw is dat het aangeleverde document nu rechtstreeks via de scanservice passeert. Dat leidt tot een automatisch boekingsvoorstel. Bovendien vindt de accountant het document meteen terug bij het bankafschrift. Dat garandeert een correcte, volledige en up-to-date boekhouding en geeft de ondernemer realtime inzicht in zijn cijfers.

Nieuw: vragen stellen over aankoop- en verkoopboekingen

Gaat een factuur over een privéaankoop of is het voor uw bedrijf? Moet een transactie geboekt worden als een investering of als een kost? Gaat het om een marketinguitgave of personeelskost? Aankoopboekingen leiden dikwijls tot vragen of voorlopige boekingen. Dat is ook het geval bij verkoopboekingen. Daarom hebben we in-context communicatie verder uitgebreid. De accountant kan nu ook rechtstreeks vanuit het aankoop- en verkoopboek digitaal vragen stellen aan de klant. Opnieuw rechtstreeks bij de betreffende boeking. Ook die vraag kan de klant snel en rechtstreeks beantwoorden via Mijn [Kantoor]. Kortom, nog minder handelingen en meer tijdwinst bij de digitale verwerking van openstaande boekingen.

Kort en bondig

De chatfunctie maakt de communicatie duidelijk, kort en bondig. U kunt concrete vragen stellen en de link naar de betreffende boeking wordt automatisch gelegd. Klanten voegen dan de ontbrekende documenten toe aan de juiste bankregel. Dat is simpel en vermijdt fouten.

Activeer in-context communicatie

Deze functie is beschikbaar voor de Samenwerken en Samenwerken Uitgebreid klantadministraties en werkt enkel in combinatie met Mijn [Kantoor]. U activeert de chatfunctie via het rechtenscherm. Maakt u nog geen gebruik van Exact Online? Vraag een gratis proefabonnement aan en maak vrijblijvend kennis met de kracht van Exact Online Boekhouden voor boekhoud- en accountantskantoren.