Het einde van het jaar nadert en dat betekent dat dit het perfecte moment is om te veranderen van accountancy software. Maar waarom is die verandering nu zo belangrijk? Het verminderen van de administratieve druk, het ontwikkelen van een adviesrol en online samenwerken met de klant zijn drie belangrijke uitdagingen waar de accountancysector op dit moment mee te maken heeft. Accountants gaan steeds actiever op zoek naar digitale oplossingen om klanten beter te bedienen en deze veranderingen vinden hoe dan ook plaats in de cloud. Veel kantoren hebben al ervaren wat digitalisering en verandering opleveren. Wij nemen je graag mee in de voordelen en ervaringen die digitalisering met zich meebrengt en wat het voor jou kan betekenen.
Echt digitaliseren begint aan de voorkant
Het verminderen van de administratieve druk is één van de belangrijkste uitdagingen binnen de accountancysector. Meer en meer kantoren hebben hun processen al gedigitaliseerd, maar hoe effectief is dit? De aanlevering gebeurt nog steeds via apps, e-mail, Dropbox of andere online tools. Dit lijkt al een hele verbetering maar vaak vragen deze tools alsnog om handmatige handelingen. Niet echt tijdsefficiënt. Echt digitaliseren begint dan ook aan de ‘voorkant’. Met het gebruik van onze slimme software is het voor klanten mogelijk om de administratie digitaal aan te leveren, op ieder gewenst moment, vanuit welke plek dan ook. Op deze manier geef jij jouw klant de faciliteiten die nodig zijn om de administratie gespreid, over de maanden heen, aan te leveren en kost het je nog geen minuut om deze te controleren en corrigeren. De tijd die je hiermee bespaart kun je gebruiken om jouw klanten te voorzien van actuele cijfers en passend advies over mogelijke kansen.
Communiceer gemakkelijk met je klant
Ondernemers vinden dat accountants meer moeten investeren in snelheid en reactievermogen. Zij willen namelijk sneller antwoord en vaker inzicht in (real-time) data. Neem het fenomeen ‘vraagposten’. Vaak zien we dat het proces van vraagposten een tijdrovend proces is wat ook onnodig kan leiden tot fouten. Daarnaast is de contacthistorie met de klant vaak niet overzichtelijk waardoor je ook zaken kwijt kunt raken die je eerder hebt besproken of verzonden. Om het proces van vraagposten efficiënt te laten verlopen voor je klant en medewerkers, is er in de Mijn[Kantoor] app een chatfunctie beschikbaar. Deze functie is een chat die je kunt activeren vanuit een boeking waar een vraag over is. De klant ontvangt hiervan een melding via de app, kan direct zien over welke boeking het gaat en hierop reageren. Daarnaast is het voor de klant ook mogelijk om ontbrekende documenten toe te voegen. Op deze manier heb je altijd en overal direct contact met jouw klant waardoor problemen effectief kunnen worden opgelost.
De winst van werken met één geïntegreerd systeem
Ook bij het proces van dossiervorming en/of documentenbeheer valt winst te behalen. Het komt voor dat niet alle dossiers conform de compliance maatstaven zijn ingevuld (volledigheid en tijdigheid), waardoor medewerkers op zoek moeten gaan naar de ontbrekende informatie en documentatie. Maar in welk dossier ga jij de factuur en de contracten opslaan? Sommige gebeurtenissen bij jouw klant raken nu eenmaal meerdere afdelingen. Dit veroorzaakt onder andere tijdsdruk en een efficiency verlies. Door gebruik te maken van een geïntegreerd systeem kun je doorwerken zonder onnodige onderbrekingen en dat volledig online vanuit één complete oplossing. De accountancy suite van Exact Online biedt het allemaal: al jouw diensten in een omgeving. Je kiest zelf wat je nodig hebt, bijvoorbeeld fiscaal, jaarwerk, facturatie, urenregistratie, dossiervorming of salaris. Geen losse systemen en een efficiency verlies van 20%, maar een geïntegreerd systeem waar de data maar één keer hoeft worden ingevoerd.
Waarom dus veranderen van accountancy software?
De accountancysector maakt zich op voor de toekomst en ook jij kunt niet achterblijven. Het is duidelijk wat de zakelijke uitdagingen van dit moment zijn en het antwoord hierop is simpel: het gebruik van slimme accountancy software. Dit zorgt voor tijdswinst welke jij kunt besteden aan wat er echt toe doet: jouw klanten voorzien van actuele cijfers en passend advies over mogelijke kansen. Het is dus niet de vraag of je moet veranderen, maar hoe snel je hier mee kunt beginnen.