Hoe uitgeverij Papette weer winst maakt met voeten op tafel

Dankzij de liefde voor papier en creativiteit krabbelde uitgeverij Dirix na de economische crisis van 2008 weer op. Nu oogst het 140 jarige familiebedrijf met zustermaatschappij Papette internationaal succes door de verkoop van luxe wenskaarten en het betere papierwerk. Directeur Raf de Laet maakt weer winst terwijl zijn voeten op tafel liggen. Dit is zijn geheim.

Focus op luxe papierwerk

Uitgeverij Dirix heeft de afgelopen jaren veel veranderingen gekend. Tot 2008 leidde de drukkerij een constant bestaan. Dit veranderde in de crisistijd. Toen hing de drukkerij aan een zijden draadje. Raf de Laet en zijn vader discussieerden hoe het verder moest met het gerenommeerde familiebedrijf. Er werd gekozen voor de focus op luxe papierwerk. Er kwamen designers in dienst die alle vrijheid kregen om hun creativiteit om te zetten in wenskaarten, brochures en luxe schrijfblokken. Die worden gedrukt op bijzonder papier met een speciale druktechniek. “We beschouwen Papette als de speeltuin van de drukkerij”, zegt Raf. “We begonnen met 8-16 kaarten en hebben nu permanent 870 verschillende items op voorraad.”

Afscheid nemen

De producten van Papette zijn te koop bij de betere boekwinkels en warenhuizen in België, Nederland,Frankrijk, Groot-Brittannië, Duitsland, Zweden en sinds eind februari 2018 ook Hongkong. De verkoop gaat via agenten. Raf wilde al jaren automatiseren om de levertijden te verkorten en het handmatig werk te verminderen. Zijn vader wilde echter geen afscheid nemen van zijn boekhoudprogramma Proacc dat hij al 30 jaar gebruikte. Toen vader op tachtigjarige leeftijd met pensioen ging, ruilde Raf het oude boekhoudpakket in voor Exact Online. Hierdoor waren geen aparte programma’s voor offertes en facturatie nodig. Onderhoud en beheer van de software is verleden tijd.

Betere verkoopgesprekken

Vorig jaar begon de implementatie van Exact Online voor Handel voor het efficiënt maken van het voorraadbeheer. Tegelijk wilde Papette de webshop, waar agenten en eindklanten bestellen, vervangen en koppelen aan de handelssoftware. Ook de verkopers moesten direct inzicht in de voorraad krijgen zodat ze betere verkoopgesprekken konden voeren. Er is voor de App4Sales gekozen als nieuwe website en als online catalogus op de tablet voor de verkopers. Het magazijn werd uitbesteed. Toch wilde Raf realtime inzicht in de voorraden hebben. Na een bestelling moest het voorraadniveau direct up-to-date zijn. Mochten producten uitverkocht zijn, dan moesten die onzichtbaar worden voor klanten. Ook wilde Raf de levertijd terugdringen.

Gigantische kostenbesparingen

Deze intensieve automatiseringsslag heeft een jaar geduurd, zo blikt Raf terug. Maar het resultaat na de inspanning is goed. “We hebben nu nog maar 10% van het handmatige werk dat we voorheen deden”, stelt Raf. De kostenbesparingen zijn gigantisch, doordat alles automatisch verloopt. Fijn zijn de besteladviezen die het systeem genereert. We krijgen tijdig een signaal welke producten we moeten bijbestellen. We kunnen zeer nauwkeurig de levertijd communiceren. Die is afgenomen van 14 dagen naar slechts 1 dag. Het aantal medewerkers (die handmatig werk deden) is gedaald van 14 naar 7. Voorheen was ik dag en nacht aan het werk. Nu leg ik mijn voeten op tafel terwijl mijn omzet toeneemt. Via mijn iPad en laptop heb ik zicht op wat er gebeurt. Ik maak weer winst en kan ik me concentreren op de toekomst. We moeten als drukkerij/uitgeverij blijven vernieuwen en nieuwe markten aanboren. Dankzij de automatisering heb ik daar meer tijd voor dan ooit tevoren.” 

Ook tijd en geld besparen net als Papette?

Met Exact voor Handel heb je een goede basis.

Ontdek Exact voor Handel