Financieel
Hoe en wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Onbetaalde facturen? Als ondernemer is het belangrijk om je niet betaalde facturen goed in de gaten te houden en om tijdig betalingsherinneringen te sturen. Lees er meer over in dit artikel.
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is een schriftelijke herinnering aan je klant waarmee je op vriendelijke toon laat weten dat de factuur nog niet betaald is. Het is eigenlijk een verzoek om het openstaande factuurbedrag alsnog te voldoen binnen een bepaalde termijn.
Welke gegevens staan op een betalingsherinnering?
De eerste betalingsherinnering moet het volgende vermelden:
- de verschuldigde hoofdsom en de bijkomende kosten in geval van niet-betaling binnen 14 dagen;
- de naam of benaming en het ondernemingsnummer van de schuldeiser;
- een beschrijving van de goederen of diensten;
- de datum van opeisbaarheid van de schuld;
- de termijn waarbinnen de factuur moet worden betaald voordat er een vergoeding wordt geëist.
Mag je kosten aanrekenen voor een eerste betalingsherinnering?
Sinds 1 september 2023 is de Belgische wetgeving gewijzigd rondom te laat of niet betaalde facturen. Kmo's mogen geen kosten meer aanrekenen voor de eerste betaalherinnering die naar particuliere klanten worden gestuurd. Verwerk dit ook in je Algemene Voorwaarden, mocht je dat nog niet hebben gedaan. Doe je dit niet, dan kan je geen intrest eisen of invorderingsstappen ondernemen.
De eerste betalingsherinnering is kosteloos
Er mogen geen kosten meer aangerekend worden voor de eerste betaalherinnering die je naar je particuliere klant stuurt. Deze nieuwe regeling is bedoeld om consumenten te beschermen tegen niet of te laat betaalde facturen en de onredelijke kosten die dat met zich meebrengt. Bij een tweede herinnering mag je wel kosten aanrekenen, afhankelijk van het openstaande bedrag.
Waneer stuur je een aanmaning?
Je klant krijgt 14 dagen de tijd om te betalen na de eerste herinneringsbrief. Als hij of zij dat niet doet, mag je een tweede herinnering - ook wel aanmaning genoemd - sturen. Het grote verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning is de toon en de kosten. Bij een betalingsherinnering is de toon vriendelijk. Je weet immers niet wat de reden is dat de klant niet heeft betaald. Bij een aanmaning is de toon een stuk formeler en sommeer je je klant om te betalen en kan je onder bepaalde voorwaarden een vergoeding en interest voor te late betaling aanrekenen.De tweede betalingsherinnering is met kosten
Die kosten hangen af van het bedrag dat je klant nog moet betalen.
- Voor een bedrag tot en met 150 euro mag je maximaal 20 euro kosten vragen.
- Voor een bedrag tussen 150 en 500 euro mag je maximaal 30 euro kosten vragen, plus 10 procent van het bedrag dat je klant nog moet betalen. Bijvoorbeeld: voor een factuur van € 500 mag je € 80 kosten vragen: € 30 + (10% van € 500).
- Voor een bedrag boven 500 euro mag je maximaal 65 euro kosten vragen, plus 5 procent van het bedrag dat je klant nog moet betalen. Maar de totale kosten mogen nooit meer dan 2.000 euro zijn. Bijvoorbeeld: voor een factuur van € 1000 mag je € 110 kosten vragen: € 65 + (5% van €1000).
Hoe stuur je een betalingsherinnering?
Je kunt ervoor kiezen om je betalingsherinneringen manueel te versturen. Het nadeel hiervan is dat je dan ook manueel moet controleren of de facturen betaald zijn. Dat kost veel tijd. Een makkelijkere manier om de betalingen te beheren is door gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Hiermee kun je eenvoudig facturen versturen, waarna de software je een seintje geeft zodra de betalingstermijn van een factuur is verstreken.Ook biedt een facturatieprogramma je de mogelijkheid om automatisch een betalingsherinnering naar je klant te sturen als hij niet binnen de vastgestelde betaaltermijn heeft betaald. Dat scheelt je veel handmatig werk en zorgt er uiteindelijk voor dat je cashflow verbetert.
