Wat is procurement? En wat is de toegevoegde waarde?

Als bedrijf wilt u succesvol zijn. U wilt de juiste keuzes maken en waarde toevoegen. Natuurlijk kant u vertrouwen op uw onderbuikgevoel. Maar steeds meer bedrijven doen dit op basis van procurement. Maar wat is procurement? En wat voegt het toe? Wij leggen het u uit.  

Grip op kosten en uitgaven

Uit de praktijk blijft dat veel bedrijven moeilijk grip krijgen op kosten en uitgaven. Doordat er wordt gewerkt met eenmalige leveranciers, heeft u te maken met onnodige werkzaamheden bij de factuurverwerking. Ook is er vaak weinig zicht op verplichtingen. Hierdoor heeft u geen optimale besteding der middelen. Zonde!

Procurement: meer dan inkoop

Met procurement krijgt u grip op uw kosten uitgaven. Procurement zijn activiteiten gericht op het beheersen en sturen van inkomende goederen of diensten tot het moment dat deze goederen in productie worden genomen of worden ingezet. Dat klinkt wellicht als inkoop, maar bij procurement komt er meer bij kijken. Behoefteplanning, voorraadbeheer, transport en relaties onderhouden vallen onder andere ook onder procurement.

Procurement manager

Procurement gaat dus verder dan het operationeel regelen van de inkoop. Er wordt goed en strategisch nagedacht over het doen van een aankoop. Het doel: waarde toevoegen. Degene die zich hier meer bezighoudt is de procurement manager of de inkoopmanager. Als procurement of inkoopmanager bent u verantwoordelijk voor de aankopen en zorgt u dat uw bedrijf op elk moment de juiste goederen en diensten tot zijn beschikking heeft. Hierbij streeft u natuurlijk naar kostenefficiënt inkopen zonder kwaliteitsverlies en met een zo efficiënt mogelijk proces.

Strategisch inkoopbeleid

Maar hoe pakt u dit aan? Het antwoord: relaties opbouwen. Daarvoor moet u onderhandelen en contracten afsluiten. Tegelijkertijd houdt u de bedrijfsdoelstellingen voor ogen. Waar wil de organisatie heen? Wat is hiervoor nodig? En wie zijn de geschikte partijen om mee samen te werken? Zo bouwt u aan langdurige relaties met belangrijke leveranciers en stakeholders. De basis voor een strategisch inkoopbeleid. Door nauw contact met uw relaties weet u altijd wat er speelt en kunt u hier op anticiperen.

Door strategisch na te denken over uw inkoopbeleid en op voorhand al inkoopcontracten af te sluiten met leveranciers en stakeholders, worden er niet ‘zomaar’ producten of diensten ingekocht. U gaat efficiënter te werkt en minimaliseert onnodige kosten. Daarnaast heeft u direct meer zicht op de verplichtingen. Zo weet u wat er speelt en kom u niet voor verassingen te staan.

Geautomatiseerd inkoopproces met E-procurement

Als procurement of inkoopmanager heeft u al snel te maken met vele contracten en relaties die u moet onderhouden. Software kunt u hierin ondersteunen. Het automatiseert het volledige inkoopproces. E-procurement noemen we dat. Uit onderzoek van E-proQure blijkt dat u met een geautomatiseerd inkoopproces 75% kan besparen op uw proceskosten. Van inkoopcontracten, budgetbeheer, het indienen van offertes tot het automatisch aanmaken van een inkooporder en facturen. Het biedt vele voordelen en integreert eenvoudig verschillende administratie processen.

Door de standaardisering van de inkoopprocessen, dat bovendien automatisch verloopt, voegt u dus waarde toe aan het bedrijf. Daarnaast verkleint u risico’s, zo is er geen sprake meer van handmatige betalingen. Tot slot heeft u direct zicht in uw spend information. U bekijkt analyses, reviews en speelt in op de trends.