Wat is precies het nut van een organigram en hoe maak je er één op?

Voor sommige mensen is een organigram (of organogram) een grafische weergave van de organisatiestructuur. Andere mensen beschouwen het dan weer als een document dat de hiërarchie van een bedrijf beter weergeeft. Een organigram biedt als visuele tool zoveel meer dan je misschien denkt. Maak of beheer jij als hr professional dit belangrijke hr-proces voor het bedrijf? Dan is dit een artikel voor jou!

Wat is een organigram? En wat is de waarde van het organigram?

Het organigram is een visueel inzicht in de manier waarop een organisatie in elkaar zit. Drie vragen liggen aan de basis van het organigram van vandaag:

1. Wie heeft welke functie, en welke bevoegdheden komen daar bij kijken?
2. Welke verantwoordelijkheden draagt iedere medewerker of stakeholder?
3. Welke zijn de verbindingen tussen de bestaande teams?

Logischerwijs geldt: hoe hoger iemand in het organigram staat, hoe meer bevoegdheden en verantwoordelijkheden deze persoon heeft. Toch hoeft een organigram niet te betekenen dat een organisatie top-down wordt geleid. Nee, dit schema creëert enkel helderheid in een organisatie en zorgt er idealiter voor dat hr-processen beter geanalyseerd kunnen worden. Vervolgens kunnen ze efficiënter worden ingericht.

Het belang van een organigram voor hr

Aangezien het organigram de structuur van een organisatie in kaart brengt, vormt het meestal de basis voor de hr-processen van een bedrijf. Het is dus in de eerste plaats een leidraad voor medewerkers. Een organigram maakt het bijvoorbeeld eenvoudiger om te bepalen wie ze best contacteren wanneer er problemen zijn, en als gevolg daarvan ook dus sneller oplossen. Verder worden teams zich bewust gemaakt van hun rechten, plichten en verwachtingen.

Veel start-ups, scale-ups en grote bedrijven beroepen er trouwens ook op als hulpmiddel voor onboarding. De nieuwe medewerkers krijgen in een oogopslag inzicht in het reilen en zeilen van het bedrijf. En leren de personen kennen waarmee ze waarschijnlijk samenwerken. Resultaat? Ze ervaren een vlottere onboarding en raken sneller vertrouwd met hun nieuwe werkgever en collega's. Het organigram is dus meer dan gewoon een workflow of een blauwdruk van de rolverdeling.

Welke soorten organigrammen komen het vaakst voor?

Er zijn wel degelijk verschillende soorten organigrammen! Bedrijven en doelstellingen verschillen en afhankelijk daarvan kan je een gepaste vorm kiezen. Intussen bestaat er een waaier aan verschillende soorten organigrammen. Dit zijn de meest voorkomende:

• Het hiërarchische organigram: in dit model groepeert men teamleden in een team. Elk lid rapporteert aan een eigen manager. De groepen worden gevormd op basis van diverse factoren: productontwikkeling, hr, marketing en ga zo maar door. Die indeling wordt ofwel geografisch samengesteld, of volgens de producten of diensten waar de medewerkers aan meewerken.
• De matrixstructuur: bij dit type worden er clusters gemaakt van medewerkers met gelijkaardige vaardigheden. Zij werken aan gemeenschappelijke taken, maar rapporteren in sommige gevallen aan meerdere managers. Zo moet het sales team soms verslag uitbrengen aan zowel de team lead van marketing als die van sales.
• De vlakke of horizontale structuur: in deze structuur is er geen sprake van middenmanagement. Dat moet het besluitvormingsproces op de werkplek aanzienlijk versnellen. Deze organisatiestructuur werkt doorgaans moeilijker in grotere bedrijven. In start-ups en kleine kmo’s is ze net heel populair zijn. Belangrijk: deze organisatiestructuur betekent niet dat niemand hoeft te rapporteren aan de manager, integendeel. Het verschil zit vooral in het gedeelde beslissingsrecht.

Mogelijke risico’s en uitdagingen

Om je een volledig beeld te geven van wat een organigram nu precies betekent voor je organisatie, geven we graag ook enkele risico’s en uitdagingen mee. Want vergis je niet: de klus van het aanmaken, beheren en wijzigen van een organigram is geen hr-proces dat zomaar in enkele minuten geklaard.

Een belangrijke voorwaarde voor succes is dat het organigram up-to-date blijft. Anders kan ze moeilijk de kapstok vormen voor een bedrijf. Verlaat iemand het bedrijf of is er net een nieuwe medewerker? Zijn er nieuwe strategische keuzes of doelstellingen bepaald? Neem dan ook het organigram weer onder de loep! In theorie klinkt dat niet zo moeilijk, maar in de praktijk kan het een stress van jewelste creëren. Zeker in grote organisaties, waar medewerkers in korte tijd kunnen veranderen van afdeling of team. Dat maakt dat het wijzigen van het organigram een tijdrovend gebeuren is.

Jammer genoeg toont een organigram ook geen informele communicatiekanalen, die in het moderne bedrijfslandschap alomtegenwoordig zijn. Tegenwoordig wisselen veel bedrijven informatie uit via tools zoals Slack of Skype. Organigrammen zijn zeker niet bedoeld om die stuk voor stuk vast te leggen, al kunnen dergelijke interne tools op lange termijn de communicatie belemmeren.

En dan zijn er nog bedrijven die vinden dat een organigram de flexibiliteit wegneemt. Bij sommige organigramtypes loert inderdaad het gevaar om de hoek dat ideeën de juiste persoon niet bereiken. Wat dan weer kan leiden tot gemiste opportuniteiten.

Klaar om je eigen organigram te maken?

En nu is het aan jou! Wil jij ook je eigen organigram samenstellen en een beter beeld krijgen van de rollen en bevoegdheden?

Je kan gerust je eigen organigram in elkaar boksen dankzij een aantal gratis tools of templates van andere bedrijven:

• Op deze website vind je per organisatietype voorbeelden van knappe organigrammen.
• Dankzij deze site kan je dan weer via een online tool je eigen organigram samenstellen.
• Hier zie je een handig stappenplan om in Powerpoint een organigram te maken.

Auteur: Floor Debeyne