In 4 stappen meer tijdwinst voor handelsbedrijven in 2022

Heeft u ook te weinig uren in een dag om alles goed af te ronden? Is uw magazijn hierdoor een rommelboel waardoor u niet meer weet wat u op voorraad heeft en hoe lang het er al ligt? Of heeft u te veel papierwerk om u op andere zaken te concentreren? Zou u liever over wat meer tijd beschikken? Als dit herkenbaar klinkt, is het nodig om wat maatregelen te treffen zodat u tijd wint in plaats van verliest.

Bevrijd uw bedrijf van tijdrovende activiteiten

Gelukkig is er voor alles een oplossing. Maar u moet er wel wat moeite en - u raadt het al - tijd insteken. Zo werkt u slimmer in plaats van harder. Wie de tijd voor iets neemt, is namelijk effectiever en creatiever bezig én heeft meer plezier in wat hij doet. Concreet gezegd: hoe kunt u uw handelsbedrijf in 2022 bevrijden van tijdrovende activiteiten die niet rechtstreeks bijdragen aan een gezonde marge? 

Stap 1. Structureer de processen in uw magazijn 

Het klinkt logisch: een opgeruimd magazijn is de basis van een digitaal magazijn. Toch is dat niet vanzelfsprekend. In de haast worden binnengekomen artikelen vaak snel weggezet. Goederen komen niet terecht in het rek waar ze horen maar wel ergens waar toevallig ruimte vrij is. Op de duur leidt dat tot lange looproutes. “Maar we zijn dat gewoon”, is een veelgehoord argument. Toch moet die werkwijze veranderen want anders verliest u steeds meer tijd. Structureer uw magazijn en zorg dat dit zo blijft. 

Stap 2. Breng uw gegevens op orde 

Laat die lijstjes in Excel best voor wat ze zijn. Dat lijkt een onmogelijke opgave omdat de voorraadadministratie, aankoopadministratie en orderverwerking vaak nog in Excel gebeuren. Maar zo duurt de orderverwerking net langer want de voorraadstand is vaak verouderd. Registreer uw voorraden liever in een ERP-systeem waarin u ook uw orderadministratie, boekhouding en klantenadministratie kunt bijhouden. 

Stap 3. Organiseer uw voorraad slim 

Waarom zou u alles zelf op voorraad houden als u voorraadbeheer ook (deels) kunt uitbesteden aan een fulfillmentpartij? Zulke bedrijven beheren de voorraad voor handelsbedrijven. Daardoor bespaart u ruimte en heeft u minder personeel nodig. U betaalt voor die dienstverlening van het bedrijf dat uw voorraad beheert en de logistiek regelt. Aan uw leveranciers vragen of ze rechtstreeks aan uw klanten willen leveren, is ook een manier om uw voorraden in toom te houden. Dit wordt dropshipping genoemd. Door de levering naar hen te verschuiven kunt u uw assortiment verbreden zonder te investeren in de fysieke producten. Hou er wel rekening mee dat uw marge wat verlaagt omdat de leverancier het meeste werk verricht. Maar u weet tenminste zeker dat u geen voorraadkosten heeft. 

Stap 4. Professionaliseer uw retourverwerking 

Nu de klantverwachtingen stijgen en steeds meer online wordt besteld, stijgt ook het aantal teruggestuurde producten. Misschien voelt het als extra tijdrovende werkzaamheden waar je niet helemaal op zit te wachten. Maar door te investeren in een strak retourenbeleid, doe je jezelf, je magazijnmedewerkers en natuurlijk je klanten een groot plezier. Maak het je klanten makkelijk en zorg dat zij eenvoudig hun retouren online kunnen aanmelden. Voordat het pakket weer terug is in het magazijn, is de informatie al binnen. De  betaalvoorwaarden kunnen worden gecheckt en de eventuele vervolgstappen bepaald. Tegen de tijd dat je retourzending binnen is, weet de magazijnmedewerker precies wat er moet gebeuren. Het pakket staat namelijk al in het systeem en kan makkelijk worden opgezocht.

Meer tijdswinst voor elk handelsbedrijf

Of u nu een webshop hebt of een groothandel bent met meerdere magazijnen. Er zijn genoeg mogelijkheden om dit jaar efficiënter te werken en tijd te besparen. De vraag is nu: wat gaat u met die vrijgekomen tijd doen? Door het volgen van de vier bovenstaande stappen heeft u nu wél de tijd om daar eens goed over na te denken.