Tijdregistratie: liever niet, maar als het toch moet, dan graag efficiënt

Steeds meer accountantskantoren werken met vaste prijzen, al dan niet in abonnementsvorm. Dat is prettiger voor de medewerkers, eenvoudiger om te factureren en je klant weet precies waar hij of zij aan toe is. Toch kan je er in een aantal gevallen behoefte aan hebben om je uren bij te houden. Bijvoorbeeld voor steekproeven of voor het correct doorrekenen van extra werk dat op verzoek van je klant is gedaan bovenop de standaardwerkzaamheden. Op die momenten beschik je graag over moderne, gebruiksvriendelijke tijdregistratiesoftware waarmee een vervelende taak in een handomdraai is gedaan. 

Extra werkzaamheden en steekproeven

Weinig mensen vinden het leuk om hun boekhouding te doen − om nog maar te zwijgen van tijdregistratie. De gemiddelde kantoormedewerker weet soms aan het eind van de dag al niet eens meer wat hij ’s ochtends heeft gedaan, laat staan dat hij nog kan achterhalen hoeveel uur hij in het begin van de week aan zijn klanten heeft besteed. Ook een vennoot die op basis van de gewerkte uren gaat bepalen wat hij elke klant in rekening gaat brengen, staat elke maand weer voor de flinke uitdaging om budget en realisatie met elkaar in lijn te brengen. Er zijn dus genoeg redenen te bedenken waarom je met vaste prijzen zou willen werken. Soms kan het echter toch nog nodig zijn om uren te registreren. Bijvoorbeeld wanneer een klant naast de standaardwerkzaamheden je hulp nodig heeft bij een krediet- of investeringsaanvraag. Ook voor steekproeven registreer je een tijdlang uren om te zien of je (nog steeds) genoeg geld overhoudt aan de afgesproken tarieven voor standaardwerkzaamheden. Je wil immers wel weten waar je geld verdient en/of waar je geld laat liggen.

Vaste prijzen

Kantoren die nog niet zijn overgestapt naar vaste tarieven voor hun dienstverlening, denken vaak dat ze hierdoor minder geld aan hun klant in rekening kunnen brengen. Niets is minder waar! Door te werken met vaste prijzen neem je als kantoor een risico, wat je vanzelfsprekend doorrekent in je prijsberekening. Dit zullen klanten begrijpen, zeker wanneer je aangeeft regelmatig steekproeven te doen om te zien of de te verrichten activiteiten nog steeds goed in verhouding zijn met wat zij daarvoor betalen en de gemaakte werkafspraken met de klant. Een ander voordeel is dat de klant iedere maand een afrekening krijgt, wat beter is voor zijn of haar liquiditeit. Een tweede extra voordeel van werken met vaste prijzen is dat dit in bijna alle gevallen een extra stimulans is om als kantoor efficiënter te gaan werken. Tegelijk betekent het dat je met een beperkt aantal medewerkers meer werk kan verzetten. Gezien de schaarste op de arbeidsmarkt is dat een aangename troef. Ook intuïtieve software voor tijdregistratie draagt bij aan een strak georganiseerde dienstverlening. Aan welke voorwaarden moet dit soort applicaties echter voldoen?

Voorwaarden

Het correct en tijdig registreren van de gewerkte uren wordt gemakkelijker met een gebruiksvriendelijk systeem dat je altijd en overal kan gebruiken.

• Intuïtief – de boekhouding bijhouden wordt veel minder lastig wanneer het systeem waarin de gegevens worden vastgelegd gebruiksvriendelijk is. Zo kunnen medewerkers zonder te zoeken en met zo weinig mogelijk klikken de informatie op de juiste plek registreren.
• Altijd – als er te veel tijd zit tussen de werkuren zelf en het registreren ervan, kunnen onnodig fouten ontstaan of kan je zelfs uren over het hoofd zien. Daardoor loopt je kantoor inkomsten mis en krijg je een verkeerd beeld van de marges op projecten. Zorg ervoor dat medewerkers eenvoudig en al doende hun uren kunnen registreren (ook mogelijk via spraakherkenning!), zodat tijdregistratie integraal deel uitmaakt van hun werkzaamheden.
• Overal – niet iedereen heeft op elk moment een laptop ter beschikking om toegang te krijgen tot het tijdregistratiesysteem. Dat is al zeker niet het geval als je gebruik wil maken van momenten waarop medewerkers even niets om handen hebben en die tijd kunnen gebruiken om uren te registreren. Werk met tijdregistratiesoftware die je met behulp van verschillende toestellen kan raadplegen, zonder dat de veiligheid van je gegevens daarbij in het gedrang komt.

Meer weten?

Als je voor een goede realtime tijdregistratie zorgt, draag je bij aan een professioneel kantoorbeheer. Wil je weten hoe gebruiksvriendelijke software voor tijdregistratie eruit ziet? Bekijk dan hier de online demo.