5 HR tools die ik iedere dag nodig heb

Een HR manager beheert tal van processen binnen het bedrijf. Rekrutering, selectie, verloning, training, compliance en HR administratie... om er nog maar een paar te noemen. Als ik deze processen in kaart wil brengen en efficiënt wil kunnen opvolgen, heb ik de juiste HR tools nodig. Hieronder vertel ik je welke 5 tools ik dagelijks gebruik, én waarom ik deze zou aanraden aan collega HR managers.

Kleine spoiler: Officient is er natuurlijk één van. 

1. Rekrutering = Linkedin

Rekrutering is één van m'n grootste verantwoordelijkheden, waar ik dan ook het meeste van mijn tijd aan besteed. Als snelgroeiend bedrijf proberen we steeds te mikken op het aantrekken van toptalent. Natuurlijk zullen die talenten niet altijd spontaan naar ons komen. Daarom gebruik ik Linkedin als HR tool voor rekrutering, om via het platform proactief contacten te kunnen leggen met potentiële kandidaten. Linkedin heeft ook een betalende tool specifiek voor rekrutering, namelijk Linkedin Recruiter. Dit helpt me om zeer gericht te zoeken naar kandidaten op basis van verschillende filters zoals locatie, welke skills ze hebben of welke opleiding ze hebben gevolgd.

Algemene job boards: Indeed, Glassdoor, Facebook careers, Stepstone, Jobat.

Niche job boards: Stack Overflow, Behance, WeWorkRemotely, Upwork.

2. Selectie kandidaten = Recruitee

Wanneer ik dankzij Linkedin de juiste kandidaten heb geïdentificeerd, voeg ik ze toe aan Recruitee en volg ik het selectieproces daar verder op. Alle spontane sollicitaties via onze jobsite komen hier ook terecht. Zo heb ik een volledig overzicht van alle kandidaten. HR tools zoals Recruitee zijn wat men ATS of Applicant Tracking Systems noemt.

Termen zoals ATS, maar ook HRIS, HCM, HRMS, TMS en LMS worden vaak gebruikt binnen de HR Software wereld. Meer weten over waarvoor welke afkorting nu precies staat? HRIS, HCM, HRMS, TMS, ATS, LMS. Termen met uiteenlopende betekenissen binnen de HR software wereld.

Dit zijn enkele taken die Recruitee gemakkelijker maakt voor mij:

• Overzicht bewaren van welke kandidaten in welke selectiefase zitten.
• Alle email-communicatie met kandidaten voeren en centraal bewaren, net als hun motivatiebrief, CV, en andere informatie.
• Afspraken inplannen met kandidaten.
• Posten van vacatures op onze eigen jobsite en op andere job platformen zoals Indeed.

Recruitee heeft zelfs een video-interview functie. Die ga ik binnenkort uitproberen!

Andere ATS tools: Breezy HR, Greenhouse, Zoho recruit, Workable, Hire by Google.

3. HR administratie = Officient

Wanneer we een akkoord hebben bereikt met een kandidaat, geef ik dit aan in Recruitee en wordt dankzij onze koppeling een nieuwe medewerker automatisch aangemaakt in Officient. Zo kan ik direct alle HR administratie in orde brengen vanaf de onboarding voor deze medewerker. Tijdens de onboarding helpt Officient me bij het verzamelen van alle gegevens van medewerkers door vragen te stellen via de self-service app. Daar kunnen medewerkers ook hun contract en eventuele policies tekenen en krijgen ze hun toegewezen assets te zien. Handig is dat ik het onboarding traject voor iedere nieuwe medewerker perfect kan opvolgen via de feature workflows, die ervoor zorgt dat ik zeker niets vergeet. Naast onboarding helpt Officient me ook nog bij:

• Het centraal bewaren van alle gegevens van medewerkers. Dit is enorm handig om verschillende taken rond HR administratie snel uit te voeren.
• Het plannen en overzicht bewaren van verlof en ziekte. Via de kalender zie ik wie wanneer afwezig is en kan ik alles via één klik doorgeven aan het sociaal secretariaat voor loonverwerking.
• Het plannen en bijhouden van performance reviews.
• Het verwerven van inzichten. Via alle data die in Officient zit kan ik rapporten trekken en analyses bekijken.

4. Communicatie medewerkers = Slack

De voornaamste tool om intern te communiceren gebeurt aan de hand van een chat genaamd Slack. Alles rond een bepaald topic (bv. rekrutering) wordt gegroepeerd in een kanaal zodat de mensen die hierbij betrokken zijn, gemakkelijk informatie kunnen uitwisselen. Zo kan je Slack op verschillende manieren gaan gebruiken voor bv. het organiseren van afterworks, opmaken van muziek-lijstjes, bestellen van eten 's middags, het delen van nieuwtjes (zoals wie is onze 1000e klant of de start van een nieuwe medewerker), enzovoort.

Andere HR tools voor interne communicatie: Workplace, Cisco Webex, Fleep, Fuze.

5. Interne kennisdeling = Notion

Mocht je Notion nog niet kennen, het is een fantastische tool om intern kennisdeling te gaan bevorderen. Het is een combinatie van Google Docs, Trello, Spreadsheets, Wiki ...
Per team kan je een apart segment creëren met verschillende rubrieken. Voor HR heb ik een aparte HR rubriek aangemaakt die onze processen transparanter maakt, zoals:

• Hoe zit ons selectieproces in elkaar?
• Wat mag je verwachten tijdens je eerste week (onboarding)?
• Wat moet je doen als je ziek bent?
• Hoe betalen we onkosten terug?
• Wanneer is het aan jou om 'kitchen hero' te zijn (= verantwoordelijke voor de keuken proper te houden)?

Andere HR tools voor interne kennisdeling: Evernote, Slab, Zendesk, Slite, Nuclino.

Wat zijn jouw favoriete HR tools?

Dit zijn mijn meest gebruikte HR tools die me helpen georganiseerd blijven doorheen verschillende HR processen. Welke software gebruik jij als HR professional?

Auteur: Bo Zenner