9 tips voor succesvol zakendoen in crisistijd

Extra kosten. Toenemende zorgen. In 2020 stapelden de zakelijke uitdagingen zich op. In veel bedrijven kreeg ondernemen in coronatijd een andere invulling. Hoe bewaarde jij de controle over de kosten? Wat kun je doen om je business te behouden of zelfs te laten groeien? Het zijn vragen en uitdagingen waarmee je als finance professional nu meer dan ooit bezig bent.

Tijdens Exact Live vroegen we een aantal experts en ondernemers naar hun ervaringen. Rene Jonker - hoofd financiën bij GGD Flevoland, Dennis Voermans - senior accountmanager bij SRXP, Alexander Rahusen - CFO bij Exact en Edward Burgers - procurement manager bij Exact vertelden ons hoe jij als bedrijf een crisis succesvol doorstaat. Lees verder en haal er je voordeel uit!

1. Registreer nauwkeurig

Met stip op 1 staat: goed bijhouden wat er binnenkomt en uitgaat! Natuurlijk was dit altijd al belangrijk, maar in tijden waarin je extra middelen moet financieren en veel moet onderhandelen, is een nauwkeurige registratie helemaal een must. Overschrijd je de begroting omdat je extra beschermingsmiddelen of thuiswerkapparatuur moet aanschaffen? Swingen de schoonmaakkosten de pan uit? Hoe beter je registratie van de variabele kosten, hoe beter je zicht op de liquiditeit. Bovendien kun je zo ook beter en sneller je rekeningen presenteren aan de overheid en verzekeraars, om een deel van je onkosten vergoed te krijgen.

2. Organiseer en anticipeer

Hard of minder hard geraakt, de panelleden zijn het erover eens dat de mate waarin ze geanticipeerd hebben bepalend is voor hoe ze de coronaperiode nu doorkomen. Exact bijvoorbeeld dacht in februari 2020 al na over “Wat als corona hierheen komt?” en “Wat als kantoren worden afgesloten?”. We bekeken lopende contracten en dachten na over de aankoop van benodigde licenties en technieken. Ook bij de Gemeentelijke Gezondheidsdienst GGD bereiden ze zich continu voor op eventuele toekomstige rampen en is het tijdig bestellen van materiaal dat je straks nodig hebt noodzakelijk. De tip luidt dan ook: denk na over alle mogelijke scenario’s en richt je organisatie hierop in. Focus op “Wat als…’ en bekijk wat dit betekent voor je dienstverlening, continuïteit, het klantbetaalgedrag en je uitgaven. Doe je dit pas wanneer de crisis je overkomt, dan ben je te laat.

3. Budgetteer geavanceerd

Omdat je in crisistijd snel materialen nodig kunt hebben, is het belangrijk dat je budgetten en aankoopprocessen op orde zijn, ook met het oog op aanbestedingen en verantwoording richting de overheid, bank en aandeelhouders. In het begin van een crisis is misschien nog sprake van een panieksituatie en kun je nog verder zonder uitgebreide berekeningen en argumenten. Maar na een paar maanden val je gewoon weer onder de geldende regels. Wil je ervoor zorgen dat het nooit te lang duurt voor je jouw materiaal krijgt, leg dan zo nauwkeurig mogelijk vast wat je wilt. Zo is de kans het grootst dat je investeringsplannen en projecten kunnen blijven doorlopen.

4. Gooi niet al je mooie plannen overboord

Maar hou de koers op langere termijn in de gaten! Was je plan om te groeien? Zorg dan voor een goed zicht op de ontwikkeling van je zaak. Duidelijke rapporten en een goed model met de aandrijvers van je business - denk aan je klanten, de verkooppijplijn, uitstaande offertes en onderhoudscontracten - helpen hierbij. Ook een overzichtelijk dashboard dat ontwikkelingen snel signaleert, is onmisbaar bij strategievorming. In welke richting wil je varen?

Blijft er tijd en budget over voor die beoogde overname of fusie? Een blik op het heden is logisch. Even stilstaan aan het begin van de crisis is ook nog normaal. Maar houd je blik op de toekomst wél altijd vast! Je zult er later dankbaar voor zijn.

5. Investeer in de sociale cohesie in je bedrijf

Contact onderhouden met medewerkers is een van de grootste uitdagingen in tijden van thuiswerken. Door mensen zoveel mogelijk overal bij te betrekken, stimuleer je loyaliteit, samenhorigheid en creativiteit. Zet sociale activiteiten dus nog steeds op de agenda. Geef iemand die het moeilijk heeft wat extra aandacht en begin een videocall eens met de vraag hoe iemands weekend was. Andere tips: regel een vast virtueel koffie- en theemoment. En stoor je niet aan door het beeld lopende kinderen of blaffende honden, maar grijp dit aan als een moment met social talk!

6. Houd contact met samenwerkingspartners

Wat intern geldt, geldt evengoed extern. Ook je klanten en leveranciers vinden het fijn als je niet al te zakelijk bent en oog heeft voor het sociale aspect. Hoe korter de communicatielijn en hoe persoonlijker de relatie, hoe meer een klant, bank of investeerder bovendien bereid is om mee te denken en mee te veren bij onvoorziene omstandigheden. Toon dus oprechte interesse in anderen en je krijgt de gunfactor als je hen nodig hebt.

7. Zorg voor goede, op elkaar ingespeelde teams

Als je in de storm nog moet uitzoeken hoe je samen een dam bouwt, ben je aan de late kant. Rustige periodes zijn dé tijd om te werken aan je team. Zie het thuiswerken hierbij niet als een te grote belemmering, tippen de panelleden. Werken op afstand heeft ook voordelen. Zo wordt het contact soms zelfs intenser als je er meer moeite voor moet doen en verlopen digitale vergaderingen efficiënter. Blijf naast de kommer en kwel de rekbaarheid van je team zien en waarderen.

8. Focus op de juiste markten

Net zoals de teams die je opbouwt in rustige tijden, geldt dat ook voor sales: je repareert het dak niet als het regent. Overtuig je (potentiële) klanten dus van het nut om nú te investeren in je product of dienst, zodat ze klaar zijn voor de toekomst als het nodig is. Verkoop je bijvoorbeeld expense systemen zoals SRXP, dan wil je klant dat het proces om onkostennota’s in te dienen er helemaal staat zodra er straks weer gereisd mag worden. Bij SRXP hebben ze daarom hun huidige klanten tijdens de coronacrisis masterclasses aangeboden om meer uit hun declaratiesysteem te halen. En ze gingen ook focussen op nieuwe bedrijven waar hun product op dat moment juist wel nodig was, zoals de medische sector.

9. Laat je ondersteunen door Exact

Je hoofdtaak als finance professional in crisistijd is duidelijk: regelen, vastleggen, specificeren en communiceren. Wat is hierbij nu beter gereedschap dan een goed boekhoudpakket? Door te werken met een professioneel systeem van Exact realiseer je precies die verdieping die je nodig heeft én bespaar je veel tijd. Tijd die je goed kunt besteden aan de menselijke kant van zakendoen. Want ja, systemen en cijfers zijn belangrijk. Zeker in crisistijd. Maar ménsen? Die zijn nog altijd onmisbaar. Neem dus de tijd die een goed automatiseringssysteem je oplevert en je bent optimaal voorbereid op toekomstige crises!

Benieuwd naar deze of een van de vele andere sessies van Exact Live? Herbekijk hier de sessies heel eenvoudig.