Handel
Incoterms, wat zijn het en wat doe je ermee?
Geschreven door Chris Spaander
Wanneer je internationaal zakendoet en goederen importeert of exporteert krijg je ermee te maken: Incoterms. Maar wat zijn Incoterms en waarom is het belangrijk om ze vast te leggen in je ERP-systeem?
Wat zijn Incoterms?
Incoterms staat voor International Commercial Terms. Het zijn een internationaal geaccepteerde set voorwaarden die bepalen wie verantwoordelijk is voor wat er tijdens een internationaal transport gebeurt. Door daar afspraken over te maken, voorkom je geschillen over de verantwoordelijkheden en alle gevolgen van dien.
Welke Incoterms zijn er?
De Incoterms worden afgekort als een code van 3 letters. Bijvoorbeeld EXW (Ex-Works), DAP (Delivered At Place) of DDP (Delivered Duty Paid). Door afspraken over welke Incoterms gelden, weet je bijvoorbeeld op welk moment het risico wordt overgedragen van de verkoper aan de koper van de goederen. Maar ook wie het transport en de verzekeringen regelt en betaalt, en tot waar.
De Incoterms zijn opgesteld door de Internationale Kamer van Koophandel (in het Engels: International Chamber of Commerce, ICC). Ze worden om de tien jaar herzien. De laatste versie is van 2020 en telt elf Incoterms-regels. Een bijkomend voordeel is dat de Incoterms in meer dan 30 talen beschikbaar zijn. Daardoor is er altijd wel een vertaling voor de koper of verkoper.
ICC Incoterms:
- Ex Works (EXW)
- Free Carrier (FCA)
- Free Alongside Ship (FAS)
- Free On Board (FOB)
- Carriage Paid To (CPT)
- Carriage and Insurance Paid To (CIP)
- Cost and Freight (CFR)
- Cost Insurance and Freight (CIF)
- Delivered At Place (DAP)
- Delivered at Place Unloaded (DPU)
- Delivered Duty Paid (DDP)
Wat staat er in de Incoterms?
In de ICC Incoterms staan afspraken over het transport van goederen. De prijsafspraken, betalingsvoorwaarden of andere afspraken en voorwaarden spreek je af in een inkoopcontract. De Incoterms bepalen bijvoorbeeld ook niet wie eigenaar is van de goederen en beschermen niet tegen het risico van verlies of beschadiging.
Welke Incoterms je gebruikt, is afhankelijk van de afspraken die je maakt, maar ook van de transportmethode. Zo zijn bepaalde Incoterms alleen van toepassing op transport over water, zoals FAS (Free AlongsideShip).
De Incoterms vastleggen in je ERP-systeem
Bij het importeren of exporteren van goederen is het dus aan te raden om gebruik te maken van Incoterms. In Exact Online Handel en Exact Online Productie Professional kan je Incoterms vastleggen in de offerte, verkooporder of bestelling. Daar zijn speciale velden voor beschikbaar. Door de juiste code vast te leggen, kun je ook in de offerte, orderbevestiging of bestelbevestiging vastleggen welke Incoterm van toepassing is. Zo voorkom je dat er later discussie ontstaat over wie waar verantwoordelijk voor is. En over wie welke (bijkomende) kosten draagt.
